區域性高校檔案信息資源整合的機制與實施路徑設計

文/齊齊哈爾醫學院綜合檔案室　逄通　范桂紅　王燁興　肖文

區域性高校檔案信息資源整合的機制與實施路徑設計

文/齊齊哈爾醫學院綜合檔案室逄通范桂紅王燁興肖文

本文就如何從機制建設創新角度保障高校間檔案資源整合的順利運行及檔案資源整合服務的實現路徑設計等問題進行了探討。

社會需求；高校檔案；信息資源；整合

高等學校蘊藏著豐富的知識資源，是我國重要的文化基地。因此，高校檔案部門應全力做好檔案信息資源建設，并在此基礎上勇于創新，探索校際檔案資源整合與服務，嘗試為同一行政區域內的社會公眾提供一站式檔案利用服務平臺，以更好地發揮高校服務社會的重要職能。

一、高校檔案信息資源整合現狀

自《全國開展檔案信息化建設實施綱要》頒布以來，高校檔案部門抓住機遇，檔案信息化條件得到改善，檔案信息資源建設成績斐然。然而，目前高校檔案信息化工作的重點仍集中在各類數據庫建設、紙質檔案數字化、檔案管理軟件應用等基礎層面，機制建設不到位，資金投入和人才引進得不到保障等多種因素，嚴重阻礙了高校檔案資源整合的進程。加之長期受“封閉管理”“條塊分割”“各自為政”等傳統思維和管理模式影響，校際檔案信息資源整合方面的實踐少之又少，“信息孤島”現象短期內難以改變。

二、區域性高校檔案信息資源整合機制創新

區域性高校檔案信息資源整合是一項綜合系統工程，涵蓋各成員單位分工合作、基礎條件保障、資源建設立項調研、資源質量監控、系統運行維護、信息安全防護、在線服務、用戶評價與反饋等諸多流程。因此，必須結合校際檔案資源整合的實際，創新制定起科學有效、兼顧全局、操作性強的頂層設計。

（一）制度保障運行機制。制度機制創新是高校間檔案信息資源在互聯網環境下規范、安全運行的總體制度保障，其核心在于法律制度約束、機構設置科學、責權明確三個方面。具體到操作層面，就是自上而下建立起共同的價值觀、共同的目標和原則，建立完善的檔案信息交換制度、檔案保護制度、檔案信息保障制度、用戶管理制度和約束力強的檔案服務行為規范等。機制創新是實踐高校間檔案信息資源整合的前提條件，各成員高校必須遵循統一的制度與實施方案。

（二）資源質量監控機制。高校檔案信息資源監控要實現流程化監控，把質量監控納入信息資源建設的所有環節。一要做好立項調研論證，避免開發利用價值資源，避免人財物的浪費；其次要把好信息產品質量關。二要確保開發的專題資源及著錄符合國家通用標準、確保擬開發利用檔案資源符合檔案開放要求。三要確保服務平臺內檔案信息資源的內容完整性、可讀取性與長期存儲性。

（三）系統運行與信息安全保障機制。檔案信息服務平臺是實現高校檔案信息資源整合后管理、利用的最優途徑，因此，必須建立完善的服務平臺的維護機制，全力保障服務平臺的互聯網安全。換而言之，即要以檔案管理的理論來確保檔案信息服務功能與流程的科學性，又要以風險管理的思維對潛在的信息安全風險進行全面防控。

（四）信息服務反饋機制。檔案信息服務反饋是對高校檔案信息服務質量改善的有效途徑。通過與檔案用戶直接互動，可以了解社會公眾的檔案利用需求，可以為檔案資源建設提供方向，可以完善檔案服務平臺建設，可以檢驗檔案服務效果。區域性高校檔案信息資源整合面向的就是本地區的檔案用戶，必須建立簡單、便捷、及時、有效的反饋機制，使社會用戶參與到高校檔案信息資源整合的過程中來，在獻計獻策的同時，促進社會檔案意識的提高。

三、區域性高校檔案信息資源整合的實施路徑設計

機制建設是實施區域性高校檔案資源整合的頂層設計，實施路徑的設計是開展整合工作的具體方案。

（一）基本條件保障路徑。機制建設為區域性高校檔案信息資源整合奠定了組織機構、制度約束等軟性基礎，進入實踐操作階段就離不開強大的資金支持、信息設備購置、網絡服務平臺建設等基本條件的完善。因此，檔案信息資源整合需要項目組、成員高校必須積極爭多途徑的資金來源，以保障高校檔案信息資源開發與整合的順利進行。比如項目專項資金、信息資源開發專項預算、信息服務平臺廣告業務、檔案信息有償服務等有效方式。

（二）人才隊伍建設路徑。高端綜合型人才缺乏是全國各級各類檔案機構共同面臨的困境，檔案專業人才少、優秀檔案人才留不住的現象長期未能得到改善，人才隊伍水平嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的開展。因此，開展檔案信息資源整合必須建立一支涵蓋檔案學、信息學、圖書情報學、計算機科學、管理學等多學科人才的專業團隊，各成員高校也應重視檔案人才的引進與培養，保障綜合性檔案人員隊伍的穩定。

（三）整合服務平臺搭建路徑。以區域為單位的高校檔案信息資源整合服務平臺建設需要有大額資金作為保障，系統設計、硬件設施、運行維護都需要投入大量的物力與人力，因此，就當前檔案信息服務平臺的形式而言，單獨搭建高校檔案信息服務平臺難度較大。 相比之下，近年來各地紛紛建立運行的現行文件中心可作為一個參照，建議高校檔案信息資源整合服務平臺依托各地檔案館網絡服務平臺，在其平臺上開辟專欄或專題，將有價值的檔案信息資源通過官方渠道傳播給社會用戶，既節約了平臺建設資本，又具備較強的公信力和影響力。

（四）信息監督與反饋路徑。監督與反饋是對檔案利用效果的最優檢驗途徑，通過用戶第一時間的評價可以有力促使檔案信息服務得到改善，因此，必須建立有效的高校檔案信息服務監督與反饋路徑。綜合權威、工整的角度及檔案信息服務流程考慮，區域性高校檔案信息服務監督與服務反饋應該分為兩個部分：一是高校檔案信息資源質量監督；二是檔案信息服務效果監督。前者應由檔案、信息領域較為權威的專業人士組成，后者建議由服務平臺維護第三方人員組成。只有把好資源質量關，重視用戶真實的感受與建議，才能推動檔案信息服務的良性發展。

綜上，高校檔案信息資源建設的現狀地區性差異較大，檔案信息化水平較高地區的高校，完全可以嘗試與同一區域內其它高校進行合作，敢于打破思想觀念上的壁壘，通過數字化、網絡化、集成化、便捷化的檔案信息服務使高校檔案工作上層次，使越來越多的公眾認識到高校檔案信息資源的價值。

（本文為“黑龍江省檔案局2014年全省檔案科技項目《以社會需求為導向的區域性高校檔案信息資源整合研究》階段性成果，課題編號：HDK2014-2）

［1］ 金奉烈.地方高校同社會檔案資源共享需求與機制［J］.蘭臺內外， 2012（4）：48