探討醫院人事檔案資源的信息化管理分析

李華

【摘 要】醫院人事檔案資源管理是醫院管理的一個重要方面，伴隨著計算機技術和信息技術的發展，很多醫院的人事檔案資源管理已經開始步入信息化管理階段，這種信息化管理相比于傳統的人事檔案管理具有非常明顯的優越性。本文首先闡述了人事檔案信息化管理的優勢，繼而分析了應用人事檔案信息化管理所需要注意的幾點要求。

【關鍵詞】醫院人事檔案;信息化管理;優勢，措施;應用

隨著醫院人事制度和醫療體系的不斷改革和完善，醫院的人事檔案資源管理工作在醫院的日常管理工作中變得越來越重要。醫院的管理日益科學化和規范化，各級醫院對人事檔案資源的管理工作也越來越重視，隨著醫院信息化平臺建設的普及，如何將人事檔案資源進行信息化管理，從而提高檔案管理的準確性和工作效率，是醫院領導者和人事檔案管理者所必須重視的問題。

一、醫院人事檔案資源信息化管理的優勢

（一）提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率

傳統的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個過程中由于需要手寫錄入或者紙質的文件錄入，往往會出現一些錯誤，影響了人事檔案資源的準確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計算機信息平臺系統錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來;另一方面，由于信息平臺系統對所錄入的信息具有一定的識別性和糾錯性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。

（二）有利于方便準確查找人事檔案信息

傳統的醫院人事檔案資源管理模式，往往會因為檢索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導致無法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現明知道存有檔案信息卻無法找到的情況出現。而信息化平臺管理模式下，醫院人事檔案資源信息通過數據庫的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時可以迅速地完成對檔案的轉遞和查閱，便于醫院人員信息的查詢及統計，只需要在計算機信息平臺系統中輸入一些相關檔案信息或者關鍵字，就可以快速、準確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。

（三）有利于對人事檔案信息的管理和存儲

傳統的醫院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質檔案存儲，一方面要完整長期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時需要增添大量的各種設備，消耗大量的人力物力財力;另一方面要想長期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質檔案發生霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞等。而采取計算機信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤、光盤或者硬盤上即可，不但大大節省了各種資源，而且可以長期完整的保存，保存過程中信息資料不會發生任何的變化。

（四）有利于醫院信息化整體平臺的建設

醫院人事檔案資源管理信息化建設是醫院整體信息化平臺建設的一個重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫院的每個部門和科室，因此，在建設過程中不但需要醫院檔案管理人員的努力工作，同時還需要每個部門、每個科室的參與，從而形成一個檔案資源共享、規范化一體化的管理機制。這中管理機制非常有利于醫院整體信息化、智能化平臺的建設，為其提供了一定的引導模式和榜樣建設。

二、醫院人事檔案資源信息化管理

建設的措施

（一）強化領導意識，加大資金支持

醫院各級領導要對人事檔案資源信息化建設有一個明確和深刻的意識，在建設過程中要給予大力的支持。同時，醫院人事檔案資源信息化建設需要大量的資金來保障，各級領導要充分認識到這一點并且創造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設順利地開展。

（二）建立高素質的人事檔案管理隊伍

高素質的人事檔案管理人員有利于快速高效的實施人事檔案信息化管理工作，對檔案管理人員要定期不定期開展業務能力培訓和綜合素質提高，要培養一批既懂得計算機信息技術，又懂得檔案管理技術的復合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開展。

（三）采用科學合理的硬件系統和軟件系統

一套科學合理的硬件系統和對應的軟件系統對醫院人事檔案資源管理信息化建設具有決定性的意義。醫院要結合自身的發展特點和發展規劃，選取合適的軟硬件系統，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。

三、醫院人事檔案資源信息化管理的應用

醫院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應用：

（一）檔案信息的收集、轉換和保存

檔案信息的收集、轉換和保存工作是檔案信息化平臺建設的最基礎的工作，在這個過程中要注意以下幾點：一是在檔案信息收集的時候要保證其完整性，所有的檔案資料都應當具有連續性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉換的過程中，要擴充部分檔案資料，對有確實的部分進行完善和擴充;三是在保存檔案資料的時候要評估文件的保存價值，對沒有保存價值或者可利用價值的資料可進行刪除，防止資料混亂。

（二）定期對軟硬件系統進行防護和升級

醫院人事檔案資源信息化平臺建設中需要用到大量的硬件設施，這些硬件設施容易受到外界環境的干擾和影響，因此管理人員要定期對這些硬件設施進行檢測和維護，防止由于硬件設施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監測軟件系統的工作狀態和系統安全性，培養專門的軟件系統維護人員，對軟件進行定期的升級和維護，同時做好相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作，切實做好檔案信息化管理工作。

四、總結

醫院人事資源信息檔案管理工作由于其復雜性和特殊性，對醫院管理者來說具有重要的管理意義。因此何如盡快建立起現代化的信息管理平臺，運用先進的管理模式進行系統管理，是每個醫院檔案管理人員所需要注意的問題。

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