論科技檔案的收集

唐憶平

（中國石油化工股份有限公司上海高橋分公司，中國 石油200129）

眾所周知，檔案是人類知識和智慧的結晶，是社會活動和生產實踐的真實記錄，是科學技術的重要載體，是科學技術成果的一種表現形式。是一種重要的信息資源，是企業發展的一個重要條件，是企業在生產、經營、科研、基建、管理等各項活動中，按客觀規律和一定程序直接形成的不同形式的原始、真實的記錄。

檔案的系統性、完整性、準確性是企業強化管理、挖潛增效、維護權益的重要信息來源。檔案的收集工作是檔案管理的基礎工作，只有做好檔案的收集工作，才能保證檔案的數量和質量，才能有高質量的檔案庫藏。因此，檔案的收集在企業生產、經營、科研、基建、經營活動中的重要性和經濟價值是無可替代的。要做好檔案的收集工作，須從以下幾方面著手。

1 提高認識，增強檔案意識

采用多種形式，加強《檔案法》的學習、宣傳力度，轉變各級領導和廣大管理人員的思想觀念，嚴格以法辦事，增強檔案意識。檔案是珍貴的科學資源，是國家寶貴的歷史文化財富，是企業進行生產、維修、改建和科技工作的重要依據和必要條件。科技活動具有繼續性的特點，任何一項科技活動都需要吸取和借鑒已有的科技成果，檔案就是繼承和借鑒別人或他人科技成果所不可缺少的文獻材料，是進行技術改造、設計工作和其它科技工作的重要條件。

在科技、生產活動中，管理好、利用好檔案可以降低或節約勞動消耗，提高經濟效益。如化工四部DCP生產裝置改擴建項目，從6000噸/年到8000噸/年，再從8000噸/年擴建到12000噸/年，查閱了原來裝置檔案的有關資料，依據原有裝置的工藝和設備，進行技術改造，改造完成后年產量達到12000噸，創造了可觀的經濟效益。加強檔案重要性的宣傳，使領導和廣大管理人員認識到檔案對企業發展的重要性，積極配合檔案的收集歸檔工作。

2 完善檔案管理制度，充分發揮職能作用

市場經濟是一種法制經濟，現代企業制度是一種依法規范的制度。企業管理部門要以法律手段和經濟手段為主，對檔案工作實施宏觀調控，同時，還要實行目標管理和推行業務建設的標準與規范，提高執法監督的水平和力度。嚴格按照《檔案法》以及各項配套的法規、規章來規范處理檔案事務的行為，加強企業內部檔案制度建設，把“依法治檔”納入“依法治廠”的軌道上來，把企業檔案工作納入企業發展規劃和生產經營目標管理活動中來，加強檔案業務基礎建設，使企業檔案工作逐步走向現代化、科學化、制度化、標準化、規范化的軌道，不斷提高檔案管理水平，建立一套完整的行之有效的規章制度。我們根據《檔案法》和中國石油化工公司對檔案的要求，制訂了上海高橋石油化工公司的檔案管理制度，從而促進了本企業檔案收集工作的開展。

3 加強檔案部門的自身建設，提高檔案人員的業務素質

企業經營管理正逐步向國際接軌，生產經營管理要求提高，同樣，企業檔案管理水平也要相應提高，人員素質是關鍵，因此，必須建立一支忠于職守、素質較高的企業檔案管理干部隊伍。要深化企業檔案管理干部的自身建設，努力提高檔案工作者的政治素質和專業、文化、科學技術素質。首先必須提高檔案人員的思想素質，檔案工作者必須堅持黨的基本路線，對國家負責，忠實于企業，服從企業最高利益，熱愛本職工作，有無私奉獻精神。具備認真細致、保守秘密、吃苦耐勞、開拓創新、服務周到的職業道德。檔案人員要發揮主觀能動性，改變坐、等的工作方式，積極主動的到生產施工等部門進行檔案業務指導和協助做好檔案資料的收集歸檔工作。還必須提高檔案人員的管理水平和業務素質，不斷的進行檔案專業知識和現代化技術的培訓，使檔案管理人員能系統地掌握檔案專業知識和現代化管理知識，更好的做好檔案管理工作。重視檔案管理人員的培訓工作，檔案管理人員必須參加上海市檔案局舉辦的檔案干部上崗培訓班，并取得上海市檔案管理崗位資格證書。不斷提高檔案管理人員的管理水平。通過培訓提高自身素質，更好地為企業的檔案事業作出貢獻。

4 注重收集工作，加強業務指導

檔案庫藏是檔案業務建設的基礎，是檔案信息的源泉，而豐富的檔案庫藏則依靠收集工作。檔案的收集工作是檔案部門的基礎工作，是我們開展檔案工作過程的起點，沒有檔案的收集工作，檔案的來源就沒有保障，也就沒有健全的檔案工作。這將使我們的檔案工作成為無源之水、無本之木，將直接危及我們檔案部門的地位及檔案工作最終目的的實現。

檔案只有做到真實、全面、系統，才有較高的使用價值，我們在工作中十分重視抓項目工程檔案過程管理，使工程竣工檔案資料與生產裝置實際情況一致，做到資料真實可靠、全面系統。工程檔案是科技檔案的重要組成部分，是工程項目建設全過程的真實記錄，是全面鑒定工程質量的重要依據。它不僅在工程項目的建設、設備安裝調試以及試生產中起著重要的作用，而且在工程項目建設后的使用、生產、維修、改擴建和設備的維護、使用、檢修、改造等方面都起著不可替代的作用。收集好這些工程檔案，對企業經濟建設具有極其重要的意義。

檔案質量的高低和檔案部門的業務指導工作密不可分，只有加強檔案業務指導工作，采取各種措施和手段，才能確保歸檔檔案的數量和質量。工程竣工文件的收集應與工程項目的立項、設計、施工等同步進行。檔案管理人員要不斷提高業務素質，改變守株待兔的思想，做到腿勤、口勤、手勤，具備適應市場經濟條件下做好檔案工作的能力，經常深入施工現場，掌握文件資料的形成內容和積累規律，有階段性的進行業務指導。要求在每項工程建設項目簽訂工程合同時，將工程檔案的歸檔要求列入工程合同條款，明確竣工交工資料的歸檔內容、歸檔份數和歸檔時間。對施工單位竣工文件的編制提供業務指導，幫助施工單位編制竣工文件歸檔范圍表，確定各施工單位應歸檔的文件資料范圍，以此為依據收集竣工文件資料，進行整理立卷。

在化工四部12000噸/年DCP生產裝置改擴建（一期）項目中，我們檔案部門做了大量的工作。在簽訂工程建設項目合同時，施工管理部門就將竣工交工資料的歸檔內容、歸檔份數和歸檔時間列入工程合同條款中，基本確保了工程檔案的歸檔數量。檔案部門根據工程建設項目文件材料歸檔范圍，結合各施工單位負責的工程項目專業，編制竣工文件歸檔范圍表，通過設備科轉發給各施工單位，并對施工單位竣工文件的編制提供業務指導，提供工程建設交工文件的表式。以此為依據收集、審查竣工交工文件資料，發現問題，及時要求修正。確保工程竣工檔案的質量，使歸檔竣工檔案資料系統、完整、準確。

總之，在改革開放的新形勢下，檔案工作者應轉變思想觀念，改變工作作風，不斷提高自身素質，完善檔案管理制度，注重檔案收集工作，加強檔案收集過程中的業務指導，以高昂的斗志，踏實的工作，為做好企業檔案工作而努力奮斗。

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