淺談企業檔案業務外包存在問題及對策

胡劍蘭

天津市南港工業區開發有限公司

淺談企業檔案業務外包存在問題及對策

胡劍蘭

天津市南港工業區開發有限公司

企業檔案業務外包能夠有效彌補企業檔案管理工作的不足,越來越多的企業引入了這種服務外包方式。本文從檔案業務外包存在的問題入手，總結檔案業務外包存在的風險，并探討了防范風險的措施。

檔案;外包業務

越來越多的企業管理者，已經充分認識到檔案管理工作在企業生存發展中具有的基礎性作用和保護企業知識產權的重要性。隨著檔案受重視程度提高,檔案及其相關業務也呈增長趨勢，越來越多的企業選擇將檔案及相關業務進行外包,利用企業所不具備的檔案專業技術和特定的資源,準確把握檔案管理技術的發展趨勢,提供高質量的檔案管理服務。同時在一定程度上解決企業對檔案專業管理人才的需求,借助外部人力資源來滿足企業不斷變化的需要，從而增加企業人力資源配置的靈活性。雖然檔案業務外包這種經營管理形式已經被很多企業所采用,但是隨著業務外包范圍逐步擴大，我們有必要對檔案業務外包的問題及風險進行分析。

一、引入企業檔案業務外包存在的問題

1、檔案業務外包行業標準建設滯后，缺乏市場監管機制。

近年來國家層面先后出臺了一系列支持服務外包產業發展的政策文件，但是尚未出臺專門針對檔案管理服務外包的法律、法規及相關標準。企業與檔案外包機構之間在服務內容、服務質量、服務標準、服務價格等方面均缺乏詳細的規定，導致在檔案業務外包過程中出現諸如偷工減料、整理不規范、編目不科學、查找不方便、保管措施不力等各種質量問題，同時還容易導致安全漏洞。其次，外包業務過程中的監管缺失。在企業檔案管理業務外包過程中，檔案行政管理部門缺乏健全有效的監督機制，對外包機構作缺乏適當的管理和約束，喪失對外包業務的質量、進程和結果的把握控制，在雙方合作關系中處于被動地位。

2.檔案外包機構的業務能力和管理水平有待提高。

(1)部分檔案外包機構為民營企業，家族式管理，規模小，服務水平不高，綜合實力不強。企業檔案外包多以數字化處理、文件整理與鑒定等業務為主，業務單一，沒有獨立研發的檔案管理系統軟件，檔案信息開發利用服務能力不高，從業人員素質不高，流動性大，在服務方式、特點、業務范圍上沒有自身特色，雜而不專。

(2)檔案外包機構專業人才問題。檔案外包機構中的從業隊伍整體專業素質不高、能力不強等問題制約了我國檔案業務外包的發展。一些檔案外包機構中具體從事檔案業務的人員大多只有高中學歷，相當一部分是臨時工，經過短期培訓、甚至是沒有經過培訓就直接上崗，許多人不具備從業資格。由于缺乏專業知識，這些人員在從事檔案業務時往往會出現諸如歸檔范圍把握不準，保管期限劃分不準確、文件排列編號不規范、目錄錄入不符合要求等問題。由于檔案外包機構的從業人員專業素質無法得到保證，嚴重影響了檔案業務外包服務的質量與成效。

3.外包檔案安全問題

企業將檔案交由檔案外包機構整理，檔案外包機構檔案管理人員要對檔案文件內容進行必要的了解，特別是在檔案數字化錄入階段，錄入人員能夠接觸到每一份具體的檔案文件，這就使被整理的檔案文件變得毫無秘密可言。而當前我國檔案外包業務法律制度不完善，一些檔案外包機構具體從事檔案整理的人員道德素質不高，保密意識不強，加之企業未采取相應措施加以監督，即有可能泄露檔案信息的內容，從而給企業檔案信息安全帶來威脅。

二、企業引入檔案業務外包需采取的措施

1.選擇有相應資質的檔案業務外包機構。企業在引入檔案業務外包管理模式時，首先要選擇具有相應的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數字化等資質的機構，尤其要審核檔案業務外包機構從業人員的資質條件，如規定從業人員均需持有檔案行政管理部門頒發的從業資格證書，不少于一名取得檔案中級職稱等。

2.明確檔案業務外包機構的業務操作程序和服務質量。

檔案業務外包機構要制定與完善相關標準和制度，如檔案業務外包驗收標準、檔案文件登記備份數據存儲管理規范、電子文件登記備份工作規定、檔案文件掃描操作規程等，向企業提供詳細的業務操作說明，對提供服務的內容、程序、質量進行控制，同時企業要對檔案業務外包機構執行情況進行指導與監督，出現問題及時溝通，達成共識。企業要對檔案業務外包進行評估，可組織召開專家評審會議，對檔案業務外包機構完成的項目進行驗收，依照雙方的合同約定和共同認可的各項標準進行檢測和評估，審查合同履行情況，及時查出漏洞并彌補糾正。

3、檔案業務外包活動要加強安全管理。必須高度重視檔案信息的保密工作，切實避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。一是企業應對檔案業務外包范圍進行明確，對哪些業務可以外包，哪些業務不能外包劃定一個明確的范圍。二是要與檔案業務外包機構簽署保密協議，在協議條款中，要嚴格規定檔案業務操作人員不得損壞檔案原件；不得隨意破壞檔案載體的完整性；不得泄露檔案信息的內容等，一旦違反，企業有權追究承包方的相關責任，包括經濟責任及至法律責任。

企業檔案業務外包的興起有其歷史必然性，企業借助外包公司的力量能彌補其檔案管理能力的不足，提升檔案管理水平，降低管理成本，促進檔案信息化建設。但是企業檔案業務外包并不意味著企業對檔案工作不管不問，只有通過事前制定對應的措施，科學防范，才能有效消除風險，從而充分利用檔案業務外包來輔助企業檔案管理。相信隨著相關法律法規的完善以及行業的發展成熟，檔案業務外包服務將在企業的檔案管理中發揮越來越大的作用。

[1]李梅,張小峰.企業檔案外包服務分先分析.中國檔案,2014.11

[2]劉俊.企業檔案外包服務及其安全風險防范的實踐與探討.數字與縮微影像,2015.1

[3]杜小汀.淺析我國企業檔案管理外包業務.蘭臺世界,2014.06

胡劍蘭，1980年生于新疆博樂，女，工程師，天津市南港工業區開發有限公司。