探析衛生監督機構人事檔案管理存在的問題和對策

文/泰安市衛生局衛生監督所　孟祥博

探析衛生監督機構人事檔案管理存在的問題和對策

文/泰安市衛生局衛生監督所孟祥博

【摘要】衛生監督機構人事管理不到位直接可以影響優秀人才招聘選拔，同時也為即將踏上工作或踏上工作崗位的個人帶來諸多難以申述的困擾。主要體現在人事管理的觀念意識薄弱，制度功能不夠完善，檔案管理人員自身要求過低，用于檔案管理的計算機技術不夠先進，對外公開透明度不夠等主要問題。本文將探討解決問題的措施和方法。

【關鍵詞】人事檔案管理；存在問題；對策

縱觀我國當前國情，人口數量眾多等問題，衛生監督機構檔案管理已然成為當前要務實客觀處理的必然工作。從人事檔案的意義上講，可以概括性的將個人履歷、所得獎項、社會經驗等作為信用業務辦理、職稱晉升的依據。人事檔案也作為歷史資料成為個人能力與事跡部分評判標準，尤其對于想往事業單位帶編制等情況發展的人將成為面試時一塊重要的“敲門磚”，為以后事業快速發展提供更為廣闊光明的成功前景。

一、人事檔案管理現存問題

（一）人事管理觀念意識薄弱。當進行人事檔案管理工作時，人們習慣主觀上認為只是一種檔案的集中保管并在需要調轉接收時才需要整理發放，不需要在檔案管理加以足夠的重視。在人們的常規觀念中，首先將檔案管理限定為瑣碎、繁多無技術性的工作，不能提升管理人員自身經驗與能力。與此同時，檔案管理有關部門領導對管理人員要求也無苛刻標準，導致檔案管理出現漏洞缺失時無法及時解決問題，嚴重影響人事檔案管理工作順利進展，同時，也間接的阻滯了整個檔案管理機構的發展。

（二）人事檔案管理制度及功能不夠完善。首先，人事管理制度沒有隨著社會飛速發展而得到完善，人事檔案的流動性不夠強，只限定某人才市場與特定檔案管理機構，導致外地學者、工作者等不能方便及時將檔案調轉。這可能引發在發配過程中，檔案“不翼而飛”的情況，甚者檔案永久丟失無法找回。其次，人事檔案管理相對應的功能不能滿足現今數量眾多的檔案系統規范性管理。很多檔案管理機構并沒有標準統一的計算機數據系統進行管理，無法及時進行數據備份更新等操作。這一系列問題為檔案的合理存放，寄存等帶來困擾，也使得工作人員無法利用有效有用資源完善管理檔案。

（三）人事檔案管理人員自身要求過低。檔案管理系統不夠完善，工作流程與注意事項得不到領導重視督促，檔案管理重要性與必要性在員工入職時沒有開展強化意識會議，導致人事檔案管理人員在最初進行檔案管理工作時未能給予足夠的行業重視。在實際工作中，可能由于重視關注度不夠，沒有全身心投入本職工作，從而不熟悉整個業務辦理，不能緊湊熟練的獨立完成整個工作的操作步驟與流程。從事檔案管理工作者，能力認可度不高，晉升空間相對較少，勞動薪酬也不高，也可間接影響工作人員的工作積極性，銼削工作人員學習斗志，整個自身崗位要求也在這種難以發展的氛圍中降低。

（四）基于計算機現代技術的檔案管理應用不夠。21世紀計算機快速發展為人類生活帶來翻天覆地的影響，簡易了工作的操作，方便快速的實現信息收集與傳播，節省了人們在繁瑣不重要的步驟中浪費的時間。但基于計算機技術的檔案管理軟件功能未能得到更完善的開發，有些操作步驟還需要人工重復進行，檔案管理庫未能完善，大大浪費了人力資源，同時帶來人工操作無可避免的隨機性信息錄入、轉調、輸出錯誤。

（五）檔案管理流程制度對外公開透明度不夠。檔案伴隨人一輩子，是人生路上展示自己的另一張臉，管理流程制度未能讓大多數得到了解，會造成給檔案辦理保管等帶來許多問題。當畢業生需要進行調檔處理，其中的流程并沒有一個公開統一的完整規章指導其如何辦理，導致未能及時進行報到等手續，造成檔案不能得到有關檔案管理部門保管。檔案一旦丟失，對今后事業發展造成巨大且難以跨越的障礙。

二、人事檔案管理問題解決對策

（一）提升管理意識。人事檔案加強管理，需要進一步強化檔案部門領導和工作人員認真篤實檔案工作的意識。領導作為下層工作人員的指導者，開積極開展有關于人事檔案合理管理的商討會，勒令人事檔案從業者需每年不少于48小時繼續教育指導，積極普及檔案管理知識，開展獎勵工作突出嚴謹工作者等。檔案管理工作者可在領導榜樣作用下，大大增長工作熱情，同時提高對工作的積極性和重視度，從而可更熟練更準確的處理完成一些檔案存儲，轉寄工作。在可信息交流的氛圍中，工作人員可相互傳授有關檔案管理經驗心得，讓信息流動達到最大化，從而對所從事的檔案管理工作更為熟練且游刃有余。

（二）檔案管理的信息化和體制化。檔案管理同時需要結合現代信息技術編譯一些優秀合理的檔案管理軟件程序，通過利用現代信息化的廣泛普及，優化簡化工作的繁瑣度。衛生監督機構人事檔案的流動性較大，需要大量數據錄入、輸出等重復操作，其中，很多信息可能冗余必要性不高，如有專門系統或軟件進行篩選優化，將大大降低勞動力，同時也可節省整個檔案處理時間。另一方面，利用計算機存儲器對檔案進行保存，可快速備份，安全系數高，檔案將不局限傳統紙質版保存，可通過光盤、磁帶、U盤、云盤等進行更為安全的存儲方式。這將帶動整個衛生監督機構人事檔案管理行業的生存發展。

三、結束語

現今，人事檔案管理仍存在一系列問題。要健全整個人事管理系統對策，需要醫療人事管理得到有關部門領導重視并強制加強管理，人事管理人員整體素質提高，加強資源合理利用與發揮，以全面優化管理體系和管理工作。

參考文獻：

[1]張靈均.新時期人事檔案工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江檔案,2010(4):60.

[2]曹光順.衛生監督機構人事檔案管理存在的問題和對策[J].科技創新導報,2014.10(4):15.