論檔案管理在辦公室工作中的重要性

文/國家新聞出版廣電總局無線電臺管理局 蒙天池

【摘要】辦公室檔案管理工作對事業單位其他工作的完善具有輔助性作用，在新的歷史起點上，如何認清檔案管理在辦公室工作中的重要性，找準事業單位檔案工作的基本思路，是一個非常現實的課題。

檔案管理工作對于事業單位的發展是極其重要的，它能夠展現一個單位的成長過程，并能夠對其單位的未來發展以及決策進行有效的指導，而檔案管理的工作效率以及質量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠對單位的實際情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發展以及決策提供可參考的依據，從而促進單位工作的有效進行。

一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程

黨的十四大會議中已經明確將檔案工作列為政府工作的六項職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對檔案管理工作認識上一次重要的轉折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經驗，通過各項匯報以及單位領導的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經不能夠適應經濟市場的新形勢，會直接影響工作質量，導致領導不能夠進行科學的指導和決策。

然而作為事業單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領導的決策需要將檔案管理工作作為依據和基礎，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領導在決策時作為一項可靠的依據。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關的部門進行統一的協作，為行政領導服務，進而為社會服務，使檔案工作能夠更有效地發揮最大的作用。

二、檔案管理在辦公室工作中的地位

根據檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經將檔案管理工作列為重點工作，并進行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優勢，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動工作的質量，這就促進和協調事業單位能夠穩定有序地發展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對檔案管理工作編制的相應的激勵措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵辦公室工作的效率與質量。

（一）檔案管理是辦公室領導了解情況和實施決策的重要依據。毛主席曾這樣說過：“領導機關的基本任務需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關系。其一了解情況就是對事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據才能夠制定相應的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機關事業單位中，要加強檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實地記錄了事物發展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對其進行查詢以及評價的重要依據。同時辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對事業單位的決策以及管理有著重要的作用。

（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個決策部門發揮著重要的指導作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務，還需要及時地對檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業機關的日常工作中發揮著重要的作用時，需要進一步建立檔案數據網絡來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動化的建設，使事業單位對一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財務等后勤工作都逐漸走向現代化、數字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動中解放出來，既能夠節約相應的人力和物力，也能夠提高事業單位的工作效率，更好地為人民服務。

（三）檔案工作是維護事業單位穩定發展的保證。由于事業單位的檔案種類相當的繁雜，紙質的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業單位檔案的內容和性質各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內部機密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。檔案在辦公室工作中主要是加強對檔案的管理以及對于事業單位未來發展的重大影響。另外，辦公室檔案是對某一業務的指導，是業務部門的工作思路和方法，那么加強對此檔案的管理就保障了單位的發展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運用計算機來進行工作已經成為必要，這不僅能夠節約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當然我們可以對檔案查詢設置權限，以保證檔案的機密性。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關的事業單位要想讓檔案管理工作更好地服務于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現代化的信息、技術結合相關管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。