淺談電算化會計檔案的利用服務

文/深圳第二高級技工學校 朱艷梅

隨著科學技術的發展，社會由原來的手工會計階段逐漸向電算化會計階段轉變，電算化會計檔案資料隨之出現，“電算化會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤上存儲的會計數據。”這表明會計檔案管理工作的管理對象發生了變化，手工會計檔案的管理制度與方法已經不再適用，這對電算化會計檔案的利用也提出了新的要求。因此，如何做好新環境下電算化會計檔案的利用服務工作，是一個值得深入探討與研究的問題。

一、加強電算化會計檔案利用服務的意義

加強電算化會計檔案的利用服務工作有利于企事業單位實現持續經營的目標，促進單位會計職能的實現和轉變，檢驗本單位電算化會計檔案的管理質量，維持單位正常經濟秩序，以及推動單位管理現代化的進程。

（一）實現單位持續經營目標的重要途徑。通過加強電算化會計檔案的利用服務工作，能夠迅速匯總、分析、傳送大量準確又及時的經濟信息。“從微觀上看，可利用機讀檔案對某一企業進行歷史經濟資料的比較與分析，從而制定出本企業經營與決策方案；從宏觀上看可得出某一行業過去、現在與將來的發展情況與趨勢，使企業的決策者從市場經濟的發展規律中制定出本企業當前的企業行為規范，回避風險，展望未來”。相關部門可以對電算化檔案進行會計年度對比和趨勢分析等，預測未來的經營發展趨勢，為單位決策者作出正確的經營決策提供及時依據，實現自身持續經營的目標。

（二）促進單位會計職能實現和轉變的重要措施。在電算化環境下，“方便快捷的查詢功能可以減少財務人員翻閱紙質檔案的勞累，提高工作效率，網上對賬等功能的實現，降低了財務人員查詢工作壓力，減少了外出對賬時旅途的勞累”同時，由于計算機的精確性和確定性，手工操作下可能會產生的誤差也會大量減少，有利于提高單位工作效率，解放勞動生產力，有助于會計檔案的相關管理人員能夠融入到單位決策管理，為提高單位的現代化管理水平和經濟效益服務，促進職能的轉變。

（三）檢驗單位電算化會計檔案管理質量的重要尺度。實踐是檢驗真理的唯一標準。通過開展會計檔案信息的利用服務工作，有助于管理當局有針對性地安排工作計劃，逐步改變現行會計檔案管理制度和規范中不適應會計檔案管理的部分，逐步完善單位制度。同樣，要了解電算化會計檔案的管理質量如何，存在哪些不足和需要改進的地方，就可以通過電算化會計檔案信息的利用服務工作來進行檢驗。通過對電算化會計檔案信息的利用服務實踐，管理當局可以發現電算化會計檔案管理質量中存在的問題，并予以解決。

（四）維護單位正常經濟工作秩序的重要數據源。電算化會計檔案為打擊經濟領域的各種不法現象提供了有力證據，可以在很大程度上保護單位財產不受侵犯。通過利用會計軟件的多種功能，可以從不同角度、不同層次去考察單位的電算化會計檔案數據信息，從而掌握許多重要的數據指標，客觀評價單位已實現的各項經濟業務是否合法，是否遵守單位財務紀律，有助于打擊單位經濟領域的違法犯罪行為，揪出隱藏的經濟蛀蟲，維護單位正常的經濟工作秩序。

（五）推動單位管理現代化實現的重要方式。我國各企業單位如果要與國際接軌，緊跟時代潮流，就必須學會對會計電算化系統加以利用，使用現代化方法去管理單位財務工作，不斷提高單位的整體效益。加強電算化會計檔案的利用服務工作可以有效地完善單位會計電算化系統在利用過程中的不足，推動單位財務工作的現代化。

二、當前電算化會計檔案的利用服務過程中存在的問題

作為一種新型的經濟檔案，在電算化會計檔案的利用服務過程中還存在不少問題，具體來說主要包括以下幾方面：

（一）制度體系不夠健全。一方面，國家在會計檔案信息資源尤其是電算化會計檔案信息資源利用服務方面的相關制度體系尚不完善，對電算化會計檔案信息的開發利用尚缺乏具體的可操作的法律制度依據。另一方面，企事業單位在電算化會計檔案的利用與服務方面也缺少切實可行的管理制度。一是向信息需求者提供電算化會計檔案信息利用服務的業務制度不完善。二是電算會計檔案的歸檔和保管制度不健全。并且“沒有制定相應的電算化會計檔案保管人員職責、電算化會計檔案管理任務以及電算化會計檔案的庫房管理要求，從而造成電算化會計檔案人為和自然損壞”。三是用戶反饋機制不完善。

（二）領導認識存在不足。許多單位雖然建立了會計檔案的收集、整理等工作規范，但是這些單位的部分領導沒有意識到電算化會計檔案利用的重要性，片面地認為電算化會計檔案只能夠用來應付各種檢查，這種片面的認識直接導致了單位管理者對電算會計檔案利用事業的不重視。管理者的不重視，容易造成單位在撥付給電算會計檔案利用方面的資金等方面不夠重視。一旦資金等其他要求投入較少時，在一定程度上將直接導致電算會計檔案信息資源利用事業的經費不足，嚴重地限制電算會計檔案的充分利用。

（三）人員素質普遍不高。首先，工作人員業務能力偏低。很多單位會計檔案管理人員“對電算化會計檔案的組成內容不甚清楚，缺乏對電算化會計檔案的管理經驗，造成存有會計數據、會計軟件的磁盤介質會計檔案和其他會計文檔資料不能及時歸檔”，導致單位不能夠充分利用電算會計檔案來為單位的發展服務。其次，工作人員綜合素質不高。比如，很多會計檔案管理人員對計算機操作的相關知識比較匱乏。再次，工作人員積極性較低。

（四）安全性能不盡完善。第一，數據內容的安全問題。一是在電算化環境下，不法分子可能利用計算機和網絡來竊取、變造、偽造一些至關重要的數據，會計信息的安全性因此受到威脅。二是在拷貝過程中，多數單位很少有系統拷貝收回意識，加之拷貝用的軟盤很可能攜帶計算機病毒，這也是威脅數據安全的一個重要因素。三是在軟件升級過程中，很多單位沒有把曾經使用過的會計軟件系統完整保存，沒有注意保持電算化會計文檔與對應的會計軟件的一致性，從而造成檔案數據在某種形式下丟失。第二，數據載體的安全問題。目前一些單位條件受限制，沒有按照國家規定的庫房管理制度標準建立專門的電算化會計檔案存儲庫房，磁介質只是隨意堆放在普通庫房里，沒有專門保管存儲載體，存在極大的安全隱患，使得會計信息存在毀壞的威脅。

三、促進電算化會計檔案利用服務工作的合理舉措

當前電算化會計檔案的利用服務過程中存在諸多問題，極大限制了會計檔案的利用價值發揮，促進電算化會計檔案利用服務工作的合理舉措，有利于改善電算化會計檔案利用服務工作。

（一）健全電算化會計檔案利用服務的制度體系。第一，國家有關部門應當根據當前電算化會計事業發展的現狀，逐步完善涉及電算化會計檔案管理的法律法規，建立和完善與電算化會計檔案資源利用服務有關的配套制度，增強已有法規制度的實際可操作性，建立起電算化會計檔案信息利用服務在法規制度方面的保障。第二，各單位應當逐步建立起有關于電算會計檔案利用的業務制度，比如建立嚴格的電算化會計檔案使用權限制度和利用手續等。同時還應當建立起電算化會計檔案的歸檔以及保管制度。比如明確規定電算化會計檔案的歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等，確認合法的會計檔案內容，認真界定會計檔案范圍，并將歸檔工作落實到人，保證相關會計檔案資料能夠及時、完整、合理歸檔，同時明確規定保管人員的職責和保管任務，并明確磁性介質會計檔案的保管要求，要求保管人員對打印輸出的會計檔案和磁介質檔案按照相關規定進行分門別類的專業保管，并進行按期、按程序銷毀。

（二）構建電算化會計檔案利用服務的評價機制。電算化會計檔案利用服務評價體系的構建主要包括三方面的內容。第一，工作人員的自我評價。這是工作人員認識自我、分析自我進而提高自我的促進自身發展的內在機制，檔案工作人員應該充分認識到自己服務工作做得好與不好之處，不斷發揚優點，改正缺點。第二，檔案使用者使用反饋的評價。一是要健全利用服務制度，加強制度的可操作性。二是確保利用服務程序清晰明了，工作人員服務態度良好。三是確保利用服務途徑充足，能充分滿足需求。四是確保利用服務工作設備先進，成本合理，檢索工具多樣化、檢索路徑專業等。第三，有關評價的獎懲規則。應該將職工的自我評價和檔案利用者的使用評價分值化，達到一定分值予以獎勵，未達到規定最低分值則予以懲罰。

（三）更新電算化會計檔案利用服務的思想觀念。首先，單位管理者應當轉變以往完全依賴于利用手工會計檔案的作法，充分理解并推動電算化會計檔案的科學化利用服務，積極推動單位相關制度的建立，加強財務人員的業務素質培訓，著力解決電算化會計檔案為單位利用服務過程中所遇到的問題，如資金問題、硬件軟件配套問題、部門間的協調與合作問題等，促進本單位電算化會計檔案管理事業的進一步發展。其次，單位各部門職員應充分明確檔案用戶在信息利用服務過程中的主體地位，檔案工作人員應當樹立起“服務”的理念，改變以往不正確的工作服務理念，樹立起正確的服務價值觀和良好的服務精神，以檔案使用者為中心，以其需求為導向，圍繞解決用戶的實際問題來開展工作。

（四）加強電算化會計檔案利用服務的人才培訓。首先，要加強相關工作人員思想品德素質的培訓。教育培訓內容應該包括法制教育與職業道德教育，以培養他們依法管理電算化會計檔案的觀念和遵守國家經濟法律的意識，督促相關工作人員忠于職守，愛崗敬業，遵紀守法，嚴守機密，博學求進，公正服務，依法行使自身的權力和履行相關的義務。其次，要加強相關工作人員的業務技能素質培訓。應該要求電算化會計檔案工作人員要熟練掌握會計、檔案兩門專業知識，同時還要對相關工作人員進行計算機基礎的培訓，促使他們掌握一些基礎又實用的現代化技術，增強其在電算化會計系統環境下的適應能力，從而更好地對電算化會計信息以及最終形成的檔案資源進行專業化處理，保證電算化會計檔案的利用服務工作能夠正常開展。最后，要加強工作人員的服務能力培訓。這主要包括加強相關工作人員的咨詢接待服務能力、業務服務能力、管理服務能力等能力，使其適應單位各部門對會計信息開發、利用的需求。

（五）完善電算化會計檔案的安全保護。首先，從載體的安全來說，為了保證新型載體的安全，單位應該根據國家《磁性載體檔案管理與保護規范》的規定，提供溫濕度均穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫，存放地點要注意防止灰塵，保持庫房和載體的清潔衛生，還應防止外來磁場的作用，防止機械磨損和強烈震動。另外，要注意防光和有害氣體。在日常的管理維護中要注意將光盤磁盤等新型載體進行垂直放置，嚴防重物擠壓和變形，還要定期對磁帶進行倒帶，避免磁帶出現發霉現象，如果對盤片進行清潔，要用干凈的藥棉和高純度酒精擦洗，不能隨意擦拭，避免劃傷盤片。其次，從信息內容的安全來說，保存在計算機和網絡上的會計檔案信息主要通過以下的方式來進行保護。一是建立信息安全規范；二是采用信息加密技術；三是采取信息認證技術；四是防治計算機病毒。

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