質(zhì)量管理原則與檔案管理之我見

文/中國原子能科學(xué)研究院 王繼榮

八項質(zhì)量管理原則是“以顧客為關(guān)注焦點，領(lǐng)導(dǎo)作用，全員參與，過程方法，管理的系統(tǒng)方法，基于事實的決策方法，持續(xù)改進，與供方互利的關(guān)系”。它高度概括，以易于理解的語言表述了質(zhì)量管理最基本、最通用的一般性規(guī)律，更為質(zhì)量管理提供了正確的理論，從而產(chǎn)生正確的方法。這些原則是一門管理的哲學(xué)，是一種管理的境界，是當(dāng)代先進的管理理念，是重要的質(zhì)量意識。本文僅就其中的“領(lǐng)導(dǎo)作用和全員參與”兩項原則，結(jié)合工作實際，談一談對于檔案管理工作的重要意義。

一、領(lǐng)導(dǎo)作用

第一層，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者。他們應(yīng)充分認識檔案和檔案工作的重要性。檔案是國家信息資源和國有資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、運營與發(fā)展過程的真實記錄，是企業(yè)國有資產(chǎn)運營、管理的重要憑證與依據(jù)，也是企業(yè)不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)。確保企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效提供利用，對于維護企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)核心競爭力，促進國有資產(chǎn)保值增值具有不可替代的重要作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在制定相應(yīng)的政策和策略過程中，特別是檔案信息化建設(shè)方面，因為投入大，而未來產(chǎn)出——社會效益和經(jīng)濟效益的不確定性和隱匿性，較之主營業(yè)務(wù)沒有可比性，較之其他，如：質(zhì)量、安全管理，國家法律法規(guī)有強制性要求，又缺乏迫切性，所以權(quán)衡中，處于主導(dǎo)地位并起著關(guān)鍵作用的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，重視或不重視檔案工作有著天壤之別。

第二層，是業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)。以科技檔案為例，作為項目負責(zé)人或部門行政正職，應(yīng)該充分認識到科技檔案對于科學(xué)技術(shù)的交流與借鑒、繼承與發(fā)展具有特殊功能。必須明確什么是科技文件，什么是科技檔案。科技文件是直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動的過程和成果。科技檔案即具有保存價值的，履行了歸檔手續(xù)的科技文件。科技文件是科技檔案的前身，要想確保科技檔案質(zhì)量，必須從科技文件的形成抓起，從項目立項開始即重視科技文件的收集和積累，例如：工程項目檔案的收集， 在項目前期準備階段，文件來源渠道比較多，內(nèi)容繁雜，既有請示，又有批復(fù)，是整個工程建設(shè)的重要依據(jù)，并且只有一份原件，管理不當(dāng)極易散失。又如：科研檔案的收集，一般重大科研項目研究周期較長，文件形成具有隨機性，因此既要注意集中收集，又要注意平時收集。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提早安排專人負責(zé)此項工作，在編制科研、生產(chǎn)、基建、經(jīng)營等各項工作的管理制度和程序文件中，把科技文件管理和歸檔工作納入進來，實現(xiàn)“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，要把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、目標(biāo)責(zé)任制、年度考核。

二、全員參與

企業(yè)要設(shè)置檔案部門并配備專職檔案人員，以保障檔案管理工作職能的正常履行，下屬單位和各部門也應(yīng)設(shè)兼職檔案員，形成系統(tǒng)有人抓、層層有人管的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。目的是要提高全員檔案意識。

第一是文件材料形成者。科研人員撰寫報告嚴謹求實，實驗記錄準確有效；產(chǎn)品/工程人員精心設(shè)計；管理人員起草的文件準確、規(guī)范，這些凝聚著智慧和汗水的林林總總的文件，不是自己閱過、辦過、用過就得；最終不應(yīng)該只屬于自己，不應(yīng)該只散落在小小的辦公室抽屜或文件柜的一角。它們更是本單位科研生產(chǎn)、建設(shè)項目、經(jīng)營管理等工作的真實記錄，對于具有長久保存價值的，更應(yīng)該想著給它們找到最終和最好的歸宿——那就是歸檔，集中統(tǒng)一保管到檔案部門。另一方面，企業(yè)員工應(yīng)以科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)、管理等各項工作程序和有關(guān)標(biāo)準、規(guī)范為依據(jù)，分階段、分步驟完成各類文件的形成、積累和整理，確保應(yīng)該形成的得以形成，形成之后的文件不丟失、不損壞。特別要注意薄弱環(huán)節(jié)，如：項目立項階段；特別要注意容易忽視的原始性、過程性記錄，如：相關(guān)評審、實驗和測試記錄等。而那些在各項活動中比較容易形成和積累的正式發(fā)文和成果性材料，如：技術(shù)報告、工程或產(chǎn)品設(shè)計圖紙等，則要注意加強版本管理，確保同一文件的不同版本既相互區(qū)別，又相互關(guān)聯(lián)，確保文件的修改過程得以完整全面地記錄，具有可追溯性。

第二是各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和兼職檔案員。兼職檔案員應(yīng)負責(zé)督促、指導(dǎo)本部門人員做好歸檔文件的形成、積累；各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人負責(zé)最終審核，確保關(guān)鍵材料、核心技術(shù)資料不缺失。

第三是檔案人員。他們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，體現(xiàn)在自身業(yè)務(wù)知識、計算機應(yīng)用水平、各項工作流程的熟悉程度，特別要掌握文件控制程序，規(guī)范文件編制、流轉(zhuǎn)、更改、分發(fā)、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)，理解歸檔工作的各項原則，明確具體要求，并積極參加學(xué)習(xí)交流和組織培訓(xùn)，幫助提高全體人員的檔案意識。

如此，各部門各類人員各司其職，各盡其責(zé)，這就是全員參與，這就是做好檔案工作的最堅實基礎(chǔ)。