基于用戶視角的檔案管理信息化建設(shè)

鮑曉梅

天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館 300457

基于用戶視角的檔案管理信息化建設(shè)

鮑曉梅

天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館 300457

當(dāng)前，信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)，社會(huì)各領(lǐng)域都經(jīng)歷了信息化的洗禮，尤其是社會(huì)管理方面，更是以信息化創(chuàng)新了管理方式，為公眾提供了更為便捷的服務(wù)。在檔案管理領(lǐng)域，由于用戶需求不斷變化，檔案管理信息化建設(shè)逐漸面臨著更高的要求，因此基于用戶視角來探索檔案管理信息化建設(shè)是十分有必要的。本文從檔案管理信息化趨勢(shì)著手，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗(yàn)的重要性進(jìn)行探究，并就檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角展開論述。

檔案管理；信息化建設(shè)；用戶視角；用戶體驗(yàn)

引言

檔案在當(dāng)前社會(huì)生活中具有重要的意義，尤其是在信息化與科技化發(fā)展如火如荼的今天，檔案信息化建設(shè)更是備受矚目。而隨著“以用戶為中心”理念的日漸明晰，檔案管理信息化建設(shè)中如何做到一切從用戶利益出發(fā)，做好用戶資源管理越來越重要。

一、檔案管理信息化趨勢(shì)

當(dāng)前，檔案管理信息化勢(shì)不可擋，引起了關(guān)注。下面我們將對(duì)檔案管理信息化的進(jìn)程與原因進(jìn)行分析。

1.檔案管理信息化的進(jìn)程

上個(gè)世紀(jì)80年代以來，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，尤其是近幾年，信息化步伐逐漸加快，在人們的生活中占據(jù)了重要的地位。黨的十七大報(bào)告指出：“大力推進(jìn)信息化與工業(yè)化融合，促進(jìn)工業(yè)由大變強(qiáng)。”不僅是工業(yè)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域都開展了信息產(chǎn)業(yè)革命，尤其是檔案管理領(lǐng)域，更是由于資源過于繁多、信息過剩而需要信息化的輔助。可以說，檔案信息化必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時(shí)代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。

2.檔案管理信息化的原因

檔案管理信息化并不是偶然，而是由于檔案信息在信息資源中地位十分重要，可以說檔案管理信息化是檔案發(fā)展的必然，也是時(shí)代發(fā)展的必然。

（1）檔案信息在信息資源中的地位。檔案信息是信息資源的重要構(gòu)成成分，是人們?cè)谏鐣?huì)生活與工作中的重要記錄，因此是一種特殊的信息產(chǎn)品，在很多工作中都起到了憑證和依據(jù)的作用。（2）檔案發(fā)展的必然。檔案管理信息眾多，需要更為科技化、專業(yè)化的管理。而傳統(tǒng)的檔案管理以手工操作為主，工作量較大，且檔案多為紙質(zhì)，管理方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又不易保存，因此需要利用現(xiàn)代管理技術(shù)和信息技術(shù)加以改進(jìn)。（3）時(shí)代發(fā)展的必然。在信息時(shí)代，信息消費(fèi)將成為加快社會(huì)信息化進(jìn)程的原動(dòng)力，這是時(shí)代賦予社會(huì)信息部門的使命。

二、檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗(yàn)的重要性

在檔案管理信息化建設(shè)中，用戶體驗(yàn)越來越備受重視。所謂用戶體驗(yàn)，指的是用戶在進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的使用中所產(chǎn)生的綜合感受和體會(huì)。用戶體驗(yàn)的最大特點(diǎn)是關(guān)注用戶的個(gè)人感受，而非關(guān)注產(chǎn)品功能與服務(wù)，但產(chǎn)品的功能與服務(wù)是必不可少的一個(gè)因素，是關(guān)系到用戶體驗(yàn)的重要內(nèi)容。隨著社會(huì)環(huán)境的變化和用戶知識(shí)結(jié)構(gòu)的改變，社會(huì)公眾對(duì)檔案公共服務(wù)的要求也逐步提高，用戶體驗(yàn)也越來越成為一個(gè)重點(diǎn)與難點(diǎn)。就檔案管理來看，用戶體驗(yàn)是用戶與檔案管理機(jī)構(gòu)的交互與反饋，檔案管理機(jī)構(gòu)只有在檔案管理信息化建設(shè)中提供越來越完善、越來越人性化、越來越高速快捷的信息服務(wù)，才能提升用戶滿意度，使用戶獲得超出預(yù)期的價(jià)值感受與感性服務(wù)體驗(yàn)，如此才能真正提升檔案管理的工作水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角

在檔案管理信息化建設(shè)中，要體現(xiàn)用戶視角，就需要從網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗(yàn)、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、保障用戶檔案資料的安全幾個(gè)方面入手，改進(jìn)檔案管理。

1.網(wǎng)站建設(shè)要體現(xiàn)用戶中心

檔案機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站起到了宣傳、服務(wù)等作用，其直接面對(duì)用戶，因此給用戶的服務(wù)如何是十分重要的。因此，在檔案部門的網(wǎng)站建設(shè)中，一定要明確網(wǎng)站所面向的人群，明確網(wǎng)站要服務(wù)的主體，也就是要體現(xiàn)用戶中心。在歐美一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案網(wǎng)站，永遠(yuǎn)是用戶中心，根據(jù)其網(wǎng)站可以很快感知其服務(wù)對(duì)象是公眾。需要注意的是，用戶登錄檔案網(wǎng)站不僅僅是查詢檔案信息、了解檔案部門的職能，更重要的是要解決自己實(shí)際生活中的利用需求。因此檔案部門在網(wǎng)站建設(shè)過程中要切實(shí)加強(qiáng)網(wǎng)站的各項(xiàng)功能，也可以適當(dāng)?shù)丶尤胍恍?shí)用網(wǎng)站的鏈接，方便用戶瀏覽。

2.數(shù)字檔案館中的用戶體驗(yàn)

過去幾年，由于信息化的發(fā)展和電子政務(wù)的普及，數(shù)字檔案館發(fā)展越來越迅速，尤其檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃推出以來，對(duì)數(shù)字檔案館的政策方面的側(cè)重越來越多，可以想見數(shù)字檔案館的發(fā)展必將如日中天。而數(shù)字檔案館如何遵循用戶視角與用戶體驗(yàn)，按照不同的用戶不同的需求，來提供個(gè)性化的服務(wù)，是真正考驗(yàn)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。為此，在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，不僅要關(guān)注鞏固數(shù)字檔案館的服務(wù)，也要適當(dāng)建設(shè)一些個(gè)人數(shù)字檔案館，為需要檔案信息的用戶創(chuàng)造個(gè)性化的檔案存儲(chǔ)、利用的平臺(tái)，同時(shí)可以利用個(gè)人計(jì)算機(jī)來建立數(shù)字檔案信息庫(kù)，使個(gè)人用戶能夠快速、及時(shí)地得到檔案信息。這樣一來，用戶在檔案的存儲(chǔ)與使用方面更為便捷，也更能享受個(gè)性化的服務(wù)與體驗(yàn)。

3.用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建

為了使用戶得到更為全面、便捷的服務(wù)，同時(shí)反饋?zhàn)陨淼囊庖娕c建議，應(yīng)該構(gòu)建完整的用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的更新與修復(fù)，加強(qiáng)與用戶的溝通，使用戶有一個(gè)回饋意見的平臺(tái)，從而得到更好的用戶體驗(yàn)。

4.用戶檔案資料的安全保障

對(duì)于檔案工作而言，安全與保密是十分重要的。為此，在網(wǎng)站建設(shè)體現(xiàn)用戶中心、數(shù)字檔案館中關(guān)注用戶體驗(yàn)、構(gòu)建用戶回訪網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，切不可忽略了用戶檔案資料的安全。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日趨高超，病毒和黑客的入侵也是需要重點(diǎn)防范的。在基于用戶視角的檔案管理工作中，需要重點(diǎn)關(guān)注用戶資料的安全與保密，對(duì)其加以保障，使用戶可以安心地使用。

四、結(jié)語(yǔ)

以上，我們對(duì)檔案管理信息化趨勢(shì)進(jìn)行了分析，研究了檔案管理信息化建設(shè)中用戶體驗(yàn)的重要性，并就檔案管理信息化建設(shè)中如何體現(xiàn)用戶視角展開了論述。和諧社會(huì)注重以人為本，檔案管理工作中做到以人為本、以用戶為中心，使用戶得到更好的服務(wù)體驗(yàn)，這才是檔案工作的重點(diǎn)。

[1]陳昀欣.以民為本 公平服務(wù)——談當(dāng)今時(shí)代的檔案信息服務(wù)模式[A].檔案與文化建設(shè)：2012年全國(guó)檔案工作者年會(huì)論文集(下)[C].2012年.

[2]張笑宇.以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)研究[D].河北大學(xué)，2012年.

[3]沈瑩華.淺析以用戶為中心的檔案信息服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(12).