淺談辦公室如何“升級”信息工作

文/渤海鉆探工程公司 江濤 田金利 尚佳 季偉

新形勢下，辦公室如何更好地發揮信息工作“服務決策、溝通情況、推動工作”的職能作用？這就需要辦公室在“優化服務、精細管理、完善機制”上下功夫，創新方法，嚴細管控，精心打造信息工作“升級版”。

一、發揮“三個作用”，凸顯信息工作新作為

參政設謀是辦公室的一項重要職能，而信息工作是體現水平和成效的重要工作之一。辦公室要高度重視并充分發揮信息的重要作用，努力在三個方面狠下功夫，不斷提升信息服務水平。

（一）以文輔政，發揮“參謀部”作用。一是輔助決策要力求設謀全局。要善于從領導的角度和全局的高度去挖掘和編寫信息，既做到“參之有道、謀之有方”，又做到“言之有效”，更做到“領導未思有所謀，領導未聞有所知，領導未示有所行”，實現信息工作與企業的中心工作和領導思路合拍共振。要注重調查研究，摸清實情，找準與本單位、本部門工作實際的“結合點”，深入挖掘高質量信息，不斷提高參謀輔政質量。二是信息服務要力求高標準、高質量。信息工作的著力點是讓領導掌握真實的情況，為決策打基礎，是領導的“千里眼”。必須把領導時刻關注的、正在思考的、有待了解的問題，作為信息工作的切入點，切實把握各階段重點工作，有選擇性地采編能夠帶動全局的信息，為領導科學決策提供第一手資料。渤海鉆探公司辦公室每年集中一個多月的時間，編發基層單位貫徹落實年度工作會議精神情況，幫助領導了解面上工作進展，為公司調整有關政策、采取針對性措施提供依據。三是信息編寫力求精益求精。要樹立精品意識，盡可能地用最明確的形式反映最真實的情況，用最簡短的篇幅容納最豐富的內容，用最樸實的語言表達最深刻的道理，不斷增強信息的指導性、針對性和有效性。編寫信息要突出時代特征，避免老生常談、舊話連篇，要充分體現新思想、新語言、新風格。要緊緊抓住實際工作中的亮點、熱點、難點和盲點，深入挖掘信息的價值，不斷提升信息質量，使信息更好地服務決策。

（二）精優服務，發揮“情報部”作用。信息作為領導的“情報部”，既能夠使領導及時、準確、全面地了解決策實施、工作部署的情況，及時調整決策，使之更加科學有效；也可以使領導精準全面地了解基層單位、基層職工的心聲和想法，有針對性地解決問題。要充分發揮好信息的“情報部”作用，必須在“三點”上尋求突破。一是緊扣“關注點”。要“圍繞中心、宣傳中心、服務中心”，準確把握上級機關、各級領導關心、關注的事項，挖掘和提煉有價值、有深度的信息，全面服務重點工作。二是抓住“閃光點”。要把挖掘特色信息作為提高信息質量的重要抓手，緊緊抓住本行業的特色亮點、引人注目的工作經驗、成果等信息進行編報，不斷提高信息的“含金量”。2014年，渤海鉆探公司針對國際市場開發特色和新疆市場提速經驗，先后編報了《渤海鉆探國際市場推進“四個轉變”實現跨越式發展》《渤海鉆探出實招助力“新疆大慶”建設成效顯著》等多篇信息，引起上級部門關注，分別被集團公司值班信息轉發。三是捕捉“熱難點”。要每天關注新聞，及時了解國際突發事件和重大社會動態中可能對本單位產生影響的情況，第一時間了解本單位應對措施，第一時間編寫上報，確保時效。同時，注重捕捉本單位工作中隱藏或逐步暴露出來的一些事關全局的矛盾和問題，編報各種潛在性、苗頭性和傾向性的信息，服務領導決策。

（三）深挖細尋，發揮“信息部”作用。深入開展“精品信息工程”，在精挑細選收集信息，精雕細刻編寫信息，精益求精報送信息上下功夫，加大綜合信息、調研信息編報比例，實現信息由數量向質量數量并舉、由單一信息向調研類綜合性信息、由“等”信息向“找”信息的升級轉變。一要扣準“上情”。緊緊圍繞上級中心工作、重點工作和信息報送要點，準確、及時編報反映本單位重點工作動態、重大項目進展等信息，確保上報的信息質量高、路子對。二要吃透“企情”。圍繞本單位中心工作，主動服務大局，及時反映領導關注重點、基層工作亮點、工作熱點難點。三要把脈“下情”。全面服務基層一線，按照每個時期公司確定的工作主線，采取“層層剝筍”的辦法，深挖信息，深究根源，在提升、增厚、拓寬上做文章，不斷增強采編信息的深度。

二、完善“四個機制”，開創信息工作新境界

機制活則滿盤皆活。搞好信息工作，創新機制是引得“活水”的關鍵。要善于發現信息工作中存在的共性問題，有針對性地加以解決。通過對基層信息工作的分析研究，可以完善四個方面的工作機制，確保信息工作高效高質開展。

（一）資源共享機制。信息工作的重要一環就是搜集材料，讓巧婦“有米”下鍋。但要拓寬信息的渠道，多渠道“找水”“尋米”，必須要建立“大信息”格局，實現信息資源共享。有條件的單位可以整合資源，盡力實現政務信息、黨務信息、網絡信息等各類信息的歸口管理，統一由一個部門負責，實現抓總。如一時無法實現企業各類信息的統一歸口管理，也可組織與信息業務有關的部門，定期召開聯系會議，共商信息要點，共建信息資源庫，共通工作經驗，實現政務信息、黨務信息、新聞報道的互享互通，使信息的“源”更多、“流”更廣。

（二）目標考核機制。要提高信息工作人員的積極性和質優性，必須推行目標考核機制。每年都要結合本單位實際，給信息工作人員下達信息量化考核指標。指標既要考核數量，更要考核質量。每年給各基層單位下達報送信息最低指標，同時，通過考核報送數和采用率兩個指標，并對采用率實施加權計分方法，推動信息報送數量與質量同步運行。同時，對考核結果實行季度通報、年度評比、年終表彰的方法，每季度對各部門、各單位信息采用情況進行排名通報。每年評出“十佳信息工作先進集體”和優秀信息員，給予表彰獎勵，并將信息工作作為各部門、各單位辦公室年度績效考核和評先的重要依據之一，充分調動各部門和各單位報送深層次、精品信息的積極性。

（三）素質提升機制。人員素質的高低決定了信息工作的質量。在提高信息工作人員素質方面，要突出做到“四個結合”。一是堅持綜合培訓與單項培訓相結合。在集中組織綜合培訓的基礎上，采取一對一、上門式的培訓方式，針對需求開展特色化培訓，找準短板補短板，提升專項工作能力。二是堅持內培與外培相結合。每年召開一次信息工作會，舉辦一期信息部門負責人和信息骨干培訓班。與此同時，堅持走出去，多參加上級部門、兄弟單位、業務部門組織的外部培訓，開拓視野，擴充知識面。三是堅持現場交流與觀摩學習相結合。組織各片區辦公室之間在業務上進行交流、觀摩，相互學習，借鑒經驗，取長補短，共同提高。四是堅持崗位實習與業務指導相結合。組織有崗位業務提升需求的基層辦公室工作人員到本單位辦公室進行崗位實習交流，以輪訓的方式，專項指導和快速提升辦公室工作人員素質。經過“四個結合”，實現基層信息員培訓全覆蓋。

（四）全員辦信息機制。人多力量大、心齊泰山移。要注重發揮全員參與信息編報的積極性，在以信息工作人員為主收集、編報信息的基礎上，堅持全員辦信息制度不動搖，集中群策、凝結群力、發揮群智，多渠道、全方位編報信息，形成上到辦公室主任、下到辦公室系統每名工作人員“人人肩上有膽子、人人參與搞信息”的全員辦信息格局，確保好的信息及時發現、高質量編寫、快速度上報。

三、搭建“五個平臺”，打造信息工作新載體

隨著知識經濟、網絡經濟的蓬勃發展，各種信息傳遞、傳播的載體不斷涌現。如何充分利用好這些新媒介為信息工作做支撐、當保障，需要辦公室著重搭建“五個平臺”。

（一）網絡信息平臺。網絡信息的傳播速度和廣度是所有信息無法比擬的。要提高信息工作的效率，必須建立自己的網絡信息平臺。要充分利用本單位網站，在“擴版、增容”上下功夫，時時篩選各部門、各單位在網頁上發布的各類信息，將重要信息分門別類地編審至新聞欄目，依托網站拓展信息源，發揮網絡信息傳播速度快的優勢，不斷增強“第一時間意識”，努力做到“四個一，兩個高，一個確保”，即：第一時間獲得第一手資料，第一速度提煉、加工、整理出一流的信息，高效高量上報信息，確保信息“站位高、內容實、編報精、把關嚴、報送快”。

（二）經驗交流平臺。經驗類的信息最能體現信息的質量。要善于總結、收集、整理本單位和基層單位的先進經驗和優秀做法，匯編成冊，印發基層，共享經驗，互學做法。渤海鉆探公司辦公室2011年至2013年，先后編著《精細管理經驗匯編》《平安之路——渤海鉆探公司安全文化建設與實踐》《工法創新集》3本書，收錄、整理、編撰了精細管理、安全文化建設、管理創新等方面的經驗200余篇，起到了互學經驗、共同提升的良好作用。

（三）專題簡報平臺。專題簡報是動態總結、反映階段性工作進展、工作經驗的一種信息媒介，是掌握基層動態的“顯示屏”，反映各類問題的“預警器”，推進工作落實的“助推器”。要結合上級部門重點工作部署，圍繞本單位全年重點工作，編寫專題簡報，烘托活動氛圍，提升工作效果。2014年，渤海鉆探公司辦公室圍繞公司開展的“節支降耗、挖潛增效”活動，編發專題簡報13期；結合公司開展的“三比”勞動競賽，分大港、華北、冀東3個市場推出“三比”勞動競賽專題簡報30余期，為領導掌握基層動態，單位之間相互學習提供了依據。

（四）行業專報平臺。行業專報是讓領導在第一時間了解到最新行業信息而設立的內參信息，對輔助領導決策具有重要意義。辦公室可以結合實際，緊盯行業發展前沿，創辦《行業信息參考》，及時對國內外本行業市場開發、科技進步、管理創新、工作成果、技術指標、安全管理等方面重要信息進行跟蹤搜集分析，為公司決策層和所屬單位提供有價值的專報，成為管理者的“千里眼”“順風耳”。

（五）電子雜志平臺。與傳統媒體相比，電子雜志具有表現形式多樣、內容反映生動、發行傳播快、面廣、互動性強、成本低等優勢，既有利于企業各種群體之間的信息交流和信息發布，又有利于宣傳企業、助推營銷。企業辦公室可根據實際情況，創辦圖文并茂、生動活潑、視覺沖擊力強的內部電子期刊雜志，及時反映一線生產前沿不同時期改革發展、市場開發、經營管理、安全環保、隊伍建設等方面的經驗和成果，增強信息的受眾面，吸引更多的眼球，進一步提升信息工作的綜合效能。