電子檔案數據備份模式選擇應注意的問題

鞏淑芳

（鶴壁職業技術學院，河南 鶴壁458030）

隨著檔案界對檔案保護體系建設的重視和完善，針對電子檔案的數據備份，出現了多種建設模式和備份方案，基于不同角度可以歸納為不同類別的模式。按照檔案備份所涉及的地理范圍不同，備份模式可以分為本地備份、異地備份、兩地互援備份和區域備份；按照備份中心建設方式不同分類，目前主要有自建、共建、外包三種模式：按照保管機構的不同分類，包括文件形成機構備份、社會商務性機構備份中心、數字檔案館備份中心三種模式。

檔案館應根據各自的基礎設施、經濟實力、管理人員素質等情況來選擇，適合本館實際情況和業務特點的備份模式才是最好的方案，所以檔案機構在選擇電子檔案數據備份模式時需要注意以下幾方面的問題。

1 電子檔案數據備份模式選擇的原則

電子檔案數據備份模式選擇應滿足以下的原則要求：

1.1 經濟實用原則

檔案部門在選擇檔案備份模式時要從實用的角度出發，根據自身的資金、設備、人員狀況，靈活地選擇備份方式、備份設備和備份軟件。檔案備份不可能一步到位，應按照先重要檔案后一般檔案、先歷史檔案后現行檔案、先使用率高的檔案后使用率低的檔案順序，分步實施，持續推進。購買的備份設備和采用的備份技術，應切合實際、經濟適用，充分考慮系統對未來發展的可擴展性和對各種技術規范與文件格式的兼容性。

1.2 多元化原則

多元化檔案數據備份原則可以應付風險的多元性，更加可靠地保全檔案數據。多載體備份可以避免存儲介質由于可能存在的產品缺陷而帶來的數據損失；多技術備份可以減少技術淘汰后數據丟失的風險；多方案備份通過采用不同的程序、介質、格式來備份檔案數據，達到緩解技術淘汰帶來的風險的目的。

1.3 因地制宜原則

選擇備份模式時，必須始終堅持一切從實際出發。根據檔案部門的實際情況、地方政策要求，綜合各方面因素、權衡利弊，從而選擇最佳方案。如在多災難多地震帶地區，更多的考慮選擇異地備份；人力、資金、技術充足的檔案機構可以選擇自建或共建模式。反之，則選擇外包服務模式建立備份中心。總而言之，各個檔案館自身的技術、經濟實力以及地區特點等是備份模式選擇的重要因素。

2 備份方案應達到的要求

2.1 與備份要求、目的相一致

備份目的決定了備份方案的制定，因而也決定了備份模式的選擇。不同的備份模式所達到的目的和要求也各不相同。如離線備份有利于實現檔案信息的安全管理，而在線實時備份則為容災和災難恢復提供了便利；異地備份能更好的滿足容災和災難恢復的要求；區域集中備份中心的建立在實現信息安全的前提下節約了項目建設的成本；館際聯盟互助備份在實現資源共享時，卻因職責分配的不明確帶來了潛在的不安全因素。因而在選擇備份模式時，我們必須從備份的要求、目的出發，選擇最合適的模式，從而建立相應的備份方案。

2.2 實現檔案信息安全、保密、穩定存儲

備份的最終目標就是確保檔案信息的安全，無論選擇何種模式，其前提必須確保檔案信息的可靠性、正確性，使得檔案的歷史憑證和現實依據作用得以發揮。此外，檔案資源中存在著大量的保密信息，因而備份數據一旦出現問題，必將造成不可估量的后果，這更要求我們必須時時刻刻都將安全放在首位，從硬件、軟件、管理、人員、制度等各個方面入手，降低風險，確保檔案數據安全、可靠。

2.3 符合成本控制和經濟效益的要求

數字檔案備份工作是一項長期且復雜的系統工程，需要大量人力、物力的消耗，因而在選擇數字檔案備份模式時考慮到成本效益的觀念，要講求經濟效益，節約保存成本，以最小的投入獲得最大的收益。數字檔案保存需要大量的載體設備，軟硬件設施，幵銷巨大，任何單個的檔案機構都難以承擔，這使我們在備份模式的選擇時要符合成本控制和經濟效益的要求。

3 電子檔案數據備份模式選擇應注意的問題

檔案機構選擇何種備份模式由其自身的技術、經濟實力以及備份需要所決定，因此檔案數據備份模式選擇時一定要注意以下問題。

3.1 與檔案機構相關的因素

人員方面。包括人員的數量和質量。數字檔案備份中心的建設，由始至終都需要不同學科領域的專業人員共同完成，涉及檔案、信息管理、計算機、法律等各個領域。檔案機構里具備備份專業知識并能從事備份工作的人員數量越多、專業素養越好，備份中心的建設越能滿足業務需求，安全性、穩定性越高。

資金方面。備份中心的建立需要耗費巨大的財力，并且備份中心完成后，后期的維護管理費用也是不小的開支。資金投入的多少關系到數字檔案備份中心建設的速度快慢和規模大小，也關系到其能否長期有效運行，所以檔案機構的資金來源，以及資金的穩定性影響著備份模式的選擇，單位資金力量的大小決定著備份中心建設方式的選擇，以及采用何種備份技術。

技術方面。數字檔案備份中心的核心內容是備份系統的建設，我們的備份目標是用較少的備份載體完成大量檔案信息的備份，用較長壽命的介質確保檔案信息的長久可讀。因而，硬件設備的配置和軟件平臺的設計是關鍵。單位內部的軟硬件設備包括安全的網絡環境，相應的備份軟件系統以及各種類型的備份介質等等。如在技術力量薄弱時，一般采用外包或者共建的方式，建立區域備份中心或者多單位（部門）共同合作；反之，則往往釆用自建模式，建立數字檔案備份中心。

業務要求方面。社會公眾利用頻率的高低也影響著模式選擇。使用頻率越高，檔案數據遭到威脅的可能性越大，使得備份的周期縮短，備份的次數變多。不同檔案機構中對數字資源的使用情況不同，在一定程度上也影響了備份方案和備份策略的制定。

檔案數據數量方面。一方面，數據量的大小決定著存儲架構模式的選擇，如NAS備份模式則不適用于大數據量的傳輸。另一方面，無論單位擁有的數據量是多或少都必須擁有完備的軟硬件系統，而硬件及軟件的配置是一筆龐大的一次性的資金投入，對于檔案數據量少的檔案部門而言，這將是筆巨大的投入，迫使其中資金不充裕的機構不得不放棄自建模式，而考慮使用其他建設模式。

3.2 與備份需要相關的因素

備份所需時間。備份所需的時間是衡量備份模式好壞的一個指標，符合業務需求的備份方案則更利于備份數據的實現。

恢復所需時間。當遇到災難時，檔案信息恢復的時間也是衡量模式好壞的另一指標。恢復時間越短，則受到的可能威脅的因素就越少，越能保證檔案信息的安全。

安全等級。容災備份中心的安全根據國際標準SHARE78分為七個等級：0層-無異地備份1層-實現異地備份；2-熱備份站點備份；3-在線數據恢復；4-定時數據備份；5-實時數據備份；6-0數據丟失。備份中心完成后應達到的安全級別是備份模式選擇應考慮的重要因素。

建設周期。也就是指項目建設從開始到完成需要花費的時間，如自建模式，需要檔案單位從備份方案的需求分析、設計規劃、實施建立到運行維護都參與其中，因而建設時間最為長久；異地備份旳實現相較于本地備份，其建設周期更長久。

備份載體。當前，檔案備份的介質形式多種多樣，光盤、磁帶、磁盤、縮微膠片等等。備份的光盤應釆用符合國家標準的檔案級光盤，同時需要專門的光盤檢查儀定期進行檢查；磁盤存儲量大，讀取速度快，有利于在線備份的需求，但是無法保證不可刪改性，安全性能有待提高；磁帶是離線備份的主要載體，但其讀取速度又十分慢；縮微膠片安全性好，有利于長期保存，然而又有成本高，查看利用不方便的缺陷。各種介質都有自身的不足和優勢，檔案部門在選擇備份介質時，要根據自身需要，從可靠性、成本高低等多個方面考慮。如：光盤利用其較長的壽命和較快的訪問速度，實現對重要數據的永久保存；磁盤適用于數據實時備份的系統；磁帶易用于存儲數據量大而讀取次數少的檔案數據；縮微膠片適用于安全性要求高而利用率相對低的數據。

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