淺析新形勢下的檔案管理工作

文/湘潭縣人民醫院 陳孜孜

隨著經濟科學的飛速發展，檔案的改革工作也在不斷地深化，如何面對形勢下的檔案工作，面對機遇和挑戰的并存，如何把握現在，如何適應潮流，這是每一個檔案管理工作者的時代命題。除此之外，還要思考很多現實性的問題。什么是檔案？它不僅只是一份原始的資料，用國際檔案理事會的定義可能會更加的符合新的世界形式：檔案是構成國家信息資源的基本要素和重要部分。伴隨著信息時代的來臨，一場巨大的變革已經到來，我們要在保障檔案的準確性、完整性和快捷性同時，開拓思路，勇于創新和實踐，為新時期的檔案改革發展之路奠定堅實的基礎。

一、新形勢下檔案管理工作的現狀及問題

隨著經濟社會的飛速發展，檔案工作的重要性愈發的明顯。如何保證檔案在國家建設中的重要作用，如何有力地推動中國特色的社會主要發展，必須要在發展的過程中看清自身的問題，找到自身的不足和缺陷。認真分析，可以看到當前我國的檔案管理有兩個大問題。第一是檔案管理體制建設不夠合理。一些地方的檔案管理人員年齡偏大，管理思想還停留在過去的計劃經濟時代，不能適應新時期的社會主義市場經濟發展；一些地方的檔案部門所配備的設備落后，無法跟上信息化、數字化的檔案發展；一些地方的檔案部門缺乏專業、專門的檔案管理人才，用其它專業或其它部門的進行管理，降低了檔案管理的質量和效率。第二是檔案信息公共享用狀況不客觀。檔案信息化建設是檔案建設和發展的重點，但是由于各個單位內所建立其的體制不同，導致了實際運作準則的不同，這種溝通的限制逐漸發展成了單一的個體，對于文件檔案信息資源的共享極為的不利，降低了檔案的使用效率。

二、新形勢下檔案管理工作的創新發展

（一）創新檔案管理工作方式。創新是發展的不竭動力。對于檔案管理工作的創新，必須依托網絡科技的發展，用數字化的檔案管理方式叩響檔案工作的發展跨越之門。對于紙質化檔案的管理方式，必須用數字化進行更替，從而提升檔案管理的效率和質量。要利用先進的科學技術方式健全檔案管理資源的科學配置，構建數字化的管理數據庫系統，對數據進行全面的總結和歸納。構建快速的搜索系統，方便檔案管理與服務。要構建內部和外部相連接的檔案管理網站系統，為外界提供檔案信息的下載與咨詢服務，做到檔案管理與服務的結合，真正和社會大眾站在一起。另外，也要重視保密檔案的管理工作方式的創新，建立起嚴格的保密制度和保密檔案管理流程，使檔案管理工作上升到一個新臺階。

（二）創新檔案管理工作制度。制度是創新的保障基礎，對于檔案管理工作的創新工作也是如此。當前，我國的檔案管理制度在一個不斷發展、不斷完善的階段，在這過程中，要用科學的發展眼光，確保檔案管理的有效性、簡潔性以及互通性。在這一基礎上，努力提升當前管理工作的整體水平和質量。伴隨著社會競爭壓力的不斷加大，檔案部門要考慮好經濟方面的問題，控制好資金的投入費用，科學配置人力、物力等資源，在保障質量的基礎上，用低投入換來高收益；要引入競爭機制，建立激勵機制，給人才充分發揮的平臺，給人才發揮的動力，實現人才的價值，激發起人才工作的積極性、主動性和創造性；要加強對人才的培訓，聘請專業的老師來授課，提高檔案管理人員對工作的認識，提升管理人員的能力和水平；要進行公開的招聘，吸引優秀的人才投入到檔案管理事業上，在人才的引進的基礎上淘汰一些管理觀念落后、工作不積極的員工，使檔案管理團隊的質量得到有效提升，匯集團隊的力量，為檔案管理事業的改革和發展貢獻出自己的一份力量。

（三）創新檔案服務工作模式。管理和服務是對立統一的，管理離開了服務便不能體現檔案工作的人性化，所以研究檔案管理問題就必須跟檔案服務聯系在一起。但是，目前檔案服務模式還不完善，有很多明顯的問題都沒有解決，而要解決好服務模式的問題，就必須要樹立人才為本的理念，充分發揮檔案管理工作的自身意義。對于檔案用戶的要求要深入的分析，對檔案用戶的類型群體進行全面的研究，構建用戶資料檔案，以此來創新服務模式。要制定開放的檔案目錄，專題目錄，及時的刊發，讓用戶及時地得到自己所需的檔案資料。總之要在服務模式的創新過程中，始終堅持以人為本，積極主動地服務用戶，使檔案管理工作煥然一新、煥發生機。

三、總結

綜上所述，新形勢下的檔案管理必須將創新融入其中，必須認識到問題存在的嚴峻性。當前，許多的檔案管理人員還處在一種過去的工作思維模式當中，而要突破這樣模式，就必須要勇于面對挑戰，將挑戰變為改革發展中的機遇，提升自身的檔案管理水平，樹立起以人為本的檔案管理理念，在保障檔案的完整性、準確性和快捷性的同時，為檔案管理服務的創新發展做出更大的貢獻。

[1]門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創業月刊,2010(8).

[2]王麗.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技信息,2010(23).