淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

文/黑龍江省田徑運動管理中心 張疆

隨著網絡技術的出現和發展，人們在對檔案進行管理的時候逐漸實現了信息化和無紙化，一方面工作效率得到了極大的提高，另一方面也使管理方式越來越規范了。

一、檔案管理的實際情況

企業和單位在對檔案進行管理的時候，只有持有嚴謹的工作態度和系統的管理方法，才能使工作得到正常運轉。然而，目前大多數企業和單位對檔案管理的重要性并沒有充分的認識，甚至忽略了這項工作，覺得對檔案進行管理是一項可有可無的工作，其實意義不大。尤其是有些企業負責管理檔案的工作人員，他們沒有職業道德，更不會主動學習檔案管理的相關知識，甚至抱著混日子的態度工作，以至于失職、懶散的現象時有發生，這對檔案管理的工作是十分不利的。因此，只有提高檔案管理人員的素質和能力，提升他們的思想覺悟，才能使檔案管理更加規范。而且，這也是目前各個企業和單位在對檔案進行管理時迫切需要解決的問題。

二、檔案管理的意義及其存在的問題

（一）意義。如今，檔案管理在企業和單位中的地位已經變得越來越重要了，逐漸成為了部門工作的組成部分，對于員工的綜合素質和能力起到了標尺的作用。檔案的作用有很多，比如真實地記錄一個歷史事件、證明某件事情是否正確，它還是人們內心世界最有力的見證。而要使檔案的這些作用有效地發揮出來，必須對管理工作加以規范化。比如，某些企業或者單位的管理者在進行決策的時候，可以把檔案所反映出來的以往的業績當做依據，從而使決策變得更合理。又比如，某些企業或者個人想要和別的企業合作，就能夠通過檔案對對方企業的財務狀況、人員構成等方面的情況加以了解，從而決定是否和對方合作。

（二）存在的問題。1.檔案管理的發展比較緩慢。我國經濟正在飛速地發展著，百姓的生活水平也得到了極大的提高，群眾對檔案管理的關注度也越來越高了，相關的機構對于管理的基礎設計也在不斷地進行完善。然而，和社會的經濟發展比起來，檔案管理的發展比較緩慢，無法滿足我國創新體系所提出的要求。2.管理檔案的人技術水平比較低。新的時代背景下，我國在檔案管理領域出現了一個極為嚴重的問題，即沒有復合型高端人才。尤其是在網絡信息技術高度發展的今天，由于我國負責管理檔案的人員不知道該如何進行信息化管理，所以檔案管理發展被極大地制約了。隨著時代的發展，科技的進步，檔案管理逐漸脫離了靠紙質和聲像記錄的方式，隨之又出現了很多新型的載體，這就對檔案管理人員提出了新的要求，他們在學習專業知識的同時，還要學習新的技術，并將二者相融合，只有這樣才能對檔案進行更好地管理。

三、如何使檔案管理更加規范化

（一）必須要引進現代化的技術。隨著現代化技術在多個領域的廣泛應用，大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善，這其中也包括檔案管理工作。現代化技術促使管理工作的效率得到了大大的提高，也改變了傳統的工作方式。因此，在對檔案進行管理的時候，引進現代化技術關系著管理水平是否能得到提高。比如，在條碼技術被廣泛應用之后，對粘貼條碼的程序進行嚴格的規范，可以使存儲檔案的行為也具有規范性，還能夠使查閱的速度更加快捷，從而提高整個工作效率。隨著檔案管理工作的不斷發展，企業或者單位對這方面的工作也提出了更高的要求，所以在這個過程中融入信息技術就成了必然的結果。

（二）提高管理者的素質。在21世紀，各行各業的工作人員都面臨了新的挑戰，只有不斷地學習才能使他們適應時代的要求。對于從事檔案管理的工作人員而言，他們也面臨了行業發展所帶來的新的挑戰。比如，隨著現代化技術的廣泛應用，某些檔案管理者因為安于現狀、停滯不前，便無法適應這個行業的新業務。所以只有通過不斷地學習和培訓，然后提高自身的綜合素質以及業務能力，才能使檔案管理更加規范化。在實際工作的時候，管理者要意識到現代化技術的重要性，然后要盡快學會如何操作各種軟件，提升自己的管理能力。

（三）改進檔案管理的形式。在這個信息化的時代，管理檔案的工作人員必須要改進檔案管理的形式，積極地革新傳統的利用方式，對現代化技術的優勢要有充分的認識。隨著時代的變化和信息化技術的應用，檔案信息的數量也隨之增加，同時各種類型的文獻或者情報也在不斷地豐富著。在對這些數量龐大的信息進行管理的時候，管理人員必須用規范化的手段進行整理和加工，從而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下，在利用檔案的過程中最好和企業內部的信息化平臺進行整合，設立一個專門的數據庫系統對檔案進行管理。然后，設定好每一個權限級別，讓每個人都能輕而易舉地獲取檔案中的信息，從而促進管理工作的發展。

[1]富靖蘋．淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J]．黑龍江科技信息，2012（05）．

[2]張園園．試論檔案管理工作的規范化和標準化[J]．改革與開放，2009（07）．

[3]王雪梅．對實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化的思考[J] ．黑龍江史志，2010（01）．