影響檔案信息資源開發(fā)與利用的因素

文/中電投河南電力有限公司開封發(fā)電分公司 路鳳敏

檔案信息作為一種資源已成為共識，如何充分開發(fā)檔案信息資源、更好地為社會服務(wù)、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)已成為檔案工作中的重要課題之一。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

在激烈的市場競爭中，大力開發(fā)和利用檔案信息資源，積極主動提供利用和服務(wù)，發(fā)揮檔案信息社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)快速發(fā)展。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供依據(jù)。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案人員通過對國家政策、法律法規(guī)等信息的收集、整理，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。

（二）為公司科研生產(chǎn)提供理論依據(jù)。只有積極開發(fā)利用檔案信息資源并同時把檔案信息與市場流通有機(jī)地結(jié)合起來，才可能作出正確決策，才能有效地搞好綜合服務(wù)。檔案人員通過對企業(yè)設(shè)備系統(tǒng)、生產(chǎn)流程的深入了解，不斷地收集、整理設(shè)備更新改造信息資料，并及時提供給科技人員，為公司科技人員技術(shù)改造提供理論依據(jù)。

（三）為公司的營銷決策提供依據(jù)。檔案人員利用計算機(jī)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索能力，通過對以往、現(xiàn)在國內(nèi)外市場信息的收集、整理，去粗取精，有效地提供給公司的領(lǐng)導(dǎo)及營銷部門，使企業(yè)的營銷活動緊跟市場，避免盲目性，為企業(yè)直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

（四）為公司提拔后備干部、廣大干部職工晉級晉職、享受優(yōu)惠政策提供可靠依據(jù)。檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，通過建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，利用庫存資料編制編研材料、匯集專題目錄，使檔案信息資源成為統(tǒng)一的、開放的信息資源系統(tǒng)，提供給領(lǐng)導(dǎo)、人事部門及社保部門，幫助他們了解各類人員信息，使廣干部職工得到實(shí)惠，在工作中發(fā)揮積極作用，真正達(dá)到檔案信息資源的共享，從而提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的效率。

二、檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的問題

（一）檔案管理人員薪檔待遇低，人員調(diào)整頻繁。檔案管理人員薪酬待遇普遍低，造成合格的檔案管理人員不安于現(xiàn)狀，等待時機(jī)向待遇高的崗位應(yīng)聘。使得檔案管理人員頻繁換崗，新的檔案管理人員接手后，有的剛剛熟悉基本工作，有的連培訓(xùn)工作還沒有完成，就又跳槽到了其它高薪檔崗位上。檔案資料整理由傳統(tǒng)的案卷改為現(xiàn)在的件，檔案人員把大量的時間和精力用在檔案的分類、整理、縫制、編目，提供借閱利用上，并根據(jù)利用者和企業(yè)的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息，建立完善檢索工具等繁瑣工作，工作量增加了，收入?yún)s沒有增加，晉升職稱較其他專業(yè)難度大，沒有結(jié)合工作實(shí)際。在任的檔案管理人員，由于薪檔低，情緒低落，使檔案工作僅停留在對檔案的收集和保管上，根本就談不上檔案信息資源的開發(fā)。

（二）檔案資料不齊全完整。檔案資料不齊全、完整。部分人員對檔案認(rèn)識不到位，開會帶回的資料及往上級報送的報表等沒有移交至檔案部門，雖然多次催促仍然不愿歸檔，使檔案部門的室藏資源不齊全完整，直接影響信息資源的開發(fā)與利用。

（三）對檔案的重視程度不夠。相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就像倉庫保管員保管物資一樣，沒有技術(shù)含量，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。由于人們對檔案工作缺乏了解，輕視檔案工作，使檔案工作無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，影響信息資源的開發(fā)利用。

（四）檔案管理的模式改變，檔案人員任務(wù)加重。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息資源正在迅速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的模式也發(fā)生了根本性變化，由原先單純的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案管理和電子檔案管理并存，檔案管理由手寫目錄逐步演變?yōu)橛嬎銠C(jī)打印目錄，在紙質(zhì)檔案拆釘、裝訂、分類、整理、歸檔的同時，又增加電子檔案的分類、整理、歸檔，雖然電子檔案檢索方便、快捷，為檔案利用者提供了便利，滿足了利用者各種需求，但增加了檔案管理人員任務(wù)，一份文件需歸檔二次：紙質(zhì)文件歸檔，電子文件歸檔。

三、如何做好信息資源開發(fā)利用

（一）提高檔案管理人員待遇，保持檔案隊(duì)伍穩(wěn)定。多年來，檔案管理制度一直強(qiáng)調(diào)：檔案工作人員屬于專業(yè)管理人員，科技檔案管理人員按檔案專業(yè)或工程技術(shù)專業(yè)評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，享受工程技術(shù)管理人員同等待遇；其他專業(yè)檔案管理人員按檔案專業(yè)或相關(guān)專業(yè)評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)，享受相關(guān)專業(yè)人員同等待遇。但現(xiàn)實(shí)生活中，往往得不到相應(yīng)的待遇，造成檔案員不能安心本職工作，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。眾所周知，檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，工作量大且繁瑣，業(yè)務(wù)能力要求相對較高，不僅要科學(xué)分類、整理、保管，還要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源。為此，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際制定檔案高級職稱專業(yè)技術(shù)崗位規(guī)定，提高檔案管理人員的待遇，激發(fā)調(diào)動檔案人員的工作積極性，使之在輕松的工作環(huán)境中愉快地工作尤其重要。提高檔案管理人員待遇，保持檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，才能使檔案管理工作有連續(xù)性。

（二）提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的過程中，迫切需要現(xiàn)代化的綜合性的人才，檔案人員不僅要具備較高的專業(yè)水平，而且要精通現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)十分必要。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，掌握計算機(jī)應(yīng)用，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。用人單位應(yīng)加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)形式應(yīng)多樣化，利用網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，采取走出去、請進(jìn)來的方法，到檔案目標(biāo)管理好的單位參觀學(xué)習(xí)、相互交流，積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

（三）加強(qiáng)宣傳，提高各級人員對檔案重要性的認(rèn)識。檔案事業(yè)的發(fā)展，必須面向社會、面向基層。檔案資料不完整，就無法利用庫存進(jìn)行深層編研、加工，檔案信息品種少，無法滿足利用者，造成人們對檔案及檔案工作缺乏了解。因此要加大檔案信息資源的開發(fā)力度，將無序信息加工成形式多樣的信息產(chǎn)品提供給廣大用戶；必須加大宣傳力度，使各級人員對檔案工作有新的認(rèn)識，并能按業(yè)務(wù)要求定期向檔案部門移交有保存價值的文件材料，只有檔案部門存放內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源，才能有效為廣大利用者提供全面、完善的檔案信息資源。

（四）賦予檔案管理人員獎懲建議權(quán)。積極主動按時完成移交檔案的部門和兼職檔案人員，檔案管理人員應(yīng)有獎勵建議權(quán)；部分人員對檔案認(rèn)識不到位，催促后仍然不愿歸檔，造成檔案資源不齊全完整，影響檔案信息資源開發(fā)與利用的部門和責(zé)任人，檔案管理人員應(yīng)有處罰的建議權(quán)。

檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求檔案人員既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。在認(rèn)真履行好檔案管理工作各項(xiàng)職責(zé)的同時，不斷加強(qiáng)自身政治理論知識和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高對政策的理解能力，在檔案信息資源的開發(fā)利用方面，從公司發(fā)展實(shí)際出發(fā)，真正發(fā)揮出檔案的查考利用價值，最大限度地發(fā)揮檔案效益，滿足檔案利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享，更好地為社會、為企業(yè)、為職工服務(wù)。