試論文書檔案的科學化管理

文/重慶市涪陵區婦幼保健院 盧曉東 楊淼

一、文書檔案的科學化管理方法

（一）文檔的一體化管理。一直以來，文書的處理與檔案的管理一直屬于不同的管理部門負責，對檔案的管理只能由檔案部門來執行，因文書的處理與檔案的管理分開管理，屬于不同的部門和不同的工，所以非常容易導致檔案管理出現錯誤，文書檔案管理的效率就會受到影響，進而檔案信息的服務功能就會降低。隨著社會的進步，文檔的一體化管理成為一種新型的管理模式替代傳統式的管理，這種新型的管理模式主要是把傳統的管理模式中的文件處理與檔案管理的分開管理結合在一起，形成一個整體，來對文書檔案進行管理。文檔的一體化科學化的管理模式，就是把公文處理與檔案合二為一歸為文書檔案，使得文書檔案能夠得到科學有效的控制管理。

（二）關于文書檔案的信息服務觀念。現在中國檔案信息的利用和傳播，主要面臨著市場經濟與信息社會雙重的夾擊，我們的檔案部門一定要解放思想、更新觀念，要加強檔案信息的開發和利用。現在的社會公眾，不再僅僅依靠檔案管理部門來提供傳統性檔案就可以滿足其實際需要了，要在廣闊的范圍內、更高的程度上來實現檔案資源社會共享。因此，我們在提高檔案的管理水平和利用現代化的科學技術進行管理的同時，一定要根據現代的文書檔案信息的服務現狀，對影響文書檔案的利用和信息共享的一些因素進行探索，進而來尋求一些解決的方案，建立新型的文書檔案的科學化管理模式，促進文書檔案的資源共享。

（三）利用現代化的科學技術來管理文書檔案。近年來，隨著科學技術的不斷發展，現代化的計算機網絡技術也越來越多地運用在人們的工作生活中，促使文書檔案的管理模式從傳統的手工操作向現代化的計算機網絡操作發展。現在文書檔案存儲方式也有了根本的變化，從以前的紙質形式轉變為電子信息管理形式。其文書的運行、儲存、傳輸等所有的環節都與辦公自動化相連接，可以系統地對文件進行起草修改、刪減檢索、打印登記以及統計等，這一系列的工作都可以用計算機來進行處理。由于傳統的紙質檔案整理工作比較繁瑣，而且勞動強度比較大，運用計算機來整理文件會事半功倍。既可以發揮計算機的管理優勢，并且還減輕了文書檔案工作人員的勞動量，進而促進了文書檔案管理工作。

（四）提高文書檔案管理工作人員的職業素質。我國現在的文書檔案管理隊伍有一個普遍的問題就是工作人員的知識結構比較陳舊，現代化的管理人員與計算機網絡技術的管理專業人才非常缺乏。現代化文書檔案的管理工作一定要有熟悉專業知識的工作人員，同時也需要熟悉計算機網絡技術的人才和管理人才。文書檔案管理工作中的服務對象非常重要，有非常強的專業性，因此，從事文書檔案的工作人員不僅要有專業的知識，還要有非常強的檔案管理技術和職業素質，來保證文書檔案的精準。我們對文書檔案管理工作人員有以下兩點要求：一是要加強文書檔案工作人員的職業素質教育，強化其責任意識與服務意識，使得文書檔案的工作人員主動性得以加強。二是要加強對服務對象的宣傳力度，提高服務使用者的意識，切實做好文書檔案的使用效果信息的反饋工作。

二、文書檔案科學化管理的優點

（一）文件和文字信息可以實現充分地共享。在傳統的手工操作文書檔案管理中，有些單位無法做到數據信息的共享，就會使得許多信息閑置放在文件柜里面，這樣不僅僅對資金與資源造成浪費，對文件與信息的查找也非常困難。計算機網絡技術的發展，使得文書檔案信息與其他的信息系統進行互聯，提高了文書檔案的利用，通過計算機網絡服務還能夠了解到其他文書檔案工作部門的情況、工作重點以及文書檔案管理的動態信息。

（二）電子文件容易儲存，有非常強的穩定性。近年來，隨著電子技術的不斷發展，要根據文書檔案的不同需要，來選擇不一樣的電子載體，這些電子載體普遍的特點就是存讀比較方便快捷，比較容易傳遞，并且儲存的時間比較長，不容易受到外部環境的影響，也不容易損壞，有著很強的穩定性。

（三）提高文件的傳遞速度。在傳統的工作中，工作人員私存文件與文件傳遞的過程中經常發生丟失的情況，文件的傳送時間與距離長短有關。文件也有可能因為其他的原因造成丟失與延誤，給檔案工作人員的歸檔與其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而計算機網絡技術的運用，我們可以通過計算機網絡直接傳遞文件，文件傳遞工作的及時性與安全性得到了大大的提高。

[1]張曉敏.檔案管理工作科學化的新趨向[J].西安檔案,2014,10(12):98～103.

[2]祝明學.淺析文書檔案實行全面質量管理[J].科技情報開發與經濟,2013,7(10):35～41.