高等院校二級學院研究生學位信息管理系統模型研究

張薇薇

(燕山大學電氣工程學院,河北秦皇島 066004)

高等院校二級學院研究生學位信息管理系統模型研究

張薇薇

(燕山大學電氣工程學院,河北秦皇島 066004)

為了解決二級學院研究生管理部門管理內容幅度大、工作強度高、易出錯的問題,結合工作經驗及面臨的實際問題,提出了一種高等院校二級學院研究生學位信息管理系統模型。在對研究生學位授予的業務流程進行深入剖析的基礎上,理清了各項工作及信息之間的內在聯系,分析了二級學院研究生學位信息管理系統的用戶角色及權限、系統使用流程及各模塊主要功能,為開發出一套符合實際、面向網絡、具有廣泛適應性的二級學院學位信息管理系統奠定基礎。

學位授予 二級學院 研究生 系統模型

1 引言

學位授予是研究生符合在校培養的各個環節要求的最終結果；因此，負責學位授予的管理部門需要收集并審核研究生在培養過程中的各類信息，把握著研究生培養質量的出口關。

隨著社會對高學歷人才需求量的增加，近年來我國研究生的招生規模及增長速度有了很大提高；而研究生管理人員的崗位數卻基本沒有增加。以我校機、材、電、信4個學院為例，各個學院在校博士、碩士研究生基本上在1500名左右，而各學院的研究生管理機構基本上設職員1-2名，且要擔負起研究生日常教學管理及學院相關的科研管理工作。

目前，絕大多數學位信息管理系統都比較適合一級管理模式(校級)[1-2]；然而，實際中，一級學位管理部門內設機構各有分工，各有明確的工作重點，例如教學、導師管理、學科建設、學位授予、課程及成績管理等；研究生培養過程中，諸多的具體事務全部下放至二級學院，再加之研究生學位管理工作的自身特點，導致二級學院研究生管理部門管理內容幅度大和工作強度高[3]，進而造成對信息的反饋和處理困難，對部分培養環節難以進行有效落實；原有的手工操作管理方式已經難以適應擴招形勢下研究生學位管理工作的要求[4]。

由此可見，學位管理部門，尤其是二級學院，應充分利用成熟的信息技術，搭建符合研究生二級管理的網絡平臺，將研究生管理人員從繁重的、重復性的手工勞動中解放出來，提高學位管理工作的效率及準確性，使得管理人員能夠把更多的精力投入到研究生培養質量監控工作中去，已成為必然的發展趨勢[5]。

本文以燕山大學電氣工程學院研究生學位授予的實際工作為例，分析了二級學院研究生學位信息管理系統的用戶角色及權限、系統使用流程及各模塊主要功能。

2 系統角色及權限分析

2.1 系統角色

從我校研究生學位信息二級管理的實際情況來看，學位信息管理系統的用戶具有多種角色，且具有不同的操作權限。該系統模型的主要角色有系統管理員、研究生、導師/論文評審專家、格式審查專家、學科負責人、主管院長、答辯秘書、答辯委員會主席。

2.2 角色權限分析

(1)研究生角色權限。該角色是系統的重要用戶，具有較多的操作權限，如填寫和保存人員、學位基本信息、上傳電子版學位論文、在線填寫答辯相關表格、查詢格式審查專家、查詢本人格式審查結果、根據審查結果修改論文格式、查看本人的匿名評審返回意見、在線填寫“答辯材料”、下載“答辯材料”、查詢本人的答辯記錄等。

(2)導師審批/論文評審專家。該角色可對研究生提出的答辯申請進行審批、查新本人指導研究生查重結果，評審其他導師的研究生論文。

(3)系統管理員角色。該角色是這個系統的管理者，除負責系統用戶的維護工作外，還具有研究生答辯環節的多項管理功能，例如審核申請答辯人員信息內容，導出申請答辯人員信息匯總表；審核答辯人員導師審批，導出導師審批通過人員名單匯總表，隨機分配格式審查教師；分類上傳下載的學位論文，知網檢測結果上傳；創建答辯組，分配答辯學生；隨機或是人工分配學位論文，查看并導出匿名評審結果；導出學位信息統計，管理維護格式審查人員庫、校內論文審查評委庫。

(4)格式審查教師的主要權限是：查看本人需要審查格式的電子版論文、提交審查意見。

此外，答辯秘書的主要權限是在線撰寫并提交答辯記錄、評語等；學科負責人權限是對學生的“答辯材料”學科負責人簽名處使用電子簽名；主管院長角色權限是：對學生的“答辯材料”主管院長簽名處使用電子簽名；答辯委員會主席角色權限是在簽名處使用電子簽名。

3 系統模型使用流程分析

研究生首先登錄系統填寫答辯申請及相關個人信息；導師進行申請表審批；管理員進行研究生答辯資格審查；審批通過后由學科負責人、主管院長填寫電子簽名。對學生上傳的學位論文進行查重；如果論文符合學校規定的答辯標準，系統將把論文隨機分配給各位格式審查專家。格式審查通過后，研究生參加預答辯并按答辯委員會提出的修改意見修改后，再提交論文進行盲審。盲審通過后，安排答辯相關工作，最終完善學位授予的相關信息。

研究生學位信息管理使用時的總體流程如圖1所示。由圖1可知，研究學位授予的前期管理將均被該系統覆蓋，從而使得繁雜的管理流程得以大大簡化。

4 系統功能模塊分析

結合系統用戶的角色權限及使用流程，依據“高內聚、低耦合”的模塊設計原則，該系統應劃分的主要模塊及其功能描述如下。

4.1 系統用戶管理模塊

該模塊實現對系統用戶的增、刪、改、查等功能，并可以指定用戶的角色權限。系統用戶的登錄名統一以學生學號及教工工號為標

準。用戶登錄系統時，系統首先根據登錄名驗證其對應的角色權限，并進入相應的操作界面。

圖1 學位信息管理使用流程

圖2 答辯申請流程圖

此外，學生用戶時，還應從其學號中提取相應的年級、專業、碩博類別等信息，以判斷其是否符合畢業年限的要求。

4.2 學位信息管理模塊

該模塊主要實現對預答辯研究生學位信息的分散采集和集中管理，包括基本信息錄入、答辯材料的逐頁填寫、誤填漏填提醒、評閱書及答辯材料的打印等；最后形成授予學位人員數據表，便于學院上報學位人員授予數據庫。

4.3 答辯申請管理模塊

該模塊主要實現各類研究生在線提交答辯申請及學位論文的功能。

研究生登錄系統填寫基本信息后，上傳學位論文，在線填寫申請答辯人員信息匯總表、申請答辯導師審批表。學位論文上傳成功后，需經過導師審批、管理員審批、學科負責人審批、主管院長審批后，系統將通過知網的查重系統，對學位論文進行查重，并根據查重率來給出相應的查重結果。

論文查重結果的評判算法為：在扣除與本人文獻的重復率后，查重率20%以下，可以進行答辯；在20%-30%之間，申請者需要撰寫相關說明，并請導師、系主任、學術委員會主席簽字；在30%以上，則不允許參加本次答辯。答辯申請管理流程如圖2所示。

4.4 格式審查管理模塊

該模塊主要實現格式審查過程的管理，包括格式審查專家的選取及授權、格式審查論文的分配、格式審查意見的填報與匯總等。

系統首先將參加格式審查的論文分配審查專家，并向專家發送電子郵件進行提醒。格式審查專家登錄系統，查看本人需要完成審查格式的學位論文，進行在線格式審查，并提交格式審查意見。學生登錄系統后，可直接查閱自己的格式審查意見，并根據意見進行論文修改。

4.5 論文評閱管理模塊

該模塊主要實現學位論文的網上匿名評審業務，包括內審評閱人的選取，外審評閱單位的選取、學位論文的送審、評審過程中的信息管理和評審結果的回收及匯總等。

4.6 答辯委員會創建模塊

答辯委員會創建功能是系統管理員的一個重要功能。可依據要答辯的學生情況，由系統管理員創建一個或多個答辯委員會，并可指定答辯委員會主席、委員及秘書，以及在該答辯組進行答辯的研究生。答辯組成員及研究生可通過登錄該系統，查閱與自己相關的答辯信息。

5 結語

結合筆者多年從事研究生管理工作的經驗及實際工作中面臨的問題，提出了構建一套網絡平臺來對與研究生學位授予相關的全程工作；經過系統梳理，構建了高校二級學院研究生學位信息管理系統模型，并對該系統的整體使用流程、各主要模塊的功能及流程進行了分析，為開發出一套符合實際、面向網絡、具有廣泛適應性的二級學院學位信息管理系統奠定了堅實基礎，對于同類系統的開發具有有益的參考價值。

同類系統的開發及應用，將使研究生管理人員將更多精力投入到研究生培養質量的監控、政策研究制定之中去，進而有利于提高研究生的培養質量，使研究生培養機構能夠為社會的經濟發展輸送更加優質的各類專業技術人才。

[1]葉善文.研究生管理信息系統的設計與實施,科技資訊,2008,(16): 245-247.

[2]高志同,沈苗,來天平等.多部門協同合作下在職研究生管理平臺的設計與實現[C].中國高等教育學會教育信息化分會第十二次學術年會論文集,2014,11:1-9.

[3]趙瑤丹.地方院校兩級研究生管理模式探索[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2007(1、2):58-60.

[4]馮果,田維毅,柏靜.高等院校二級學院研究生培養及管理工作初探[J].貴陽中醫學院學報,2014,26(6):41-43.

[5]王洪江,聞世宇,武瑞.對研究生校院二級管理模式的幾點思考和建議.黑龍江教育學院學報,2014,33(10):16-17,175.

秦皇島市科學技術研究與發展計劃項目(編號:2012025A078)；項目名稱:高等院校二級學院研究生學位信息管理系統模型研究。

張薇薇(1982—),女,漢族,黑龍江齊齊哈爾人,碩士,助理研究員,研究方向:教學管理。