非生產(chǎn)性輔助材料采購管理優(yōu)化研究

李 磊，孫志偉

Li Lei，Sun Zhiwei

（北京汽車研究總院有限公司，北京 101300）

0 引 言

非生產(chǎn)性輔助材料（以下簡稱“輔料”）主要用于企業(yè)日常運營工作中，具有低值、易損、易耗等特點。對企業(yè)各部門及項目工作需求而言，輔料需求具有次數(shù)多、種類多、規(guī)格不統(tǒng)一、數(shù)量不定等特點。對于輔料采購，存在質(zhì)量、品牌等選擇的問題，造成需求部門一時難以確定技術(shù)要求，同時給采購工作帶來選擇難的問題。基于此，對輔料采購管理模式進(jìn)行分析與探討，針對現(xiàn)階段采購管理模式存在的問題提出優(yōu)化策略，以提升企業(yè)采購管理水平。

1 輔料采購方式管理

企業(yè)為了獲取外部資源，同時防范采購風(fēng)險和規(guī)范資金使用效率，需要結(jié)合自身實際情況，制定一系列相關(guān)采購管理辦法、審批制度規(guī)范和采購流程及交易規(guī)則。特別是國家出臺了《招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)實施條例》及《政府采購法》，相關(guān)國有企業(yè)或國有資金占主導(dǎo)地位的企業(yè)根據(jù)國家制定的法律、法規(guī)及規(guī)章制定相應(yīng)的內(nèi)控管理辦法指導(dǎo)采購工作。

輔料是企業(yè)運營過程中需要且必備的物資，要獲取外部資源，建立一套采購管理模式進(jìn)行規(guī)范采購是十分必要的。采購管理模式依據(jù)企業(yè)內(nèi)控管理辦法建立，由采購管理辦法、采購預(yù)算審批制度、合同審批制度、供應(yīng)商管理、驗收與結(jié)算制度組成采購管理結(jié)構(gòu)體系。采購管理結(jié)構(gòu)體系涉及請購、采購、財務(wù)、審計、紀(jì)檢、法務(wù)等部門，各部門之間責(zé)任分工明確，既相互合作又相互獨立、監(jiān)督，在協(xié)同監(jiān)督模式下能夠規(guī)范采購。某企業(yè)典型采購方式的招標(biāo)流程如圖1所示。

企業(yè)招標(biāo)流程分為 3個階段，請購、采購和合同執(zhí)行。執(zhí)行招標(biāo)流程中，往往需要多部門之間配合及審批，從招標(biāo)立項至驗收付款每個環(huán)節(jié)都相互關(guān)聯(lián)，每個步驟都是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模狈ζ渲腥我粋€環(huán)節(jié)就可能面臨內(nèi)部審計及監(jiān)督風(fēng)險。

通過內(nèi)部招標(biāo)方式采購輔料，可以改善采購風(fēng)險、成本、資金和規(guī)范采購流程。如果面臨多產(chǎn)品、多次、多數(shù)量、多時間段需求時，每次都采用招標(biāo)方式，不僅工作艱巨、繁瑣、重復(fù)，同時無法滿足企業(yè)需求的時間節(jié)點。執(zhí)行多次任務(wù)后，各次需求中肯定會存在相同產(chǎn)品或類似產(chǎn)品，招標(biāo)工作往往會陷入重復(fù)性，無法衡量價格、供應(yīng)來源的穩(wěn)定性，同時也會增加管理成本和供應(yīng)商管理的難度。

2 輔料采購價格管理

輔料種類多、質(zhì)量參差不齊，進(jìn)而價格也會有很大差別。企業(yè)在實際運營過程中，既要控制成本又要保證質(zhì)量，在成本、質(zhì)量兩者之間存在選擇困難。隨著電子商務(wù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)工具可以查詢到相關(guān)產(chǎn)品的價格、質(zhì)量等信息，給企業(yè)采購提供了一定的參考信息。

3 供應(yīng)商管理問題

輔料往往用于日常工作中，一般是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，對其采購?fù)钍軅鹘y(tǒng)交易模式的影響，采購工作重點放在采購價格上，忽略了供應(yīng)商管理，特別是對供應(yīng)商的供貨能力、質(zhì)量要求、交貨及時性、付款周期等重要指標(biāo)，供需雙方容易出現(xiàn)敵對關(guān)系或一次性采購特點。

對輔料供應(yīng)商的評價體系或方法有待完善。隨著企業(yè)的發(fā)展，需求會呈現(xiàn)多量、多次、多類的趨勢，供應(yīng)商數(shù)量也會隨之增加。供應(yīng)商管理體系不完善，會增加采購進(jìn)展不確定性等風(fēng)險，表現(xiàn)如下：1）供應(yīng)商數(shù)量增加，企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫容量會逐步增加，難以控制和建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；2）供應(yīng)商評價體系不完善，企業(yè)無法全面了解和甄別供應(yīng)商優(yōu)劣；3）對于出現(xiàn)敵對關(guān)系或一次性采購模式，企業(yè)面臨交貨、付款、售后服務(wù)等風(fēng)險。

4 輔料采購管理模式優(yōu)化策略

企業(yè)生產(chǎn)或研發(fā)都是依據(jù)市場需求而安排的行為，所以企業(yè)內(nèi)部需求具有時效性、效益性的特點，否則影響生產(chǎn)或研發(fā)進(jìn)展，從而給企業(yè)帶來更大更深層次的損失。沒有一套完善的采購管理模式，則企業(yè)物資物料供應(yīng)會存在斷料缺料的風(fēng)險，化解這一矛盾可以從如下 3個方面入手。

1）加強輔料采購方式管理。采購招標(biāo)方式是采購業(yè)務(wù)中常用的工作方法，但是在處理輔料采購方面可以引進(jìn)年度框架協(xié)議管理方法。在需求量能夠預(yù)測情況下，盡量采用年度性一次招標(biāo)簽訂年度框架協(xié)議，在協(xié)議中約定采購范圍、采購單價、供貨周期、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件等條款，管理好雙方的權(quán)利與義務(wù)。對于某些輔料不在協(xié)議內(nèi)可按照雙方認(rèn)可價格執(zhí)行采購，此情形累計發(fā)生額可在協(xié)議中進(jìn)行約定。此方案與一次一招標(biāo)方案相比，效率大大提高，同時也提高了供應(yīng)商積極性和服務(wù)水平。

2）強化輔料價格管控力度。建立目標(biāo)預(yù)算與采購價格之間的模型關(guān)系，分析兩者之間合理程度與趨勢關(guān)系，提升價格管控力度。

輔料價格具有一定的波動性，采購量、采購質(zhì)量也會影響其價格。在保障產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，保障物資采購價格的合理化，更好地降低采購成本。在目標(biāo)預(yù)算下，采購價格模型如式（1）。

式中，Q為目標(biāo)預(yù)算；X1為成本因子；X2為質(zhì)量因子；X3為運輸費因子；X4為保險費因子；X5為利潤因子；Xn為其他因子。

一般而言，企業(yè)實際支付價格不高于目標(biāo)預(yù)算，因此要控制目標(biāo)預(yù)算就得從各個影響采購價格的因子進(jìn)行控制。式（1）目標(biāo)預(yù)算與采購價格之間的曲線關(guān)系如圖2所示。

圖2中，橫軸為采購價格f；縱軸為目標(biāo)預(yù)算Q；f1為采購價格變化曲線 1；f2為采購價格變化曲線2；f3為采購價格變化曲線3；A為目標(biāo)預(yù)算與采購價格平衡點；圖中f1、f2、f3這3條曲線由各項因子決定，文中不進(jìn)行具體討論。

（1）如果 f小于 Q0，可以認(rèn)為該狀態(tài)下采購價格符合初期目標(biāo)預(yù)算，具有一定降低成本的空間；當(dāng)f過度低于Q0時，需要考慮此時產(chǎn)品價格是否能真實反映價值及Q0的合理性；當(dāng)f逐漸趨于 Q0時，可以認(rèn)為 f的漲幅、降幅的彈性是可控的，能夠比較真實地反映采購價格的合理程度。

（2）如果f等于Q0，認(rèn)為采購價格與目標(biāo)預(yù)算達(dá)到平衡，在采購業(yè)務(wù)上基本不具備降價的彈性，平衡點也是供需雙方交易的平衡點。

（3）如果f大于Q0，可以認(rèn)為在該狀態(tài)下采購價格超過初期目標(biāo)預(yù)算，當(dāng)f過度高于Q0時，需要考慮此時產(chǎn)品價值是否存在夸大的不合理因子及 Q0的合理性；對于需求方來說，可以進(jìn)一步剔除不合理因子將采購價格降至 Q0或 Q0以下；對于供求方來說，綜合各方面因素可能會為滿足Q0而下調(diào)價格促成交易或不會因Q0存在而下調(diào)。

根據(jù)上述分析，企業(yè)可分析目標(biāo)預(yù)算與采購價格的合理程度及降低成本的空間幅度，為采購價格提供有力的分析工具。

3）整合供應(yīng)資源，優(yōu)化供應(yīng)服務(wù)水平。企業(yè)采購不是一般買賣關(guān)系，雙方的關(guān)系定位是合作共贏的關(guān)系。面對多家供應(yīng)商時，既要引入競爭與淘汰機制又要強化伙伴合作機制，重點在于整合資源與優(yōu)供優(yōu)選。基于現(xiàn)行的供應(yīng)商管理與評價細(xì)則，應(yīng)進(jìn)一步完善和細(xì)化供應(yīng)商管理和評價標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)企業(yè)技術(shù)、商務(wù)、財務(wù)等各方面的要求，多維度全面細(xì)化管理與評價標(biāo)準(zhǔn)，提升供應(yīng)商管理水平。

5 結(jié)束語

文中詳細(xì)地闡述和分析了輔料采購過程中存在的采購方式、價格管理及供應(yīng)商管理等問題，在實際工作中需要結(jié)合企業(yè)發(fā)展特點，避免獲取外部資源時出現(xiàn)不可控采購風(fēng)險，基于現(xiàn)存問題提出了輔料采購管理模式優(yōu)化對策，重點分析了價格管控的方法，同時也強調(diào)了采購方式及供應(yīng)商管理優(yōu)化對策，對整個輔料采購管理模式水平的提升起到了一定作用。

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