淺談基于網(wǎng)絡(luò)思維下的檔案利用

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 殷菲 呂子品 劉夢(mèng)丹

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在國(guó)際檔案理事會(huì)東亞地區(qū)分會(huì)2014年研討會(huì)開幕式上的致辭中說：“面對(duì)這一檔案工作的新特點(diǎn)，我認(rèn)為，最重要的是檔案工要樹立新的思維，以新的思維面對(duì)新的情況，積極采取符合時(shí)代發(fā)展要求的新措施，與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，化危為機(jī)，更好地開展檔案工作。”其中關(guān)于新思維的問題，他提出：“第三，要有網(wǎng)絡(luò)思維特別是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維，善于利用網(wǎng)絡(luò)開展工作，給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代翅膀。”在關(guān)于檔案利用上，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)思維的基礎(chǔ)上提出：“要利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案目錄特別是發(fā)布檔案，開展檔案的遠(yuǎn)程利用。這樣將無限地?cái)U(kuò)大檔案利用的領(lǐng)域，成千上萬倍地放大檔案利用的效應(yīng)。”

那么，什么是網(wǎng)絡(luò)思維呢？在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天。具有大系統(tǒng)思維是網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的根本，它要求網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中的人在自己的行動(dòng)方式和思維方式上。不應(yīng)只考慮局部、暫時(shí)的利益，而要樹立團(tuán)隊(duì)精神與協(xié)作意識(shí)，共享網(wǎng)絡(luò)文明給人們帶來的物質(zhì)利益和精神財(cái)富。

從起源上說，一般認(rèn)為，網(wǎng)絡(luò)思維是在計(jì)算思維的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，因?yàn)橛?jì)算思維是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的，在計(jì)算機(jī)時(shí)代產(chǎn)生的，是當(dāng)今社會(huì)上每個(gè)人的一種普遍適用的技能。在網(wǎng)絡(luò)工具以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛試用的基礎(chǔ)上，才能夠產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)思維。在對(duì)社會(huì)群體思維進(jìn)行綜合的基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)思維是基于計(jì)算機(jī)的個(gè)體思維的補(bǔ)充與擴(kuò)展。網(wǎng)絡(luò)是各種系統(tǒng)的一種普遍存在的基本結(jié)構(gòu)形態(tài)。網(wǎng)絡(luò)科學(xué)是對(duì)計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展。

由于網(wǎng)絡(luò)思維是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下產(chǎn)生的，所以網(wǎng)絡(luò)思維下的檔案利用必然是存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，為檔案利用提供了越來越完備的條件，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，進(jìn)行在線利用檔案信息的實(shí)踐，中外已經(jīng)有了很多成功的報(bào)道案例。尤其是近年來，上海市徐匯區(qū)檔案館、浙江省嘉興市檔案館等一大批檔案館對(duì)檔案遠(yuǎn)程利用成功的案例，告訴了我們?nèi)藗兝镁W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取信息資源已經(jīng)是當(dāng)下最普遍的獲取方式，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案資源的利用能夠最大程度地滿足用戶的需求，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展也起了很大的推動(dòng)作用。

如今我們?nèi)匀惶幱趶膫鹘y(tǒng)檔案思想到現(xiàn)代檔案思想的轉(zhuǎn)型期，所以我們的欠缺體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)思維上就是人們利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來利用檔案的意識(shí)和行為還有很多不足。并且人們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)于檔案利用的制約因素仍然還有很多。

一是檔案工在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)思維提供檔案開放利用時(shí)存在的問題。由于在過去的很長(zhǎng)的時(shí)間里，受到傳統(tǒng)的工作環(huán)境的制約形成了一定的思維定式和工作方法定式，檔案工以及檔案利用者從觀念上難以接受將互聯(lián)網(wǎng)引入到檔案管理中。然而，近幾年受到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的巨大沖擊，大多數(shù)的檔案工已經(jīng)認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)對(duì)于檔案利用工作的重要性。但是對(duì)于如何利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案利用工作，相當(dāng)多的檔案工并沒有充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案利用工作影響的深刻程度。另外，從檔案工的提供單位即各大高校來看，高校在對(duì)于檔案人才的培養(yǎng)方式也存在著不足之處。比如高校檔案專業(yè)學(xué)生的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，雖然大部分的高校開設(shè)了有關(guān)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等課程，但是由于書本體系的滯后性與科技發(fā)展快速性的反差，導(dǎo)致高校培養(yǎng)的檔案人才難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要。而且，由于學(xué)校講授的都是書本知識(shí)，導(dǎo)致很多學(xué)生缺乏實(shí)際的操作能力。由于學(xué)校教育大多是重理論而輕實(shí)踐，所以難以讓學(xué)生將自己所學(xué)的理論運(yùn)用于真正的實(shí)踐中去，實(shí)際操作能力得不到鍛煉和提高。

二是公眾運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)思維利用檔案信息的意識(shí)度不夠。這點(diǎn)從我國(guó)的檔案相關(guān)網(wǎng)站的訪問率就能看出，在目前，我國(guó)公眾運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)思維去進(jìn)行檔案信息的利用意識(shí)比較薄弱。造成這一現(xiàn)象的原因可能是由于我國(guó)傳統(tǒng)檔案利用工作的“重藏輕用”原則，長(zhǎng)期以來，我們的檔案部門一直把黨政職能服務(wù)作為主要的任務(wù)，大多是為政府機(jī)關(guān)提供利用，而不是為了普通的公眾，因而使得公眾對(duì)于檔案的利用和認(rèn)識(shí)不足。并且，由于利用效率低，檔案工也就很少將精力花費(fèi)在網(wǎng)絡(luò)檔案利用中，使得網(wǎng)絡(luò)檔案利用者難以得到想要的結(jié)果，因此到檔案網(wǎng)站上瀏覽檔案網(wǎng)站和獲取檔案信息資源的用戶并不多。并且公眾對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息資源的交流方式不一致，體制不健全。由于檔案長(zhǎng)期處于“重藏輕用”的模式中，很多人認(rèn)為檔案館是神秘的，除非是非常需要，大多數(shù)人不會(huì)想到去檔案機(jī)構(gòu)利用檔案資源，更不用說利用網(wǎng)絡(luò)打造檔案機(jī)構(gòu)了。

三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案利用是存在著安全性的問題，使得網(wǎng)絡(luò)思維在檔案利用中進(jìn)一步受到限制。雖然網(wǎng)絡(luò)本身的開放性和共享性為檔案遠(yuǎn)程利用帶來了好處，但是同時(shí)也由于其開放性和共享性給電子檔案管理過程中帶來嚴(yán)重的信息安全方面的威脅。尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案開放利用過程中的信息安全面臨的問題尤為突出。由于安全技術(shù)是在對(duì)抗中不斷發(fā)展起來的技術(shù)，安全問題的不斷出現(xiàn)推動(dòng)安全技術(shù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全本身就存在嚴(yán)重的滯后性，這種滯后性也帶來了很大的安全隱患問題。另外，還存在著安全管理的滯后性。如在項(xiàng)目審核中任何的私心都是要不得的，是摧毀你的開始，也是毀掉公司前程的開始。

第三是優(yōu)良的作業(yè)質(zhì)量。作業(yè)質(zhì)量是展現(xiàn)態(tài)度、素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)、計(jì)算規(guī)則、協(xié)調(diào)管理的綜合窗口，是公司的門面，你們的門面。為達(dá)作業(yè)質(zhì)量?jī)?yōu)良，公司的每一員都要掌握豐富的專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)包括很多,如施工工序、計(jì)算規(guī)則、責(zé)任劃分、清單定額、法律法規(guī)、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。符合規(guī)定是工程審核的基線。工程審核的意義是客觀真實(shí)，合法合規(guī)，符合風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)原則。不刻意壓低審核價(jià)，追求利益，也不喪失原則，人為放水，造成投資人損失。審核中的每一步，每一個(gè)定額，每一個(gè)數(shù)字都要有理有據(jù)，清晰明了，客觀真實(shí)。

第四是科學(xué)管理。科學(xué)管理要求我們建立一個(gè)符合公司客觀實(shí)際，溝通管理順暢，運(yùn)行高效，人盡其責(zé)的組織管理系統(tǒng)。根據(jù)我們的實(shí)際，造價(jià)部建2個(gè)組，招標(biāo)部1個(gè)組，任命2名組長(zhǎng)，2名部長(zhǎng)，二級(jí)復(fù)核由組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，三級(jí)復(fù)核由部長(zhǎng)負(fù)責(zé)，根據(jù)復(fù)核情況對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)罰。這很好理解，審核問題多，你沒有很好履職，少收入甚至不收入都是合理的，因?yàn)槟愕倪^錯(cuò)會(huì)讓公司信譽(yù)受損，不能指望一個(gè)漏洞百出的審核報(bào)告還能拿到提成，這樣就是對(duì)認(rèn)真負(fù)責(zé)人員的不公。三級(jí)復(fù)核是公司為預(yù)防成果文件重大錯(cuò)誤設(shè)立的三道防線。一級(jí)復(fù)核要盡職，運(yùn)用掌握的知識(shí)相互印證，把成果文件差錯(cuò)降到最低。班組符合主要從大線條復(fù)核，如定額有沒有錯(cuò)用，大項(xiàng)計(jì)算有無錯(cuò)誤，費(fèi)用文件運(yùn)用是否正確等。公司級(jí)復(fù)核以地區(qū)單位含量控制大面，如單位鋼材含量、混凝土含量，安裝費(fèi)用，主流設(shè)計(jì)院差異等。

有了以上四方面的有機(jī)組合，我們的團(tuán)體一定會(huì)運(yùn)行高效，成果文件質(zhì)量?jī)?yōu)良，社會(huì)認(rèn)可度高，公司信譽(yù)好。有了這些，就會(huì)有公司的未來，會(huì)有各位的未來。