加強機關電子檔案管理及利用的思考

文/鹽城市亭湖區發展和改革委員會 葛卉

在當前日常政務工作中，電子檔案的數量逐年遞增，因此，如何加強電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。電子檔案作為全新的檔案管理形式，以其查閱便捷、存儲安全、管理方便、資源共享等優勢，是傳統的檔案管理方式和方法無法達到的。對于發改委綜合部門來說，加強電子檔案管理有利于節省多種資源、有利于提高服務質量、有利于發揮效用需求，其重要意義顯而易見。

一、當前電子檔案管理的現狀和存在問題

電子檔案具有快捷、方便的特點，其查全率和查準率是紙質檔案無法比擬的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。對電子檔案管理與傳統檔案管理的比較，大致有以下3種不同：歸檔方式和時間不同、分類和編號管理不同、檔案保管方式不同。電子檔案管理過程中存在的問題：

（一）電子文件易修改性。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經修改過了。同時，電子文件在網絡上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。

（二）電子文件界定原件困難性。電子文件的制作是在計算機平臺上完成的，它是通過不同的媒介或網絡來進行傳播的，可以同時在多個計算機上對同一個電子文件進行展示，使得不同時間、不同地點、不同的人所得到的相同內容的文件就沒有區別了。

（三）電子文件檔案格式常換性。在人們全面進入信息時代以來，計算機技術無論是軟件還是硬件都在以非常快的速度變換著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進行格式和結構上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區別。另外，由于目前的技術有限，還沒有普及電子文件的簽署技術，也就是說還不能在每一份電子文件上進行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

二、今后電子檔案管理和利用工作的應對之策

電子檔案管理工作是一項十分重要而又十分細致的工作，實際工作中，我們應該建立健全相關制度、規范利用方式方法、實行多種存儲方法，加強人員培訓，提高素質，多方面地密切配合，多個角度展開工作，發揮電子檔案的效能。

（一）完善規章制度，加強資源整合共享。制度建設是規范化工作的基礎。要建立一套完整的檔案收集整理、查閱利用制度。檔案管理部門進行收集檔案工作時，可利用先進的網絡技術，及時收集檔案，保證電子檔案及時更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求。相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批。電子文件的歸檔及管理工作應該要明確電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門這三者的工作職責。做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

（二）加強系統管理設計，保證數據讀取安全。系統讀取制度設計，是保證電子檔案安全最核心的部分。電子檔案信息容易遭到外泄，就是因為系統容易攻擊或者是內部人員讀取后外傳。要進行電子檔案加密技術，密碼必須復雜，防止破譯，而且要定期進行密碼重設。要設置一定的訪問權限，對于不同的級別人員給予不同的訪問權限，在數據讀取時提供不同程度的檔案數據，同時，進行訪問時，通過核對密碼或者指紋比對的方式進行身份驗證。要加強系統維護，對于聯網的計算機或者網站儲存，必須定期地修補系統漏洞，加強防火墻設置，防止黑客攻擊。

（三）健全存儲模式，收集檔案確保完整。保管模式是管理工作的保證。為了進一步保證電子文件數據的安全，對電子文件進行歸檔時應該采用“多軌制”。在現行法律背景下，文件生效的主要標志就是印章和簽署，而現有技術條件下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件，其保存形式主要還是采用紙質方式。

（四）強化人員培養，提高檔案保護意識。人才素養是管理工作的基礎。檔案管理部門應該更加重視對檔案管理人員專業素質的培養，從根本上提升電子檔案管理水平。檔案人員只懂得傳統的紙質管理知識是遠遠不夠的，必須緊跟時代的步伐，積極主動學習電子文件和電子檔案的管理知識。我們應采取專業培訓、脫產學習、職稱培訓等多種方式組織檔案人員學習計算機技術、網絡技術、信息管理技術等方面的知識；邀請業內專家，召開電子文件和電子檔案管理現場推進會，推廣先進經驗，穩步提升檔案工作者的業務水平。信息系統開發設計與維護人員在熟悉信息知識的同時，也應加強檔案管理方面知識的學習，以利于管理者在電子文件形成、歸檔及電子檔案管理工作中的溝通、合作。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

三、結論

電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。