淺析醫(yī)院人事檔案管理問題及解決對策

付靈運

在醫(yī)院發(fā)展的過程中，人事檔案管理功不可沒。所謂醫(yī)院人事檔案是指專門記錄醫(yī)療人員在醫(yī)療及科研過程中的思想品德、工作業(yè)績、工作能力等重要信息的文字材料。而醫(yī)院人事檔案管理是指根據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略及經(jīng)營規(guī)劃，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的發(fā)展變化，與醫(yī)院人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃保持一致，共同為醫(yī)院更好更快發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)理性決策，高素質(zhì)醫(yī)療人才的引進(jìn)與選拔提供重要的數(shù)據(jù)支持。由此可見，加強醫(yī)院人事檔案管理是實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

一、加強醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1、有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，組織考察干部的綜合能力時，僅僅評判干部現(xiàn)在的表現(xiàn)，是無法判斷出干部的能力，此時還得觀察干部的以往經(jīng)歷，從工作經(jīng)歷中得出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此，加強醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2、有助于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的人事決策。

人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關(guān)問題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動的主觀性。

3、有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。

人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在醫(yī)院人才引進(jìn)方面發(fā)揮著不可替代的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后，及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠(yuǎn)來看不但沒有節(jié)省成本，而且還增加了成本，甚至造成人才的嚴(yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題

醫(yī)院之間的競爭根本上取決于人力資源的競爭。優(yōu)秀的醫(yī)療人員的引進(jìn)對促動醫(yī)院的快速發(fā)展具有重要意義。醫(yī)療人才的流動越來越開放，對人事檔案管理提出了更高要求，檔案管理人員的能力亟待提升，人事檔案管理制度有待完善，人事檔案信息化管理手段落后。

（一）領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理不重視。

由于醫(yī)院主要以業(yè)務(wù)創(chuàng)收為主，而檔案并不能直接帶來經(jīng)濟收益，同時因缺乏某些主客觀條件，使得檔案的價值沒有體現(xiàn)出來，領(lǐng)導(dǎo)也體會不到檔案的真正價值，片面認(rèn)為檔案只是一堆文字材料，一定不如其他的業(yè)務(wù)工作重要。為此，醫(yī)院不愿意投資檔案管理，致使檔案管理手段落后，處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)，難以真正的為醫(yī)院工作服務(wù)，并適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的需要。

（二）人事檔案管理秩序不夠規(guī)范。

人事檔案管理是一項專業(yè)性和保密性很強的管理活動，其需要有專門的人事檔案管理人員進(jìn)行管理。然而，很多醫(yī)院的人事檔案管理都是由醫(yī)院相關(guān)人員兼管，這使得很多人事檔案都沒有得到有效的分類與歸檔，管理秩序混亂，甚至出現(xiàn)“有人無檔”和“有檔無人”的亂象，使得部分醫(yī)療人員的職稱評定和工資調(diào)整等存在困難。

（三）缺乏信息化的檔案管理手段。

人事檔案管理具有很強的專業(yè)性，在于需專業(yè)的人事檔案人員進(jìn)行管理，需要具備專門的檔案知識與技能，需配備專門的檔案管理室及現(xiàn)代化的管理手段。然而，很多醫(yī)院缺乏專門的檔案管理人員，及現(xiàn)代化的檔案管理手段，很多檔案材料的收集、整理、編目、歸檔、檢索和修改等都是通過手工錄入完成的。

三、醫(yī)院人事檔案管理問題的解決對策

針對人事檔案管理存在的如上問題，本文提出了針對性的解決對策：

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識人事檔案的作用，將人事檔案管理與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一納入到醫(yī)院財政扶持的清單，加快引進(jìn)專門的人事檔案管理人員，購買并配備專門的人事檔案管理軟件，設(shè)置專門的人事檔案管理室，起草專門的人事檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理的各項規(guī)定，充分發(fā)揮人事檔案對人才引進(jìn)的功用。

（二）不斷健全人事檔案管理制度。

規(guī)范的人事檔案管理制度是保障人事檔案管理工作順利開展的重要條件。人才流動作為社會發(fā)展的一大趨勢，人事檔案管理制度也應(yīng)順應(yīng)這一變革要求。一方面，建立醫(yī)院人事檔案代理制度，由專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和社會化。另一方面，要健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，共享資源及信息，逐步理順和疏通醫(yī)院人事檔案材料的收集、登記和鑒定渠道，從而提升醫(yī)院人事檔案的價值，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）引進(jìn)信息化的檔案管理手段。

人事檔案的信息化建設(shè)體現(xiàn)在人事檔案的數(shù)據(jù)收集整理、人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、人事檔案安全化管理等方面。人事檔案數(shù)據(jù)收集要確保錄入系統(tǒng)前的準(zhǔn)確無誤，對不同形式的檔案分類錄入系統(tǒng)，紙質(zhì)的檔案要利用收集整編系統(tǒng)手工錄入，對電子光盤或其他存儲介質(zhì)的數(shù)據(jù)，要利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能軟件轉(zhuǎn)換進(jìn)系統(tǒng)。人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計要按照日常人事檔案的主要工作流程來設(shè)計，比如要設(shè)置有檔案的收集、借閱、歸還和操作等功能模塊的設(shè)計。人事檔案的安全化管理要考慮檔案密級的設(shè)計與管理，普通級別的目錄及檔案資料對所有人開放，秘密級別的目錄對所有人開放，檔案資料只對本人開放。機密級別的目錄對本人開放，但其檔案資料則不對本人開放。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院辦公室）