信息化背景下照片檔案的管理及利用

文/浙江蘭溪市公路管理段 周琴

信息化背景下照片檔案的管理及利用

文/浙江蘭溪市公路管理段 周琴

照片檔案的管理存在著數量少，質量不高、零散等問題，照片檔案沒有發揮其最大的作用，針對這些問題，應該充分利用信息化的技術，完善照片檔案的管理，使其彰顯出自身的優勢。

信息化；照片檔案；管理與利用

文書檔案是最普遍，也是被利用最廣泛的檔案管理方式，但隨著信息化社會的不斷發展，照片檔案也逐漸被人們所利用。照片檔案能夠形象客觀地反映歷史的原貌，對歷史是一種更為直觀的記錄。借助信息化，照片檔案的管理會更加地規范，其利用率也會有所提高。

一、信息化給照片檔案帶來的轉變

在信息技術并不發達的過去，照片檔案的發展速度是很緩慢的，技術上的制約也造成其利用率的低下。以前，照片檔案只限于記錄會議，對于一些文物古跡、歷史名城的特色記錄非常少。并且在照片的保存與管理上，也存在的很大的問題，照片底片在保管的時候要防塵、防霉，并且在放置的時候要豎著放，在防潮的同時要注意不能過于干燥，所以在保存的過程中要相當的仔細與小心。信息化的發展，完善了照片檔案在保存與管理上的不足，數碼相機與數字攝影的增多，與計算機設備的連接對于圖片的隨意處理上，包括剪裁、修飾、拼接等等都對照片檔案有了新的技術上的支持，尤其在圖片的保存上，強大的計算機技術能夠把照片檔案保存在硬盤或者是光盤上，這樣就能夠永久地把照片保存起來，必要時還應該對照片進行備份。信息化給照片檔案帶來的不僅僅是上述的幾點便利，還有在照片的修復上更是一項突破，計算機可以對受損的圖像進行修復，使它恢復到原來的樣子，在計算機上，進行照片檔案的利用，降低了照片檔案原件的利用率，保護了原件不被破環，延長了原件的使用壽命。

二、照片檔案的利與弊

照片檔案為重大事件的還原提供了最直觀的依據，在記錄歷史、名人傳記時，有了更細致的說明。照片檔案在管理時要把照片、文字說明以及底片三者統一起來，三者缺一不可，這三個要素是對照片檔案管理的關鍵，文字說明包括了事件、時間、地點、涉及到的人物、拍攝的背景以及攝影者等要素，其中攝影者往往被忽略，沒有進行文字上的記錄，這給日后的一些工作帶來了不便。在照片檔案的管理上，只有把這六要素記錄齊全，才能讓照片檔案發揮出應有的優勢。在信息化的支持下，照片檔案的優勢被擴大了。多種拍攝方式，隨時隨地能夠進行記錄，強大的存儲系統能夠儲存海量的照片，精密的圖像修復手段也降低了圖像因破損帶來的麻煩，在計算機上就能進行檔案的閱覽，更加便捷，提高了工作效率，也方便了廣大用戶。事物都是有兩面性的，有利就有弊，在信息化給照片檔案帶來的眾多好處的同時，也存在著弊端。計算機能夠對圖像進行修復，也就意味著它能夠對照片進行合成和造假。強大的技術手段帶來的不光是工作上的便利，也給一些不法分子可乘之機，借助信息化發展的電子檔案，在管理中一定要加強對照片真偽的辨別工作，在記錄中要杜絕合成照片、不實照片的使用，要保證照片檔案的真實性與可用性。在照片檔案的管理中，強大的電子存儲系統，雖然能夠對數量龐大的照片進行儲存，但是，常見的一些電腦病毒或者是電腦系統的癱瘓也會給記錄工作帶來一定的麻煩。電子記錄的照片檔案要定期的進行軟件的殺毒和系統的更新。最好的解決辦法是將傳統模式的照片檔案與電子化的相結合，傳統模式的照片檔案作為最終的查檔使用，進行良好的保管，只在電子檔案出現問題后進行利用，而平時對于客戶的使用，可以利用電子照片檔案，用戶可以在計算機上進行檔案的查看與利用，大大節省了用戶的時間，也為用戶提供了更加便利的查看手段，同時也加大了檔案管理的工作效率。

三、信息化背景下管理照片檔案的具體措施

信息化背景下的照片檔案管理應該實施具體可行的措施，讓照片檔案在實踐應用中發揮出自身的優勢。

（一）強化照片檔案的管理意識。照片檔案在信息化的推動下有了很大的發展，但是，在實際的應用中還是很少受到相關應用人員的重視，在這一點上，必須要加強照片檔案的宣傳工作，提高檔案管理者和應用者對于照片檔案重要性的認識。照片檔案對于記錄的事件有著重要的作用，是一種無形的資產，對于被記錄的事件能夠進行最直觀的還原，對歷史的研究以及信息的記錄都有著深刻的含義。

（二）加大投入照片檔案的相關設施。照片檔案在現代化的不斷發展中，對于硬件設施有了更進一步的要求，尤其在信息化的辦公環境中更應該加強相關的設備設施，包括計算機、打印機、碎紙機等基礎設施，完善的設備設施能夠更好地促進照片檔案的管理與利用，只有提高檔案管理的資源配置，才能更高效地進行檔案相關信息的錄入與收集，更有利于檔案系統的維護，提高照片檔案的工作效率。

（三）不斷加強照片檔案的編研工作。檔案的編制與研究工作是檔案管理的基礎性工作，相關的工作人員要根據當前社會的發展形勢與現代檔案的管理要求進行檔案的編制與研究，在不斷的實踐中加強照片檔案的管理，在利用信息化發展照片檔案的時候要規避它存在的弊端，把信息化的優勢最大限度地發揮出來，使照片檔案更加現代化。

四、照片檔案在信息化背景下的管理及利用

照片檔案在目前的檔案管理中起著重要的作用，但是在利用的過程中還是存在著很多問題，比如使用的人數不多、在照片檔案的電子化利用中還不夠完善、利用方法較單一、對照片檔案的宣傳力度不夠、檔案意識薄弱等等。在很多重大事件的實踐活動中，有很多照片檔案沒有及時進行整理和收集，有的散落在組織部門，有的還遺留在拍攝者的手中，這種薄弱的檔案意識會造成不可挽回的檔案損失。照片檔案在檔案管理當中，還沒能形成規范的管理制度，很多照片檔案在實際管理中放在各職能部門與個人手中進行保管，沒有進行統一歸檔，導致照片檔案在管理中沒有統一的管理規范。很多檔案管理部門在照片檔案的管理中還存在著很多漏洞，應該借助現代化的信息手段，把照片檔案進行細致的整理與歸納，制定詳細的保管制度，在使用者借出使用后要及時進行收回，防止照片檔案的遺失。

信息化的不斷發展促使照片檔案在管理中不斷向制度化與規范化方向前進，對于照片檔案的創新也應該向實際發展中的檔案管理新模式靠攏。說到信息化不得不提的就是發展迅速的電腦科技與攝影技術，這對于照片檔案的管理起到了非常重要的作用。先進的攝影技術帶給照片檔案的是便利快捷的攝影方式，現在各種像素的相機層出不窮，不論是拍攝照片還是后期修圖都有著巨大的改變。原來的照片檔案受到了拍攝器材的限制，現在完全不用擔心。同時，擁有龐大存儲系統的計算機也為照片檔案的發展起到了關鍵的作用。計算機上還有相關的對于圖片的修改軟件，這為圖片的精細化提供了便利的條件。

照片檔案在進行時要做好收集、整理、鑒定的工作，同時也要做好有價值、有特色的照片檔案的征集工作，為檔案資源的開發與利用奠定良好的基礎。要積極利用信息化的優勢，做好照片檔案的現代化管理，要注重照片檔案信息實體的管理與開發利用工作，迎合不同層次及不同方面的需求。在照片檔案的管理工作中，要找出管理規律，研究利用者的需求及利用后的狀況，對利用者做出的反饋進行及時的處理與記錄。用戶是檔案信息傳播過程中最重要的組成部分，檔案信息的價值最終也是在用戶身上體現與完成。在用戶的反饋中改進檔案的管理工作，讓照片檔案管理更加便利，從而吸引更多的用戶使用。

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