淺談檔案工作中服務與管理的相輔相成

文/大港油田采油三廠滄州實業公司 張英慧

企業檔案作為企業管理的一部分，是公司成長榮譽的積累，是領導決策制定的依據，是員工辛勤歷練的證明。而檔案管理作為企業管理工作的一部分，更是維護歷史真容，提供服務依托的重要工作。

一、擺正位置，端正思想，積極投身工作崗位

檔案工作大多數時候是默默無聞的，而它的職責又是細致入微的，上至公司下至個人統統都是它的服務對象。拿人事檔案來說，它是個人身份、學歷、資歷方面的證明依據，與員工工資待遇、社保、組織關系等聯系緊密，是個人生活工作積累的重要證明，更與員工自身的榮譽利益息息相關。從管理方面來說，員工申報職稱，申報企業年金，確定退休年齡，代繳職工養老保險、失業保險和大病醫療統籌，工資調檔晉檔等等都需要人事檔案提供相關的個人數據材料給單位，做好支撐工作。從服務方面來說，人事檔案部門也可以依據個人檔案向本人提供婚姻狀況依據、家庭成員關系證明、入黨政審手續材料、身份確認證明等等信息。它是對職工個人學習、工作、生活經歷的原始記錄，亦是職工享受各種社會待遇的憑證依據。由此，檔案工作的重要性不言而喻。而如何將檔案管理工作做深做細、做好做實，秉著以服務為宗旨做好本職工作是每個檔案人應該思考的重要問題。作為檔案管理人員，我們首先得擺對自己的位置，端正自己的態度，確立服務意識，從企業與員工實際利益出發，將企業與員工的現實需要作為工作的第一信號，服務群眾、甘做人梯。這才是一個管理者應有的工作態度和行為準則。

二、情系員工，真誠服務，實現自身挖潛增效

有一個故事對我啟發很深，哲學家蘇格拉底的學生問他，怎樣才能學到他博大精深的學問。蘇格拉底聽了以后沒有直接作答，只是說：“我們今天就學一件最容易最簡單的事情?！碧K格拉底將胳膊向前甩又轉向后甩，說：“從今天開始，每天重復這個動作300下，大家能做到嗎？”學生們哄堂大笑，這么簡單的事情有什么困難的。一個月過去，蘇格拉底問學生們：“那個動作都有哪些人堅持下來了？”九成的學生驕傲地舉起了手。一年過去了，蘇格拉底再一次問大家：“請告訴我，那個最容易最簡單的甩手動作還有誰堅持下來了?”只有一人舉起了手。他就是后來被大家熟知的古希臘另一位偉大的哲學家柏拉圖。檔案工作看起來并不難，但是每日每月每年的持之以恒，滿腔熱忱才是他對于從事者的磨礪。抱怨檔案材料收集不及時，員工缺乏歸檔意識的時候，首先想想你的宣傳工作有沒有突出重點，有沒有本著員工的利益角度出發，向他們講解材料歸檔對于自身工作、生活的重要性；訴苦工作任務繁重，領導重視程度不高的時候，首先想想你的工作效率是不是有待提高，現階段工作量有沒有明確任務、立足當前，有沒有突出的工作業績可以展示上報。多反思、多總結、多溝通才是解決問題，提高效率的良方。

在管理中，我一直在努力詮釋一組推理公式：意愿+行動=意志；意志+方向=堅持；正確的堅持+執著=忠誠；忠誠+行動=成功。只有自主地進行提升，把握正確的努力方向，在實際的工作中采取切實有效的舉措，完善工作思路、創新工作手段、提升工作效率、強化工作質量，并且持之以恒、統籌兼顧、心無旁騖，才能真正地服務好員工，做好管理工作。

三、勤奮學習，坦誠做人，逐步提高業務能力

檔案管理是一門系統的專業性的技術學科。而檔案工作既是一門業務性的工作，又是一門管理服務性的工作。它以紙質檔案為主要載體，以檔案實體為管理中心，以手工操作為主要方式，以靜態信息為服務手段。油田檔案管理由于ERP系統的加入，使得檔案的管理服務模式與信息技術接軌。這就要求檔案管理者既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。對于自身的業務水平需要精益求精，不斷學習，用現代化的管理手段、管理辦法、管理理念，規范對于檔案材料的監督、收集、整理、審核、入庫等各個環節的操作步驟，從而提高檔案工作的服務水平，也更好地為企業的生產、經營，領導的決策、參照，員工的查詢、確認提供服務依托。不斷學習，努力提高專業知識和業務能力是檔案管理人員的一項重要指標。

學習是為了使自身達到理想的思想境界，而管理是與實際相結合的一個實踐過程。首先，要認真履行管理者的職責之一——學習。學習貴在堅持與執著，貴在影響與帶動。鉆研業務、夯實基礎是管理者必備的能力。當然，學習業務、鉆研專業知識是學習，掌握技巧、熟悉工作流程是學習，及時總結、不斷改進創新工作方式也是學習。學習方式不是重點，態度才是其中的關鍵。其次，忠誠地信守管理者的職責之二——服務。管理不是把自己凌駕于職工之上，而是靜下心來真正地服務大眾。檔案管理說到底還是需要全體員工都積極配合的工作，檔案填寫時的嚴謹細心，材料歸檔時的積極主動，整理審核時的一絲不茍，裁剪入庫時的耐心細致，看似只是檔案管理員需要的業務素養，其實更多的還是靠各個專業路，各個環節的同志悉心配合才能做充分做完善。你為人人，人人為你，只有從員工的實際利益出發，將工作落實到實處，才能調動員工的情緒，從而積極配合完成各項工作。所謂眾人拾柴火焰高，以小見大、細枝末節方能體現一個管理者的能力高低。