淺析突發事件檔案的管理與應急服務的互動構建

文/河北省低保家庭經濟狀況核查認定中心 時利琦

淺析突發事件檔案的管理與應急服務的互動構建

文/河北省低保家庭經濟狀況核查認定中心 時利琦

應急服務和突發事件管理是檔案管理工作中的重要內容，建立完善的應急管理制度不僅能夠提高檔案工作的效率，也能減少檔案管理工作的風險。文章對突發事件檔案的管理方法進行探究，提出了應急服務的互動構建措施。

突發事件；檔案管理；應急服務

檔案管理工作所涉及的內容較多，工作相對繁瑣，在對突發事件的處理上很容易出現問題。為了降低突發事件所帶來的影響，提高檔案管理工作的效率，我國出臺了《中華人民共和國突發事件應對法》，提出了“應急與預防相結合”的管理方式。各個企業必須認真研究法規的內容，制定出突發事件應急預案，提高突發事件的處理能力，從根本上減少突發事件所帶來的傷害。

一、收集突發事件檔案

在突發事件的檔案管理中，首要任務是完成檔案收集工作。由于突發事件具有內容多樣、形式變幻不定的特點，因此在收集檔案時要做好各個層次的管理工作，將各個方面具有保存價值的檔案收集起來，為突發事件的處理提供可參考的資料。近年來，信息技術發展迅速，如今的檔案管理工作已經擺脫了紙上辦公的束縛，升級到了信息化辦公的時代。這也使得突發事件的檔案收集工作更加多元化，所收集的數據信息更加豐富。如在H5N1禽流感爆發時，檔案收集工作的內容不僅包含大量的數據信息，還包括抗非典的宣傳標語、新聞報道、醫學研究資料等，這些信息不僅完整記錄了事件的過程，也為今后的研究工作提供了可參考的資源。

突發事件與普通事件有所不同，其發生的條件和發生的過程都具有一定的特殊性，因此在收集時間檔案時，必須堅持多樣性、廣泛性和時效性的原則。具體來說，在突發時間檔案收集工作中應注意以下幾點：一是要完成文字的收集工作，收集的內容包括有關事件報道的文字材料、處理工作的人員安排、會議紀要等。二是要完成圖片、視頻等資料的收集，將這些資料與文字資料分開，做特殊保存。三是要完成各種統計圖、統計數據的收集。四是要完成宣傳報道資料的收集。

二、保存突發事件檔案

檔案是對人類活動的記錄，具有很高的收藏價值。人類在生產生活中會發生一系列的突發事件，將這些事件完整地記錄下來不僅能夠豐富檔案的內容，對人類日后的發展也有很大的幫助。《中華人民共和國突發事件應對法》中強調：“要建立風險評估體系，對突發事件進行評估處理，將事故的影響降至最低”。要想實現對突發事件的評估，必須依靠完整的檔案作為支撐，檔案管理工作的價值也更加明顯地體現了出來。

檔案作為一種載體，肩負著記錄重要歷史事件的任務，具有很高的社會價值。當突發事件發生后，檔案記錄工作的價值被更加完整地體現了出來。通過檔案中的記載，后人能夠十分詳細地了解事件發生的背景和過程。由于突發事件具有特殊性和突發性的特點，因此必須采取非常規的措施對檔案進行管理和保存。成立專門的檔案保存團隊，不斷提高檔案保存工作的專業性，堅持對國家和人們負責的原則，以積極的心態去應對檔案管理和保存工作，將寶貴的資源留于后人。

三、應急管理與服務

（一）突發時間檔案應急管理。應急管理工作要體現應急性的特點，做好檔案的特殊處理工作。既要簡化管理的步驟，也要做好各個環節的銜接，使應急管理工作更加方便快捷。建立完善的管理制度，對檔案管理人員的行為進行嚴格的規范，做好非常時期的檔案管理工作。在突發事件檔案的應急管理中，首先要完善領導機制和監督機制，保證檔案管理工作的順利進行，完成人員的統一部署、明確各個崗位的職責，做好宣傳工作，提高檔案管理人員的責任感。其次要建立完善的通報制度，保證各個部門間交流上的暢通，以便于更好地建立聯系。

（二）突發事件的檔案應急服務。應急服務是檔案管理部門參與突發事件的重要方式，通過應急服務的開展，檔案管理部門能夠更加清晰地了解事件發生的過程，更好地收集事件的相關信息，這其中也包括回溯檔案信息。對于突發事件來說，這種回溯性的信息具有很高的參考價值。當突發事件發生后，相關部門可以借鑒以往的經驗，及時制定出事件的解決方案。如在汶川地震發生后，唐山檔案局緊急調出了珍貴的歷史檔案，為抗震救災工作提供了大量的信息支援。應四川檔案局的要求，唐山檔案局先后為其調出資料500余份，同時完成了資料的復印和電傳工作，為救援工作的進行提供了幫助。突發事件對人類的生命財產構成了重大的威脅，因此檔案職能部門應以科學發展為指導，結合檔案管理自身的特點，不斷參與到突發事件的預警和救援工作中去，最大限度地減少突發事件所帶來的傷害。

四、結語

完善突發事件的檔案管理制度不僅能夠提高檔案工作的效率，也能減少突發事件所帶來的傷害，具有很高的社會價值。在具體工作中，要對突發事件的檔案進行收集和保存，完善突發事件應急管理措施，確保突發事件檔案應急服務的順利開展，提高突發事件檔案管理的效率，為后人留下寶貴的資料。

［1］鄒艷梅.突發事件檔案的管理與應急服務的互動構建［J］.蘭臺世界，2012（11）.

［2］吳加琪，周林興.面向社會突發事件的檔案部門應急管理體系研究［J］.中國檔案，2012（07）.

［3］吳加琪.面向社會突發事件的檔案工作應急聯動機制研究［J］.檔案與建設，2013（10）.