淺談社會保險檔案管理的問題與對策

杜艷艷

社會保險檔案主要是指養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險在參保過程中形成的檔案，它是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。社會保險業務檔案管理是指保險的相關部門對社會保險業務檔案進行歸納、總結、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等一系列工作的過程。隨著社會保障制度改革的深化，如何做好社會保險檔案工作，已經成為一項重要任務。

一、加強社會保險檔案管理的重要意義

（一）加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。檔案的管理，主要包括相關資料的收集、整理、歸檔和利用，由此產生的統計數據，既是反映社保事業發展的寶貴資料和重要的歷史憑證，又可以為決策者的科學決策提供及時準確的服務，如此龐大的社會保障系統工程，若無完整準確的資料記載，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）加強社會保險的檔案管理。完善覆蓋城鄉居民社會保障體系的支撐條件隨著社會保障事業的全面發展，社會保險覆蓋面不斷擴大，社保業務檔案資料不斷增加，社會保障將逐步覆蓋全體人群，由此產生的業務檔案資料數量將更加龐大。如果不對這些原始的數據資料加以歸類整理，確保其完整準確，整個社會保障工作就會失去數據支撐，社保體系的完善就只能是空中樓閣。

（三）加強社會保險的檔案管理，是保障參保人合法利益的重要體現。社保檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保者享受相應待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。社保檔案管理的好壞，檔案資料的安全完整與否，直接關系到千百萬人的切身利益。因此必須花更多氣力，重視和加強對社保檔案的管理。

二、目前社會保險檔案管理的現狀

（一）社會保險檔案重視程度不夠

1、領導對檔案工作不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況在各地普遍存在。

2、沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。

3、檔案意識淡漠，部分業務人員也存在概念不清，認識度不高的問題。

（二）社會保險檔案多頭管理

社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，牽扯到多個職能部門，在缺乏統一的協調機制下，檔案在事實上形成了多頭管理的問題。再加之各部門之間信息溝通困難，一個人的社會保險資料分別保存在不同的機構，而且管理方法各異，沒有一個檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案信息，提供高效優質的服務也就無從談起。

（三）專業社會保險檔案的管理標準和規范缺位

社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。雖然各地在積極探索社保檔案管理的路徑和方法，并形成了一些好的做法和經驗，但由于缺乏全國層面的社保業務檔案管理規定，致使各地在業務檔案管理方面沒有標準和規范，管理水平也參差不齊。

（四）社會保險檔案管理的手段落后、水平低

近兩年隨著社會保險業務量的逐步加大，有的社會保險機構實施了檔案的微機化管理，但由于軟、硬件沒有實現有機結合，因而未能發揮應有的效能。大部分社會保險機構仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費時費力，搞數據統計更為艱難，直接影響了工作的進展。

（五）社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高

社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多;雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強社會保險檔案管理的建議

（一）提高認識，加強領導，重視社保檔案工作

加大社會保險檔案工作的宣傳力度，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位民眾的社會保障意識，加大對社會保險檔案工作的重視程度;積極爭取各級黨委、政府領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入， 切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題;積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）健全制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制

加強對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環節的研究，實現各環節的無縫銜接，制定操作性強、科學統一的社會保障檔案管理規范，努力促進社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。

（三）積極利用現代技術，推進社保檔案管理網絡化

充分利用計算機的網絡優勢和特點，實現所有社保繳費的網絡征收、保費的網絡支付，全面掌握社保工作狀態，實現無紙化辦公，提高工作效率。進一步健全社保信息網建設，讓每一個用戶都能夠通過社保檔案信息中心的網站，輸入自己的社保號就可以查詢到相關的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等環節;加強信息的整合與利用工作，挖掘其中對服務社會大眾的有價值的各類信息，及時提供給有關機構或向社會發布，實現更大范圍的信息資源共享，滿足社會各方面對檔案管理和利用的合理需求。

（四）搞好人員培訓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能

社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備一定的計算機實際操作能力。為此，應積極組織社保檔案員進行培訓，開展經驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

（作者單位：河北省檔案局、中共河北省委黨校2013級在職研究生人力資源與社會保障專業）