數碼照片檔案的管理與研究

【摘要】隨著數碼相機的普及，各單位在生產經營過程中產生的數碼照片越來越多，做好這些數碼照片檔案的收集、歸檔和整理保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。

隨著數碼相機的普及，各單位在生產經營過程中產生的數碼照片越來越多，做好這些數碼照片檔案的收集、整理和歸檔保管工作，是目前檔案工作中需要解決的新課題。

一、數碼照片檔案的特點及其管理規范

（一）數碼照片是數碼技術和照相攝影技術的完美結合體，是數字化的攝影作品。它是利用感光電子元件（CCD或CMOS），將真實世界的信息（光學信號）轉換成二進制數字信息，并在存儲載體上記錄保存起來。數碼照片是可依賴于計算機系統閱讀處理，并可通過網絡進行傳送的靜態圖像文件。數碼照片相對于傳統紙質照片而言，優點是成像迅速，處理快捷，傳輸范圍廣，編輯手段豐富，檢索方便等；缺點是對軟硬件依賴性強，格式多，容易被修改，易感染病毒等。數碼照片既是照片又是數據底片，相機拍攝后形成的沒有調整修改的數碼影像元數據比底片收集容易得多。數碼照片歸檔后就作為檔案保存了，形成了數碼照片檔案。

（二）傳統照片與數碼照片可以互相轉換。傳統照片經翻拍或掃描，等同于進行了數字化處理，形成了數碼照片，方便管理與利用；數碼照片可以沖印或打印成紙質照片，也可以生成傳統底片。

（三）數碼照片檔案的管理目前國家還沒有出臺專門的標準和規范。數碼照片既是同傳統照片一樣的光學照片又是電子文件。所以，既要遵循《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），又要遵循《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）。

二、數碼照片的超前控制

數碼照片的超前控制是指提前設計和規劃好將要生成的數碼照片的各種屬性、品質及歸檔狀況，并對生成過程進行控制，使得照片按設計好的目標生成，從而保證數碼照片能滿足歸檔的技術要求，有利于歸檔后的維護和高效利用。

（一）拍攝型數碼照片的超前控制。1.存儲格式的選擇。依據照片的用途和拍攝對象的特點，選擇恰當的格式，如JPEG，TIFF等。2.分辨率控制。數碼照片最低采用1600*1200的分辨率，滿足沖印出常見的高品質5寸照片的質量要求。3.元數據控制。包括拍攝日期設定，拍攝者代碼，拍攝現場信息內容的文本記錄。4.拍攝技術指標控制。相機上設置的光線、色彩、構圖、測光、曝光指數、白平衡等指標的控制。這些指標考驗拍攝者的技術水平。5.硬件選擇。為了達到各項預設指標，需選擇合適的數碼相機及其附件。

（二）掃描型數碼照片的超前控制。1.原件的保護。對于要掃描的原件，事先要進行清潔、去污、修復等技術處理，從而保證掃描后的影像質量。2.掃描模式選擇。確定恰當的掃描模式、圖像類型及色彩模式的選擇，確保掃描后圖像的質量，又能節省存儲空間。3.輸出格式及分辨率控制。依據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），確定TIFF和JPEG兩個格式為掃描儀存檔標準。4.圖像處理。糾正偏差，比如旋轉、拼接、去污、銳化、色彩等調整。不能破壞真實，只能再現真實。5.硬件的控制與選擇。依據掃描的類型、規格等指標，選擇合適的掃描儀。

三、數碼照片的收集工作

數碼照片收集工作的原則是要有利于檔案的完整成套，有利于安全管理，有利于利用。

（一）收集范圍。鑒于數碼照片的特殊性及歸檔后管理與利用的需要，其收集范圍要比傳統的底片照片的歸檔范圍寬。凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數碼照片均屬于收集范圍。包括重要會議、重大活動、重大事故、重點工程、儀器設備、實物檔案等照片。

（二）收集要求。首先，數碼照片需要專人收集。數碼照片復制方便，導入導出方便，不安排專人集中收集，很容易丟失。因此，各單位要指定專人負責本部門相關內容的數碼照片的拍攝工作，并定期向檔案部門移交。其次，要做好照片模式及存檔格式質量的控制。負責數碼照片收集和移交的工作人員必須嚴格依照數碼照片超前控制中的各項指標的要求來做好整個過程的管理。再次，數碼照片的審核和技術處理也不可缺少。數碼照片的審核主要指質量鑒定、遴選、元數據檢查與補錄。其中，鑒定包括真實性鑒定，可讀性鑒定，病毒檢查和攝影質量審查。而對于存在技術缺陷又無法重拍的數碼照片可以進行適度的技術處理。

四、數碼照片的整理工作

數碼照片的整理工作要有利于保持照片檔案的有機聯系，有利于保管，便于為利用者提供服務。

（一）在整理過程中，要注意根據照片所反映的內容。包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等，制作相應的文字說明文件readme.doc，包括：1.事由：照片影像所反映事件、事物的情由。2.時間：事件發生或事物產生的時間和拍攝時間。3.地點：被攝物所在的具體地點。4.人名（或物名）：照片影像上主要人物的姓名或實物的名稱。5.背景：對揭示照片影像主題具有一定作用的背景。6.攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。綜合運用好這6個要素，內容力爭準確，文字務必簡潔，語言描述通暢，并注意用阿拉伯數字表示時間。

（二）按照項目及產生時間順序排列和組合，不同項目的照片不能混放。對照片進行排列組合時，要注意先排組再排張。有密切聯系的照片組合為一組照片，組與組的排列按形成時間的先后順序而定。

（三）排列整理好的數碼照片需按年度刻錄在光盤內。1個年度1張光盤，如果空間不夠，可追加多張，逐一編號即可。刻錄好的光盤最起碼應一式兩套，一套封存保管，一套供借查閱使用。

五、數碼照片的歸檔工作

數碼照片的歸檔比傳統紙質照片復雜，檔案管理人員要督促承辦部門及時收集整理，并履行審核、驗收、歸檔手續。一是屬于收集與歸檔范圍的數碼照片應定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個人不得據為己有。二是歸檔的數碼照片要求達到各項超前控制指標的要求，畫面清晰完整，未加修飾剪裁。文字說明文件中應包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素，缺一不可。三是歸檔的數碼照片檔案必須齊全完整，應是原件、原版，并刻錄成光盤（DVD，VCD），盤片應該為原盤，并具備保存和利用價值。四是在刻錄好的光盤盒上按照SJ/T 11156-1998《計算機輔助設計文件檔案管理制度》的規定，貼上標準格式的光盤封面，其中包括檔號、標題名稱、保管期限、密級、硬件軟件環境等等說明內容，最后編制光盤目錄，并分類整理入電子柜。五是如果有已經洗出來的照片，則按照文書檔案和科技檔案兩大類分別編號登記。首先我們給照片編號，文書檔案中的檔號包括類別、照片標志符、照片順序號；科技檔案中檔號包括類別、項目代號、照片標志符、照片順序號。在反面左上角編號。隨后，我們再編制照片目錄：目錄包括檔號，拍攝時間、照片名稱、照片張數等內容。最后，按檔號分別依此裝入照片冊，并標明每張照片的拍攝時間及內容。要注意的是，根據照片所反映的內容，按項目及產生的時間順序排列和組合，不同項目的照片不能混放。

六、數碼照片檔案的保管工作

數碼影像數據來得快去得也快，由于病毒的侵入，計算機硬件的損壞，誤操作，以及一些不可抗拒的外力因素等影響，使得數據丟失損壞并不罕見。但是刻錄成光盤后，也會有很多不安全因素，時間長久，天氣溫濕度，或多或少都會影響光盤的質量。

如何解決這些問題呢，我們可以從下面幾點做起。一是要確保數碼照片檔案的信息不被修改、破壞，歸檔時必須刻錄到只讀光盤上進行脫機保存。禁止使用U盤、硬盤作為數碼照片的存儲介質。二是保存數碼照片檔案的庫房必須具備“六防”條件（防火、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害生物），并配備專門的電子防磁防潮柜。光盤每四年檢查翻刻一次。三是建立數碼照片檔案管理制度，規范職責，發現問題，及時解決。

接收之前要做好3項工作：一要了解移交單位職能活動內容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準備工作情況。綜上所述，只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

五是嚴把檔案人員離職離崗關口。要堅持檔案人員離職離崗先辦理檔案交接手續，才能辦理調動手續制度。對未辦清檔案交接手續的檔案人員，單位領導不得簽發調令，不得辦理工資轉移手續，不允許其離開原工作崗位。同時，要把檔案交接工作納入本單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。檔案行政管理部門要加強對基層單位檔案交接工作的監督、檢查和指導，及時糾正檔案交接工作中的問題和紕漏，對那些檔案交接不規范、不嚴密的問題及時加以監管。

六是認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案部門負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人監督交接。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案部門負責人監交；檔案部門負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

七是檔案交接要按照規范和規定實施。交接檔案時，案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關資料都應一并交接。對需要銷毀的文件材料，要登記造冊，報分管領導審查批準后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

八是落實檔案接收措施。加強檔案館（室）的檔案接收工作，需要建立一種長效激勵機制，以充分調動檔案從業人員的積極性。要把檔案移交工作作為檔案室定級和升級、評先選優、檔案執法檢查、目標考核的一項硬指標，實行檔案接收工作一票否決制度，從而促進和保證檔案接收工作的開展。同時，還要加強檔案人員的業務培訓，提高他們的素質能力。如對檔案從業人員進行更新知識、改善知識結構、提高專業技能等內容的培訓等。