論檔案管理在辦公室工作中的重要性

文/國家新聞出版廣電總局無線電臺管理局 蒙天池

【摘要】辦公室檔案管理工作對事業(yè)單位其他工作的完善具有輔助性作用，在新的歷史起點上，如何認(rèn)清檔案管理在辦公室工作中的重要性，找準(zhǔn)事業(yè)單位檔案工作的基本思路，是一個非常現(xiàn)實的課題。

檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現(xiàn)一個單位的成長過程，并能夠?qū)ζ鋯挝坏奈磥戆l(fā)展以及決策進行有效的指導(dǎo)，而檔案管理的工作效率以及質(zhì)量直接影響著辦公室的工作。各個單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠?qū)挝坏膶嶋H情況進行全面地了解，才能夠為日后單位的發(fā)展以及決策提供可參考的依據(jù)，從而促進單位工作的有效進行。

一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程

黨的十四大會議中已經(jīng)明確將檔案工作列為政府工作的六項職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對檔案管理工作認(rèn)識上一次重要的轉(zhuǎn)折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經(jīng)驗，通過各項匯報以及單位領(lǐng)導(dǎo)的指示來進行檔案工作，而這種工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟市場的新形勢，會直接影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不能夠進行科學(xué)的指導(dǎo)和決策。

然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質(zhì)，將其列入工作計劃中，從而落實到行動上。領(lǐng)導(dǎo)的決策需要將檔案管理工作作為依據(jù)和基礎(chǔ)，同時，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項主要職能，可以為各級行政領(lǐng)導(dǎo)在決策時作為一項可靠的依據(jù)。最重要的是檔案管理工作并不是一個獨立的部門，他需要各相關(guān)的部門進行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進而為社會服務(wù)，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。

二、檔案管理在辦公室工作中的地位

根據(jù)檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經(jīng)將檔案管理工作列為重點工作，并進行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優(yōu)勢，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動工作的質(zhì)量，這就促進和協(xié)調(diào)事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有序地發(fā)展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對檔案管理工作編制的相應(yīng)的激勵措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵辦公室工作的效率與質(zhì)量。

（一）檔案管理是辦公室領(lǐng)導(dǎo)了解情況和實施決策的重要依據(jù)。毛主席曾這樣說過：“領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的基本任務(wù)需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關(guān)系。其一了解情況就是對事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據(jù)才能夠制定相應(yīng)的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機關(guān)事業(yè)單位中，要加強檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實地記錄了事物發(fā)展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對其進行查詢以及評價的重要依據(jù)。同時辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對事業(yè)單位的決策以及管理有著重要的作用。

（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個決策部門發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務(wù)，還需要及時地對檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業(yè)機關(guān)的日常工作中發(fā)揮著重要的作用時，需要進一步建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動化的建設(shè)，使事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財務(wù)等后勤工作都逐漸走向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動中解放出來，既能夠節(jié)約相應(yīng)的人力和物力，也能夠提高事業(yè)單位的工作效率，更好地為人民服務(wù)。

（三）檔案工作是維護事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于事業(yè)單位的檔案種類相當(dāng)?shù)姆彪s，紙質(zhì)的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業(yè)單位檔案的內(nèi)容和性質(zhì)各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對于內(nèi)部機密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機密文件的泄露，影響工作的正常進行。檔案在辦公室工作中主要是加強對檔案的管理以及對于事業(yè)單位未來發(fā)展的重大影響。另外，辦公室檔案是對某一業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，是業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法，那么加強對此檔案的管理就保障了單位的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運用計算機來進行工作已經(jīng)成為必要，這不僅能夠節(jié)約存放檔案而花費的資金，還方便任何地方對資料的查詢，當(dāng)然我們可以對檔案查詢設(shè)置權(quán)限，以保證檔案的機密性。

綜上所述，隨著信息時代的不斷發(fā)展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。