信息化提升法務(wù)管理

◎ 文 《法人》見習(xí)記者 李立娟

企業(yè)法律事務(wù)信息化和網(wǎng)絡(luò)化無法避免，公司法務(wù)人員應(yīng)采取怎樣的措施運(yùn)用這些新科技，主動擁抱甚至主導(dǎo)信息化

世界信息化的大潮中，當(dāng)生產(chǎn)自動化、流水化之后，如何管理得自動化和流水化，是需要進(jìn)一步思考的問題。如果我們的法律顧問和我們的法律從業(yè)人員不關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)、不利用互聯(lián)網(wǎng)的話，明天也許我們的崗位也將會被機(jī)器所代替，被信息化系統(tǒng)所代替。

既然企業(yè)法律事務(wù)信息化和網(wǎng)絡(luò)化無法避免，公司法務(wù)人員應(yīng)采取怎樣的措施運(yùn)用這些新科技，主動擁抱甚至主導(dǎo)信息化。中煤集團(tuán)、中石化、協(xié)鑫集團(tuán)等多家知名企業(yè)法務(wù)管理人員以及來自科技公司的信息化專業(yè)人士在“2014中國公司法務(wù)年會”上對如何主導(dǎo)法務(wù)信息化系統(tǒng)、如何轉(zhuǎn)化為頂層設(shè)計者，進(jìn)行了深入的探討。

信息化與法務(wù)的融合

“2014年在中國召開的第一屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會是世界互聯(lián)網(wǎng)的一個元年，也是互聯(lián)網(wǎng)的一個全新時代。” 天津市道本科技有限公司總經(jīng)理王智勇在“2014中國公司法務(wù)年會（北京會場）”（下稱“法務(wù)年會”）上表示。

“很多人都在說法律現(xiàn)在是跨界的，跨管理界、跨法律界，實際上我們要思考我們能不能跨更大的界？”王智勇提出了一個問題。互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)媒體，余額寶顛覆了銀行傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式，再聯(lián)系到谷歌推出無人駕駛汽車后對駕駛崗位的影響，法務(wù)信息化是否也會對法律人員帶來類似影響？

一般認(rèn)為，法律服務(wù)的特質(zhì)決定了其不可能為機(jī)器完全代替，但是不會運(yùn)用信息化工具的法務(wù)卻極有可能被淘汰。信息化與企業(yè)法務(wù)管理的融合已成必然之勢，這個斷言基于王智勇對于現(xiàn)代企業(yè)法務(wù)管理五個不足的分析。

第一是法律管理和生產(chǎn)經(jīng)營鏈條耦合度不夠。企業(yè)的法務(wù)管理應(yīng)該從頂層設(shè)計角度考慮和其他管理的融合問題。很多企業(yè)法律顧問在抱怨工作又忙又累，一會兒有人找你看合同，一會兒有人問法律意見。但這不應(yīng)該是法律顧問應(yīng)該有的工作狀態(tài)，企業(yè)的法務(wù)管理應(yīng)該從頂層設(shè)計角度考慮他和其他管理的融合問題。

第二是現(xiàn)有的法律管理手段和企業(yè)規(guī)模很難匹配。實踐中，很多企業(yè)是以法律顧問的數(shù)量來彰顯法務(wù)的實力，但是這在未來將是一個誤區(qū)，因為未來的勞動力成本、人才成本會越來越高，擁有的法律顧問越多，可能倒閉得越快，因為人員的價值沒有充分體現(xiàn)出來，所以未來的企業(yè)管理不是比人多，而是比誰的管理上從頂層上就設(shè)計到位。

第三是現(xiàn)有的風(fēng)險管理基本上是兩層皮，甚至多層皮，天津市道本科技有限公司曾就法律風(fēng)險管理問題對100多家企業(yè)進(jìn)行調(diào)查和訪問，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，從事風(fēng)險管理的人員做完風(fēng)險管理之后的經(jīng)驗就是一本書，這本書形成了企業(yè)內(nèi)部所有的風(fēng)險內(nèi)容，卻沒有產(chǎn)生效果。這相當(dāng)于你建立了一個火車道，但是沒有辦法監(jiān)控業(yè)務(wù)在火車道上運(yùn)行的動態(tài)。

第四是信息與數(shù)據(jù)不對稱，這個問題在各個企業(yè)都有存在，也就是集團(tuán)和所屬單位的數(shù)據(jù)根本不對稱、分子單位之間信息不對稱、層級不對稱、國內(nèi)和國外不對稱，由于信息的不對稱從而加大了法律風(fēng)險的產(chǎn)生。

第五是沒有大數(shù)據(jù)、沒有網(wǎng)絡(luò)化。在這種情況下，企業(yè)的法務(wù)管理、法律從業(yè)者在未來將會寸步難行。“所謂大數(shù)據(jù)，不是通過網(wǎng)上能夠搜索多少案例、多少法規(guī)，這個不叫大數(shù)據(jù)。真正的大數(shù)據(jù)是網(wǎng)絡(luò)通過大數(shù)據(jù)抓取，提供更多的解決方案。”

王智勇表示，上述五大問題最終可以而且也只能借助信息化手段一一化解。

融合方式多層次

針對如何將法務(wù)與信息化不斷融合，王智勇在法務(wù)年會上說道：“信息化解決方案，道本公司采用的思路是從專項業(yè)務(wù)出發(fā)，并進(jìn)行包括合同、授權(quán)、工商稅務(wù)等在內(nèi)的20余項內(nèi)容的細(xì)分，并與企業(yè)的法務(wù)資源相結(jié)合，從而使其形成流程和制度的固化模式，最后將這個流程通過信息化串聯(lián)起來統(tǒng)計到崗位，也就是說所有的崗位職責(zé)都是通過這個信息化系統(tǒng)來完成的。”

中煤集團(tuán)法務(wù)事務(wù)部總經(jīng)理張巧巧在法務(wù)年會上表示，“信息化是提升風(fēng)險管理水平，降低企業(yè)風(fēng)險和提升內(nèi)控的一個重要手段” 。

法律信息化的推進(jìn)大致有兩種方式。一種采用的是一步到位，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一統(tǒng)到底的方式來搭建法律信息系統(tǒng)。這種方式的優(yōu)點是標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、速度快、便于推進(jìn)。“但是，這種方式對于一些差異化的應(yīng)對可能體現(xiàn)不足，還不能完全適應(yīng)各個企業(yè)基層的實際需要。”張巧巧如是說。

中煤集團(tuán)采用的是分步的方式，分步實施主要是考慮到中煤集團(tuán)特殊管理現(xiàn)象，中煤是傳統(tǒng)的煤炭企業(yè)，有煤炭生產(chǎn)、貿(mào)易、電力、煤礦裝備制造、礦建，但是又有自己的新興產(chǎn)業(yè)，所以各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展成熟度不一，管理水平也呈現(xiàn)多樣化，對信息化的依賴程度更不同。因此，中煤集團(tuán)采用了分步實施，規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的，但是在設(shè)計、搭建和實施時，則分步、分階段進(jìn)行。“我個人認(rèn)為這種方式的好處在于可以因地制宜，為中煤各個所屬企業(yè)進(jìn)行量體裁衣，但是也存在時間消耗較長的缺點。”張巧巧總結(jié)說。

張巧巧對中煤集團(tuán)信息化的特點做了如下介紹：一是起步早，中煤集團(tuán)較早建立綜合法律管理信息系統(tǒng)，并且較早將法律信息化寫入全公司信息化規(guī)劃中，逐年加重法律信息化建設(shè)比重；二是涵蓋業(yè)務(wù)廣泛，包括合同管理、法律糾紛管理、不良資產(chǎn)管理等十四項的內(nèi)容；三是集中管控和個性需求，包括集中銷售和集中采購的大集中管理模式、按照權(quán)限上報系統(tǒng)。

中煤集團(tuán)法律信息化確定了分步實施，突出板塊專業(yè)性和行業(yè)特點；在確保符合集團(tuán)公司法律管控標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，適應(yīng)各企業(yè)法律管理個性需求開發(fā)。“不管采取何種模式推進(jìn)信息化，法律信息化建設(shè)不能偏離四方面的目標(biāo)：一是全面構(gòu)建合同風(fēng)險事前事中以及事后管控體系；二是業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險管控、制度充分落地；三是事后補(bǔ)救向事前和事中防控的根本轉(zhuǎn)變；四是管理信息化、規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化、體系化。”張巧巧最后強(qiáng)調(diào)。

運(yùn)用效果顯著

中國石化集團(tuán)法務(wù)部處長李政群在法務(wù)年會上介紹，“中石化的經(jīng)驗是統(tǒng)一推進(jìn)模式，以將工業(yè)化與信息化有機(jī)結(jié)合的中石化合同管理信息系統(tǒng)為例，系統(tǒng)共分為11個模塊，這些模塊在具體的運(yùn)用中已經(jīng)取得顯著的效果。”

具體來說表現(xiàn)為：一是一體化實現(xiàn)了合同統(tǒng)一規(guī)范管理。尤其是中石化堅持的六個統(tǒng)一的原則，即統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)和統(tǒng)一管理，把企業(yè)的內(nèi)控制度和合同管理都鑲嵌在這個系統(tǒng)中，使合同的法律審核成了一個躲不開、繞不開的一個環(huán)節(jié)。由以前到法律部門進(jìn)行合同審核變成為線上運(yùn)行的模式，所以合同的法律審核就由原來的“軟要求”變成了“硬效果、硬約束”。

二是標(biāo)準(zhǔn)化降低了合同的法律風(fēng)險，這個標(biāo)準(zhǔn)化指在合同管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，嵌入了標(biāo)準(zhǔn)合同文本。其中包括總部開發(fā)以及企業(yè)自行開發(fā)適合于各企業(yè)自身的合同文本，目前數(shù)量已達(dá)到3290個。標(biāo)準(zhǔn)合同文本的投入運(yùn)用對法律人員來說是一種高效的工作方式，可以有效地防止法律風(fēng)險的發(fā)生。

三是全流程管控，提高依法合規(guī)的水平，實際上合同管理系統(tǒng)投入運(yùn)行以后，合同生命周期管理的各個環(huán)節(jié)都投入合同管理的信息系統(tǒng)當(dāng)中去，從準(zhǔn)備、發(fā)起到審批到最后簽署，實現(xiàn)了整個合同的生命周期都在信息化的系統(tǒng)上進(jìn)行。

四是數(shù)據(jù)共享，也就是合同信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)上線后與其他的業(yè)務(wù)板塊的數(shù)據(jù)相結(jié)合。同時，通過合同信息系統(tǒng)設(shè)計了一個駕駛艙，通過駕駛艙可以監(jiān)控合同運(yùn)行的總份數(shù)、運(yùn)轉(zhuǎn)的情況、簽約包括資金數(shù)等數(shù)據(jù)，所有登錄系統(tǒng)的人可以通過駕駛艙直觀地了解整個中石化合同的運(yùn)行情況。

協(xié)鑫（集團(tuán)）控股有限公司法律顧問吳思軍在法務(wù)年會上表示：“信息化管理的建設(shè)和行業(yè)情形、公司發(fā)展階段、管理模式以及社會技術(shù)的進(jìn)步密切相關(guān)，這種方式其實是技術(shù)發(fā)展的不同階段產(chǎn)生出來的一類管理的工具和手段，是社會發(fā)展到現(xiàn)在，技術(shù)進(jìn)步發(fā)展到一定階段的必然。這一點在協(xié)鑫集團(tuán)自身的信息化系統(tǒng)中體現(xiàn)明顯。”

她最后表示：“在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代，法務(wù)管理如何跟上現(xiàn)代化的管理、技術(shù)進(jìn)步的步伐，如何抓住信息化管理的機(jī)遇，完善公司管理的標(biāo)準(zhǔn)、流程以及合同范本，真正提升法務(wù)的地位和作用，需要更深入的思考和進(jìn)一步的實踐。”