內(nèi)容采集與管理系統(tǒng)在政府部門中的應(yīng)用

文|劉 志趙 珣

內(nèi)容采集與管理系統(tǒng)在政府部門中的應(yīng)用

文|劉 志1趙 珣2

主要功能還有：

電子文檔的基本操作：通過采集系統(tǒng)電子化的文檔，在內(nèi)容管理系統(tǒng)中能夠進(jìn)行基本的操作，包括內(nèi)容的添加、修改、刪除、移動、剪切、下載等。同時，內(nèi)容的操作都有完畢的歷史記錄，能夠有跡可循。內(nèi)容的操作也具有可逆性，內(nèi)容通過版本進(jìn)行控制和恢復(fù)。

信息發(fā)布和交流：系統(tǒng)可以為用戶提供了多種渠道的信息發(fā)布、信息共享渠道，提供了大量實用的信息發(fā)布與共享功能[2]，包括：消息中心、信息訂閱、文檔評注、郵件外發(fā)、消息提醒、電子郵件通知和手機短信提醒等。

內(nèi)容在線瀏覽：內(nèi)容在線瀏覽提供了一種在系統(tǒng)中快速查看內(nèi)容的方式，在線瀏覽支持常見的數(shù)據(jù)類型，包括tiff、pdf、txt、word等。

快速準(zhǔn)確的資料檢索和調(diào)閱：用戶可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要，快速準(zhǔn)確的進(jìn)行資料查詢和調(diào)閱。支持多條件檢索，包括模糊搜索和精確搜索。

完備的權(quán)限管理功能：政府部門由于其數(shù)據(jù)的特殊性，權(quán)限管理功能是重中之重。權(quán)限控制還分為內(nèi)部權(quán)限和外部權(quán)限。對于部門內(nèi)部的員工，首先在系統(tǒng)中要有對應(yīng)的級別，不同的內(nèi)容對于不同級別的員工而言有不同操作權(quán)限。給出的操作權(quán)限分為讀、寫、修改、刪除等四個級別。例如同樣一張報銷單，科員可以讀到報銷單的填寫人、填寫時間，而只有科長以上的級別才可以讀取報銷單的金額。而外部權(quán)限是系統(tǒng)對所有訪問人員開發(fā)的權(quán)限，除了政府部門內(nèi)部用戶外，還包括通過網(wǎng)站訪問該系統(tǒng)的其他訪客，這部分權(quán)限一般都只開放“讀”這個級別。

與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接：文檔采集與管理系統(tǒng)提供電子圖像查詢與調(diào)閱的對外訪問接口，為業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成。業(yè)務(wù)處理流程的每一步審批，都通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱申請表的電子圖像，實現(xiàn)審批的無紙化處理，通過這種方式，紙質(zhì)的申請表不需要異地流轉(zhuǎn)，有效避免了紙質(zhì)的申請表在流轉(zhuǎn)的過程中有破損、受污、丟失的風(fēng)險，加快了審批工作的速度，充分發(fā)揮電子影像記錄準(zhǔn)確、精度高、質(zhì)量好、信息存儲量大、節(jié)省空間、規(guī)格統(tǒng)一的優(yōu)，便于信息交流、傳遞和收集，并可更好的保護(hù)原始檔案[6]。

實施效果

該解決方案在多個政府部門中進(jìn)行了初步實施，得到了滿意的效果，包括：成熟的無紙化辦公應(yīng)用，優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程，資料查詢快捷方便，提高公眾滿意度；集中管理和存儲，數(shù)字簽名技術(shù)的引入，使得數(shù)據(jù)安全性得到了保障，大大縮減了人力和物力資源；災(zāi)難備份和恢復(fù)機制，資料存儲安全可靠；滿足苛刻復(fù)雜的法律法規(guī)對審計的要求；更高的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確性。