化工公司存貨內(nèi)部控制的研究

齊淑霞

上海華誼（集團(tuán)）公司（上海　200025）

化工管理

化工公司存貨內(nèi)部控制的研究

齊淑霞

上海華誼（集團(tuán)）公司（上海200025）

結(jié)合華誼集團(tuán)下屬B公司存貨管理現(xiàn)狀，系統(tǒng)分析了B公司存貨內(nèi)部控制缺陷，提出了具體的改進(jìn)意見，并就如何構(gòu)建科學(xué)、合理的存貨內(nèi)部控制體系進(jìn)行系統(tǒng)研究。

內(nèi)部控制存貨B公司

1　存貨及存貨內(nèi)部控制簡述

存貨是指企業(yè)在日常生產(chǎn)活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處于生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等，主要包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及周轉(zhuǎn)材料等。企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨雖不歸企業(yè)所有，但也要納入存貨管理的范疇。存貨是企業(yè)一項重要的非貨幣流動資產(chǎn)，存在減值的可能性。

根據(jù)會計準(zhǔn)則的規(guī)定，企業(yè)的存貨一般分為外購的存貨、加工取得的存貨以及其他方式取得的存貨。本文中存貨指外購原材料。

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制中非常重要的一個環(huán)節(jié)，其主要通過對存貨管理的各個環(huán)節(jié)（例如采購、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出等）進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制，達(dá)到提高存貨管理水平和效率的目的。存貨內(nèi)部控制的水平直接關(guān)系到企業(yè)流動資金的占用水平以及資產(chǎn)運作能力，并且最終會影響企業(yè)的盈利能力、風(fēng)險管理能力以及流動性等綜合水平，對于企業(yè)的生產(chǎn)和管理起著不可忽視的作用。[1]

2　華誼集團(tuán)B公司存貨現(xiàn)狀及原因分析

2.1B公司存貨現(xiàn)狀

華誼集團(tuán)下屬B公司的存貨現(xiàn)狀見表1（數(shù)據(jù)截止日期為2013年12月底）。

器材存貨主要包括機(jī)電儀類物資備品備件，鋼材、閥門、管配件等物資，庫存金額為3298萬元。器材存貨的成因主要有：一些供應(yīng)商的送貨單中沒有標(biāo)注訂單號，無法確認(rèn)提出需求的車間，導(dǎo)致貨物積壓在倉庫中；車間申報需求后，采購的器材未及時領(lǐng)用，時間一長導(dǎo)致遺忘，然后又重新提報申購計劃，因重復(fù)采購導(dǎo)致之前采購的貨物積壓在倉庫中。化學(xué)品倉庫庫存金額為2482萬元，庫存物資主要為長期不用且占用大量空間的化學(xué)品、塔配件、鐵桶等，形成原因主要為采購計劃錯誤導(dǎo)致采購的化學(xué)品無法使用或長時間未領(lǐng)用導(dǎo)致化學(xué)品過期。勞防用品庫存金額為39萬元，主要由重復(fù)請購導(dǎo)致。賬外物資為由于工藝改變等原因而造成的部分閑置物資。閑置物資種類較多，需分開存放，故占用面積較大，由于時間久遠(yuǎn)，部分已無法辨別物料，且已查無帳存。

表1　B公司存貨現(xiàn)狀

從采購業(yè)務(wù)流程對B公司存貨原因進(jìn)行分析。采購業(yè)務(wù)流程主要涉及請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。

（1）請購環(huán)節(jié)

請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要提出采購申請。B公司勞防用品存在重復(fù)請購、化學(xué)品存在請購錯誤等現(xiàn)象，導(dǎo)致存貨增加。B公司在該環(huán)節(jié)的主要問題是缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批導(dǎo)致采購物資過量。具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員在審批采購申請時，未能對采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等問題進(jìn)行核查；對不符合規(guī)定的采購申請，未能要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。

（2）驗收環(huán)節(jié)

驗收是指企業(yè)對采購物資的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。

B公司器材類物資采購業(yè)務(wù)在該環(huán)節(jié)的主要問題是：驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范。驗收人員未能根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等的一致性，對驗收中存在的異常情況未作處理，造成存貨增加。

（3）倉儲保管環(huán)節(jié)控制

因倉儲保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密等導(dǎo)致部分貨物損壞變質(zhì)，不能使用。

服務(wù)管理平臺的開發(fā)、建設(shè)和應(yīng)用，不僅有效提升了信息中心IT基礎(chǔ)環(huán)境的管理水平，也顯著改善了信息中心在開展服務(wù)外包時的管理能力，主要功能和作用如下：

（4）存貨處置

對于由于裝置關(guān)停等原因而不再使用的設(shè)備備件、原材料，過期變質(zhì)的化學(xué)品以及賬外物資未能及時進(jìn)行處置，導(dǎo)致存貨增加。

3　B公司存貨內(nèi)部控制方案設(shè)計

針對B公司存貨存在的問題，制訂存貨業(yè)務(wù)流程。主要控制環(huán)節(jié)為采購、驗收入庫、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、盤點清查、存貨處置。控制重點和目標(biāo)為采用先進(jìn)的存貨管理技術(shù)和方法，充分利用SAP信息系統(tǒng)，強(qiáng)化會計、出入庫等相關(guān)記錄，確保存貨管理全過程的風(fēng)險得到有效控制；建立考核機(jī)制，對存貨原因進(jìn)行分析，并對造成存貨增加的責(zé)任方進(jìn)行處罰，對積極消耗存貨的部門進(jìn)行獎勵。

（1）健全企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度

B公司總金額逾6000萬元的存貨積壓情況比較嚴(yán)重，不僅影響了企業(yè)的正常周轉(zhuǎn)，還給企業(yè)帶來了巨大的存貨管理壓力，提高了資金的使用成本。針對存貨內(nèi)部控制比較薄弱的情況，B公司應(yīng)建立科學(xué)高效的存貨內(nèi)部控制制度，并根據(jù)其內(nèi)部存貨變化的具體情況不斷予以完善，以提高存貨管理的效率，降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。在日常管理和控制過程中，采用分級管理責(zé)任制，使存貨的管理效率進(jìn)一步提升。使用部門要根據(jù)實際需要提報采購計劃并及時領(lǐng)用；采購部門根據(jù)采購計劃采購滿足要求的物資；倉儲部門對驗收合格的物資做好入庫工作；財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司存貨本期的情況，參照歷史數(shù)據(jù)，將存貨資金指標(biāo)予以統(tǒng)計分析，并將相關(guān)的指標(biāo)下達(dá)給其他部門，從而協(xié)調(diào)企業(yè)各個部門做好內(nèi)部控制工作。另外，B公司應(yīng)該建立定期的存貨稽核制度，同時財務(wù)部門要參與存貨稽核工作，對于存貨的實物變動、盤盈、盤虧等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，做到賬實相符。

（2）加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的控制

采購環(huán)節(jié)導(dǎo)致存貨積壓的主要風(fēng)險是具體采購計劃不合理、采購錯誤。主要管控措施為：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。第二，具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理的采購申請；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等，對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。最后，需要建立采購計劃審核制度，對于采購計劃的提報和領(lǐng)用進(jìn)行績效考核。

（3）加強(qiáng)驗收入庫環(huán)節(jié)控制

驗收入庫環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險為驗收程序不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不明確，可能導(dǎo)致采購物資數(shù)量克扣、以次充好、賬實不符。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視存貨驗收工作，規(guī)范存貨驗收程序和方法，對入庫存貨的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格等進(jìn)行查驗，驗收無誤方可入庫。主要管控措施為：第一，制定明確的采購驗收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定該類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗部門出具的質(zhì)量檢驗證明，重點關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等，對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務(wù)部門。物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術(shù)性較強(qiáng)，大宗和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。第三，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況（如無采購合同或大額超采購合同的物資、超預(yù)算采購的物資、毀損的物資等），驗收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理；對于不合格物資，采購部門應(yīng)依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜；對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。

（4）倉儲保管環(huán)節(jié)控制

倉儲保管方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密等導(dǎo)致B公司化學(xué)品損壞變質(zhì)，無法使用。倉儲物資需要按照所要求的儲存條件妥善貯存，并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質(zhì)等管理規(guī)范；生產(chǎn)現(xiàn)場的在加工原料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等要按照有助于提高生產(chǎn)效率的方式擺放。倉儲部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄存貨入庫、出庫及庫存情況，做到存貨記錄與實際庫存相符，并定期與財會部門、存貨管理部門進(jìn)行核對。

（5）盤點清查環(huán)節(jié)控制

B公司的存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導(dǎo)致盤點清查工作流于形式、無法查清存貨真實狀況。應(yīng)當(dāng)建立存貨盤點清查制度，結(jié)合企業(yè)實際情況確定盤點周期、盤點流程、盤點方法等相關(guān)內(nèi)容，定期盤點與不定期抽查相結(jié)合，分類盤點與全面清查相結(jié)合，應(yīng)至少于每年年終開展一次全面盤點清查，盤點清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告；盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損毀、閑置以及需要報廢的存貨，應(yīng)當(dāng)查明原因、落實并追究責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)后處理。

（6）存貨處置

存貨報廢處置責(zé)任不明確、審批不到位等可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損。B公司應(yīng)定期對存貨進(jìn)行檢查，及時充分了解存貨的存儲狀態(tài)，對于存貨變質(zhì)、損毀、閑置、報廢或流失等狀況，要分清責(zé)任、分析原因，編制存貨處置單，報批后予以處置。此外，對于帳外物資也要進(jìn)行相關(guān)處置。

（7）提高存貨內(nèi)部控制的信息化水平

B公司要充分利用SAP系統(tǒng)，根據(jù)需要對采購計劃、采購訂單、入庫單、領(lǐng)料單等相關(guān)信息設(shè)定權(quán)限，使存貨信息能夠及時顯示并被各部門共享，從而有利于企業(yè)根據(jù)信息及時地作出決策。[2]

目前B公司SAP系統(tǒng)中MRP（自動平衡庫存）功能未能啟用，因為MDM（主數(shù)據(jù)管理）物料主數(shù)據(jù)存在一物多碼現(xiàn)象，導(dǎo)致存貨數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不能自動平衡庫存，而人工平衡庫存工作量很大，因此存貨不能很好地被利用。針對該問題，公司已經(jīng)組織相關(guān)人員對MDM進(jìn)行修正。存貨數(shù)據(jù)修正后，利用MRP功能可以很大程度上提高存貨控制水平。

4　結(jié)論與展望

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)流動資金的占用水平和資產(chǎn)運作能力，對企業(yè)的生產(chǎn)和管理起著不可忽視的作用。企業(yè)應(yīng)重視存貨內(nèi)部控制中存在的問題，采取措施加強(qiáng)存貨的內(nèi)部控制。結(jié)合華誼集團(tuán)下屬B公司的存貨現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)存貨內(nèi)部控制的有效措施，即通過制訂規(guī)范的工作程序和控制重點來加強(qiáng)存貨的內(nèi)部控制，在明確分工、落實責(zé)任的基礎(chǔ)上，從采購、驗收入庫、保管等環(huán)節(jié)入手，建立完善的內(nèi)部控制體系，同時在具體執(zhí)行中實施嚴(yán)格的控制和監(jiān)督，確保內(nèi)控體系得到有效執(zhí)行，只有這樣才能真正建立科學(xué)、合理的存貨內(nèi)部控制體系，堵塞管理漏洞，實現(xiàn)存貨管理精細(xì)化。

[1]李繼梅.如何實現(xiàn)企業(yè)存貨有效管理[J].商場現(xiàn)代化, 2010(26):23-24.

[2]趙團(tuán)結(jié).ERP環(huán)境下存貨的內(nèi)部控制要點[J].國際商務(wù)財會.2011(2):71-73.

Study on Inventory Control of A Chemical Company

Qi Shuxia

Combined with the status of inventory management of Company B,a subsidiary of Huayi Group,the paper systematically analyzes the internal control defects of inventories,puts forward specific improvements,and researches on how to build a scientific and rational internal control system for inventories.

Internal control;Inventory;Company B

F 27

齊淑霞女1980年生本科會計碩士在讀工程師目前主要負(fù)責(zé)集中采購工作

2015年6月