論溝通在現(xiàn)代圖書館管理中的意義

＝張力凡

遼寧省盤錦市遼河油田遼河石油職業(yè)技術學院 124010

論溝通在現(xiàn)代圖書館管理中的意義

＝張力凡

遼寧省盤錦市遼河油田遼河石油職業(yè)技術學院 124010

在剖析溝通內涵的基礎上,提出有效溝通的目的,分析了溝通在圖書館管理中的具體作用,并提出了溝通在提高圖書館管理效率中的對策和措施。

圖書館管理；信息溝通

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。現(xiàn)代圖書館技術日新月異，但在現(xiàn)實工作中，我們不得不承認，圖書館大量的日常基礎工作是枯燥、機械和重復的。要在這樣的環(huán)境中提高大家的工作積極性，穩(wěn)定圖書館隊伍，重要的是要創(chuàng)造員工與員工之間信息通暢、資源共享的和諧環(huán)境。因此，在“以人為本”的現(xiàn)代圖書館管理中，高度重視溝通機制的有效運用對于建立與現(xiàn)代化圖書館相適應的管理機制具有重要的意義。

1、溝通的內涵

切斯特·I.巴納德認為，溝通就是把組織中的成員聯(lián)系起來以實現(xiàn)共同目標的手段。確切地說，所謂溝通是指將某一信息從發(fā)送者傳遞給接收者，以期取得接收者作出相應反應效果的過程。溝通的三大要素包括：（1）要有一個明確的目標；（2）達成共同的協(xié)議；（3）溝通信息、思想和情感。

2、溝通的目的

在廣義上，加強溝通的目的就是要實現(xiàn)變革，即對有利于圖書館利益的活動方面加以影響。由于溝通把各項管理職能連成一體，所以它對圖書館各項管理職能的行使是必不可少的。特別是需要溝通來達到的目的有：(1)設置并傳播一個圖書館的目標；(2)制定實現(xiàn)目標的計劃；(3)以最有效果和效率的方式來配置圖書館的人力資源；(4)選拔、培養(yǎng)圖書館員工；(5)領導和激勵員工并營造一個想要做出貢獻的環(huán)境；(6)控制目標的實現(xiàn)等。

3、溝通在現(xiàn)代圖書館管理中的作用

3.1 提高工作效率，實現(xiàn)知識管理

知識經濟條件下，圖書館工作的目的就是要努力實現(xiàn)在新的信息技術環(huán)境下的知識傳播與利用，因此，圖書館工作的本質就是知識管理。網絡化環(huán)境為圖書館運用知識管理提供了機遇，但要把上述可能性轉化成現(xiàn)實性還必須重視并發(fā)揮溝通職能，進而提高工作效率，實現(xiàn)圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 協(xié)調組織成員行為，提高組織凝聚力

我國絕大多數(shù)圖書館采取直線型組織結構，信息橫向溝通不暢，容易造成各部門間、員工間互相推諉，導致團隊工作效率下降。同時，由于缺乏足夠的溝通，在圖書館的管理中還易造成員工之間發(fā)生沖突，由此破壞組織的凝聚力。因此，加強溝通，增強各成員間的對話和交流，對于工作的協(xié)調一致、改善相互之間的關系、營造良好的工作氛圍、提高組織凝聚力、樹立良好的社會形象，有著不可低估的重要作用。

3.3 使決策更加科學、合理、有效

科學決策是圖書館科學管理的重要組成部分，管理者決策正確與否，直接關系到圖書館的發(fā)展；任何組織的決策過程，都是把信息轉變?yōu)樾袆拥倪^程，因此，準確可靠而迅速地收集、處理、傳遞和使用信息是決策的基礎。上述分析表明獲取信息必須依賴溝通，若要實現(xiàn)信息資源的共享，更少不了溝通。因此，充分、良好的溝通是檢驗決策正確與否的基礎。

3.4 穩(wěn)定員工的思想情緒，統(tǒng)一組織行動

有效的溝通,使員工能盡快地熟悉他們的工作環(huán)境，使他們感到工作生活有安全感，從而使員工在物質上、精神上感到滿意，這樣一來他們的工作就會有效率，就愿意留在這一輕松愉快的工作之中，就容易統(tǒng)一組織的行動，并通過團隊隊員共同的、有效率的工作創(chuàng)造更大的成績。

4、促進圖書館有效溝通的策略

在溝通的每一個階段都可能存在障礙，發(fā)生溝通斷裂。同時，上述分析已表明了溝通在圖書館管理中具有舉足輕重的作用。因此，要提高圖書館管理績效，就必須提高圖書館溝通的效率，采取適當方法消除溝通過程所存在的障礙。

4.1 全面的溝通檢查

提高圖書館溝通效率，首先是要進行溝通檢查，并把檢查中發(fā)現(xiàn)的結果作為圖書館組織變革與制度變革的基礎。溝通檢查是檢查溝通活動的一種方法，它把溝通看成是實現(xiàn)圖書館組織目標的一種手段，而不是為溝通而溝通。只有對溝通活動全面檢查，才能找準阻礙提高圖書館溝通效率的原因，從而為提高圖書館溝通提供可靠的決策依據。

4.2 構建正式溝通渠道體系

為了實現(xiàn)圖書館組織的溝通目標，關鍵在于構建穩(wěn)定合理的正式溝通渠道網絡體系，明確各種渠道的功能，使其始終通暢無阻，讓每一部門、每一員工都能在正式渠道上獲取信息，使其知道該從何處獲取信息，該知道些什么，該傳遞些什么，以保持信息暢通，減少噪音感染而干擾工作正常進行。

4.3 發(fā)揮非正式溝通渠道作用

正式溝通渠道是組織管理中溝通的主要渠道，具有連續(xù)性、穩(wěn)定性、約束力強等特征，但溝通路線比較固定，溝通速度較慢，信息失真程度較高。而非正式溝通渠道不僅能夠真實地表露和反映人們的思想、動機，而且往往能提供正式溝通難以獲得的信息。同時，非正式溝通渠道還有溝通形式不拘、直接明了、速度快、鞏固人際關系等正式渠道無法比擬的長處。因此，要提高圖書館溝通的效果和效率，就必須發(fā)揮非正式溝通渠道的作用，并使正式溝通與非正式溝通相互補充、相互促進，從而真正解決信息溝通過程中可能發(fā)生的障礙和斷裂。

4.4 掌握溝通技巧，提升溝通檔次

提高圖書館溝通績效一個很重要的途徑在于對溝通技巧的掌握，有意識地培養(yǎng)和鍛煉自己的表達能力和調控溝通環(huán)境的能力，對提高溝通水平是必要的。我們通常要掌握和運用以下溝通技巧：(1)提高表達能力，增加信息的準確性；(2)注意面部表情、動作、態(tài)度等非語言的運用，以達到在情感、人格上的平等交流；(3)聆聽是理解的關鍵，對于溝通者的信息要付出時間、同情、共鳴和全神貫注。

[1]哈羅德?孔茨,海因茨?韋里克.管理學(第10版).北京:經濟科學出版社,1998.

[2]楊文士,張雁.管理學原理.北京:中國人民大學出版社,2000.

[3]吳照云.管理學原理(第3版).北京:經濟管理出版社,2001.

[4]蘇勇,羅殿軍.管理溝通.上海:復旦大學出版社,1999.

[5]賈曉東.圖書館信息不對稱研究.情報雜志,2002(4).