淺析高校信訪檔案管理

文/天津中醫藥大學 張杰

淺析高校信訪檔案管理

文/天津中醫藥大學 張杰

和諧社會的構建離不開校園的穩定，穩定校園環境的建立離不開高校信訪工作。信訪檔案管理作為信訪工作中一項重要的、基礎性工作，更應引起足夠的重視。本文總結了高校信訪檔案的特點，并對新時期如何做好信訪檔案管理提出了思考。

信訪；高校；檔案管理

高校信訪檔案是在信訪事項處理過程中直接形成的，具有保存價值的文字、聲像等原始記錄。筆者總結分析信訪工作實際，認為信訪檔案內容主要包括三方面：一是原始的來信、來訪、來電記錄，教育部、地區黨委、政府及教育主管機關等上級部門交由信訪事項主管部門辦理的信訪件、信訪事項登記表。二是信訪事項處理過程形成的材料，如深入信訪問題發生部門或信訪人家庭所做調查取證材料、信訪主承辦部門召開的由各相關部門參加的事項協調處置會議記錄、信訪轉辦單及通知單存根、案件完結材料。三是本單位或上級部門召集的有關信訪政策講解會議材料、上級部門發放信訪文件及領導批示、信訪情況反饋材料、訂閱的信訪類期刊。

一、高校信訪檔案的特點

（一）信訪檔案來源多樣化。與傳統紙質信訪檔案不同，新時期的高校信訪檔案具有來源多樣化的特點，通過電子化方式進行高速、便捷的網絡信訪是現代信訪工作的重要渠道。目前，幾乎所有學校利用網絡開通了“書記信箱”“校長信箱”“校內BBS論壇”，這既拓寬了廣大師生員工與學校領導密切聯系的渠道，也為領導及時獲取師生思想動態，做出符合學校實際的相關決策發揮了參謀的作用。這就要求高校信訪工作者將工作重心逐步向電子信訪檔案傾斜。

（二）形成信訪檔案客體多元化。高校各項工作的開展受社會大環境的影響越來越深，以前形成高校信訪檔案的客體主要是教師和學生，但現在已超出了校園內部事物的范疇，只要是與學校發生聯系的各行各業的人都有可能成為信訪檔案客體。客體多元化在增加了高校信訪職工的工作壓力的同時，還加大了信訪檔案管理的難度。

（三）信訪檔案映射問題復雜化。學校人事涉及的職稱、工資、離退休待遇等問題，紀檢涉及的干部問題，教務涉及的招生錄取、考試成績問題，這些涉及師生切身利益的問題都成為高校信訪檔案映射的問題。

（四）信訪檔案形成往往具有一定的周期性。作為高校管理客體的學生群體，每年都會遵照高考錄取、新生入學、畢業生離校的順序來反復循環；而作為管理主體的各類教師關心的職稱評聘、福利待遇等工作也以年度為周期展開。所以，師生員工在這些時期采取信訪渠道提意見、申訴問題的可能性大大高于其他時段，也使得信訪檔案的形成看似有了一定的周期性。

（五）信訪檔案與學校發展階段密切相關。學校在發展的不同階段，會根據情況，制定不同的規劃和政策，以期達到整合資源、優化專業結構的目的，當然這也不可避免地帶來了利益格局的調整，會在信訪檔案中有所反映。如學校在建立初期，教職工多關心的是學院、系部設置情況、人員編制、定級分配制度等與自身利益密切相關的問題。隨著學校規模的擴大，依法、民主治校改革的深入，廣大師生員工的主人翁意識也會不斷增強，他們積極渴望參與學校治理，這必將在信訪檔案中有所體現：以為學校謀發展、促改革、話不足為主要內容的信訪檔案比例會有增加的趨勢。比如，如何改進教育教學的方法，如何吸引人才，如何提升學校的知名度和社會影響力，如何擴大畢業生的就業途徑等等，這些信訪內容往往脫離個人利益的表達，更多地關注學校公共治理。可見，信訪檔案會與學校的發展緊密結合，發展階段不同會令信訪檔案呈現不同的特征。

二、新時期高校信訪檔案管理的思考

（一）做好信訪信息的收集、分類工作。準確、及時的信息是學校進行科學決策的基礎，能夠敏感地將各項工作的準備、開展、結果等全過程中好的經驗和其中的薄弱環節投射出來。傳統的信訪工作比較被動，因為總是有著先事件后信訪的順序，但新時期信訪工作的復雜性和綜合性，要求改變被動工作方式和理念，加強事前預防。信訪部門不能“守門待訪”，而應主動出擊，采取多種有效的形式收集敏感信息，了解師生的思想動態，深入調查、研究，把握一些具有代表性、傾向性的問題趨勢，從而為事件預警、領導決策提供翔實的第一手材料。1.信訪信息的收集。作為社會矛盾“晴雨表”的信訪，要充分發揮其作用，還應當完善其信息收集制度。從高校角度講，就是要收集反映當前高校面臨的急需解決的各種矛盾的信息。目前，高校信訪工作部門主要還是依靠接待來訪人員、電話、信件、網絡等方式收集信訪問題，但這些方式被動、臨時的特點，影響了我們對信訪問題本質的思考。信訪人員對問題單一、主觀的陳述模式，嚴重影響了我們對事件的全面了解和掌握。2.信訪信息的分類研究。高校還要加強對信訪信息的分類研究工作，要善于在大量的信訪材料中找出那些帶有普遍性、全局性的問題，重點跟蹤處理。要改進各類信訪登記環節，運用現代化的手段，把信訪工作人員從繁重的基礎工作中解脫出來，從而有更多的時間對信訪案件進行歸納和分析，摸清廣大師生的關注熱點，做好預測，及時向領導反映群眾意見最為集中的問題。應借著高校大規模投入軟件建設的春風，盡快建立體現各高校特點的信訪辦公自動化系統，實現案件的登記、批示、轉辦、催辦、反饋、歸檔等流程的無紙化辦公，達到校領導、教學部門、職能部門與校信訪部門之間互通互聯，信息共享的目的。如浙江大學研制的信訪信息管理平臺，開發了實用的六大模塊，分別為：信息處理、查詢定位、統計、導入導出、打印、維護模塊。我們在此簡要介紹一下前三個模塊，信息處理模塊：由高校信訪工作人員手動錄入信訪全過程信息，包括接待時間、人員姓名、事由、領導批示等，可實現信息的刪除、修改、保存的功能。查詢定位模塊：快速檢索定位信訪信息，提高信息查全率和查準率。統計模塊：自動完成信訪類別、數量的統計，為及時匯總數據并上報領導提供可能。

（二）確保信訪檔案安全。在高校信訪工作中，采用傳統的電話、信件、傳真、來訪等方式進行信訪的人數穩中有降，但采用校長信箱、校園BBS、QQ群、微博等新興信訪方式的信訪人數卻日益龐大，高效、便捷、隱秘的特點使得越來越多的師生員工選擇了網絡信訪，所以高校信訪工作人員要更加重視信訪檔案的安全性，在做好傳統紙質信訪檔案“八防”工作的同時，還要采取多種措施保證信訪電子檔案的安全，如采用多機備份數字信訪信息，當一臺機器出現問題后，其他機器可以頂替；將用來完成信訪工作電子化錄入、管理的機器安裝專業的殺毒軟件和防火墻，防止黑客對信息的竊取；對有信訪管理系統的高校，要加強對用戶權限的管理，達到專號專人管理，防止越權訪問。另外，新修訂的《信訪條例》第二十三條明確規定：“行政機關及其工作人員不得將信訪人的檢舉、揭發材料及有關情況透露或者轉給被檢舉、揭發的人員或者單位。” 所以高校信訪檔案管理部門必須建立健全各項管理制度，銷毀信訪原始信件、來訪、來電記錄材料時，要做仔細甄別，按照保密規定處理。

（三）信訪工作隊伍建設。高校信訪工作者作為信訪檔案形成的直接參與者及整理者，必須掌握一定的法律知識和調解的能力、必須具有良好的溝通和應急能力、必須擁有豐富的工作經驗和常識，唯有建立這樣一支專業化、高素質的高校信訪隊伍，才能使信訪發揮積極的作用。然而現階段我國高校信訪隊伍建設尚不完善。一方面，信訪隊伍的穩定性不高，專職化程度較低。另一方面，信訪工作者整體素質較低，尤其是在法律、法規和政策解釋與適用方面水平較低。信訪培訓次數少、時間短、很難通過零散的培訓來熟練掌握系統的法律知識。所以，信訪工作者要加強對高校信訪工作的依據——《信訪條例》《教育信訪工作規定》等相關法律、法規的理解和運用，引導群眾合理有序信訪；因為高校信訪工作可能涉及學校的方方面面，高校信訪干部還要熟悉本單位各領域的規章制度，這樣才能做好對信訪事項的解釋說明；還要豐富心理學、社會學、檔案管理學、計算機網絡等相關知識，建立立體的知識結構，為信訪事項的準確、及時解決，信訪檔案保質、保量歸檔、高效利用創造條件。

各高校在信訪檔案管理中要嚴格執行《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等有關法律法規，創新工作機制和方法，按照分析問題、判斷問題、解決問題的思路，客觀而靈活地處理遇到的信訪檔案管理問題，高校的和諧穩定是高校改革、發展的基礎，反過來，高校改革、發展又為高校的穩定創造了條件。所以，各高校要充分重視信訪檔案管理，敏銳地發現學校中存在的不和諧的隱患，把問題解決在萌芽狀態，破除在學校持續發展道路上存在的荊棘。

［1］李壯暉.《新時期高校信訪工作的問題與思考》［J］.廣東教育學院學報，2009（4）.