探索檔案信息化管理的多維度意義

文/高郵市建設檔案館 孫明

檔案是一種記錄歷史，主要用于證明事件真實性的文獻史料。它的作用非常廣泛。除了常見的人事檔案、歷史檔案之外，還有各級各類性質不同的檔案。除具有史料價值、學術研究價值，最根本的性質是檔案的紀實功能。能否真實地記錄歷史，是評價檔案資料價值高低的關鍵環節。圍繞著實錄這一基本原則，筆者認為檔案管理的信息化，由以下三個維度的價值構成。

一、政府決策和行政管理中的參考價值

這是公立檔案管理機構進行檔案資料收集、整理、保存的出發點和落腳點。通過對政府決策和行政管理文書的保存和研究，以此來為政府未來的決策提供參考，有利于維護政策的延續性，更為可行性調查提供重要的文獻依據，避免行政手段的濫用和重復，有利于行政效率的提高。

以本人供職的高郵建設檔案館為例。建設檔案館主要保存城市建設決策中的批復、各種報告、規劃圖紙等。這些檔案具有較高的參考價值，城市建設是重大的政府行為，關乎民生。在項目實施之前需要慎重地調查研究，周密詳盡地做好工程造價預算，在此基礎上擬定施工計劃。由于城市建設行為的結果往往是不可逆的。因此，在先期論證時，必須要查閱檔案。這樣一來，建設檔案就具有了很高的實用性。在檔案信息化實現以后，省去了繁瑣的查閱、裝訂等環節，運用電子設備進行查閱，固然節約了成本。更重要的意義在于，增強了檔案的共享性，提高了傳播速度，運用效率也顯著提升。多部門之間相互協調配合。對資料進行論證。彰顯現代化辦公理念。檔案保存的時間長度、閱讀清晰度和保存質量也有了根本保證。

二、為政府行政提供法制保障

依法治國的根本要義在于簡政放權。在法制的框架下治國。檔案在此過程中主要有以下兩點作用。

第一，提高行政行為的清晰度，為政府信息公開提供依據和保障。《中華人民共和國政府信息公開條例》為了保障公民依法獲取行政信息，提高政府工作的透明度，促進依法行政，提高政府服務意識而制定的，2007年起執行。檔案作為政府信息的重要載體，為公民監督政府、為政府建言獻策提供了重要的參考依據。信息化無疑是實現這一公開的根本保證。2007年以后，各級各類政府的網站上都專門開辟了信息公開專欄，以電子信息的方式公開發布檔案 。

第二，為監督完善政府決策提供保證。人民代表大會是立法監督機構，其職責中重要的一項是監督政府行使職能。黨的十八大以來，提倡簡政放權。一切政府的重大決策都要通過人大的批準。檔案資料是政府行政行為的記錄材料，需要提交人大進行審議，最終形成決議性文件。對政府行為的不良后果問責追責，對人大審議提供法律依據。信息化使得決策更加透明，易于傳播，是大有必要的。

三、對檔案管理歷史價值的追問

檔案資料的終極價值是什么呢？筆者認為是歷史價值。一個國家、一個民族乃至一個家族、一個人都是存在于歷史中的。檔案資料是記錄歷史的材料。最終將成為子孫后代了解當今社會狀況的參考。建設檔案保存得是城市的記憶，訴說得是歷史的變遷。因而，為城市報家底，保存城市的記憶圖像，才是建設檔案的終極作用。到高郵建設檔案館工作后，在高郵市政府文化高郵建設的號召下，我們恢復了一批有歷史價值的建筑遺跡。如高郵州衙門遺址、老東門大街遺址、高郵二王紀念館等。在修繕過程中，建筑的原貌圖片和最初的施工圖紙都是本館保存和整理的。當那一幅幅圖紙、圖片化為實物的時候，我們可以更加直觀地體會到檔案的價值。

檔案的歷史價值突出表現在傳遞人文關懷，傳遞歷史記憶。這一點在信息化條件下，遭遇了嚴峻挑戰，如何實現這一終極目的。筆者認為有三點內容，值得注意：1.不忽視對紙質檔案的整理和研究。歷史檔案以紙質檔案為主，它更多的是人文的載體，是非功利性的。我們需要重視這類檔案的學術研究價值，從中發現新的有用的史料。2.加大民間珍貴建筑史料的搜求力度。高郵古建筑很多，有非常重要的歷史價值，是城市建設的鏡子，很多檔案散落民間，需要細心搜集和整理。3.重視檔案人才的培養。歷史檔案是有大用的。有人認為鉆故紙堆意義很小，沒有什么立竿見影的功利性效果，這種看法很錯誤。有的領導基于此種考慮就忽視了檔案專業人才的培養工作。其實，檔案也是一種資源，如果有專門的人才進行整理研究，未必不能產生巨大的經濟和文化效益。

總的來說，在現代信息化條件下，我們不應該把檔案管理僅僅定義為信息管理，更應該追尋多重的、有特色的、凸顯差異性的管理新模式。根據檔案種類性質的不同，探索新方法，迎接新挑戰。在此轉型過程中，我們要緊緊把握信息化與人文性的對立這一主要矛盾，制定在方法上堅持信息化，在內涵上追求人文關懷的檔案管理策略，實現檔案管理的多重價值共生。

[1] 吳寶康. 檔案學概論[M].北京:中國人民大學出版社,1998.

[2] 馮惠玲. 政府檔案管理[M].北京:中國人民大學出版社,2004.

[3] 顧宏革. 影響檔案館社會化進程的認識障礙[J].檔案天地,2004(4).