完善人事檔案管理 筑企業發展之根基

遲英嬌

（國投哈密能源開發有限責任公司 新疆 哈密 839000）

完善人事檔案管理 筑企業發展之根基

遲英嬌

（國投哈密能源開發有限責任公司 新疆 哈密 839000）

人才是企業發展的第一資源、第一推動力，人事檔案則是企業選拔、任用人才的重要標準。企業人力資源的管理必須始終圍繞企業戰略這一中心全面推進人才管理工作，人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案管理的優化不僅可以最大限度的開發和利用現有人力資源，還能夠更加合理的配置公司員工數量和管理結構，增強企業人事檔案的管理，提高人事檔案利用效率，為企業的健康發展提供了重要保證。

一、以企業發展為核心，夯實人事檔案基礎

人事檔案是一個不斷更新的過程，對大中型企業來說，人事檔案錯綜復雜，只有打好基礎，才能扎實推進檔案管理的各項工作，提高人事檔案工作水平。

1.轉變檔案管理思想，以服務公司為基本宗旨

公司內的每一個員工都應該完善或建立屬于自己的人事檔案，只有把歷史資料和現有資料相結合才能真實完整的反應一個人的資歷，發揮人事檔案對人力資源的重要作用。人事檔案管理人員每天面對大量的信息、數據和表格，必須認真仔細核對、收集、整理，最后完善每一個員工的人事檔案。因此，人事檔案管理人員應以為公司服務為基本宗旨，重視人事檔案的收集、整理過程，加強對人事檔案的管理，嚴格要求自己，才能更好的完成本職工作。

（二）完善人事檔案管理制度，充實人事檔案管理依據

俗話說：“無規矩不成方圓”，一個企業如果沒有系統的人事檔案管理制度，人事檔案管理就缺失了準則，工作將無法順利進行。人事檔案管理制度是完成人事檔案管理工作的重要依據，也是人事檔案管理人員的工作標準。在人事檔案管理工作中，大量基礎性工作都是零碎的，如何使這些工作變成有序的、讓分散的東西統一起來，這就需要制定符合公司實際情況的人事檔案管理制度，明確檔案歸檔方法、檔案歸檔要求、檔案查借閱手續、檔案檢查管理辦法等，讓日常人事檔案管理工作提升到制度層面中來。人事檔案制度的完善使檔案管理人員有章可循，做到及時、整理規范、轉遞清楚、查借閱手續齊全，還可以避免人事檔案材料丟失、泄密、涂改、造假等一系列現象的出現，確保每一個公司員工的人事檔案內容齊全、規范。

（三）以收集鑒別、歸納總結等方法建立人事檔案管理基礎

人事檔案的收集整理。人事檔案材料眾多，如個人履歷、自傳、鑒定材料、考核材料、學歷技術職務材料、整理審查材料等，檔案管理人員應熟知人事檔案材料的主要內容，并根據資料屬性分類整理，將同一類型材料裝訂在一起，并做好目錄，方便查找和使用。

人事檔案的審核。主要的審核應由人事檔案管理人員的直接領導參與負責，首先應審核新收檔案的完整性，與交接單相對應，嚴審是否有內容的缺失，若有，應及時登記并與交接人對接缺失原因。其次應審核已接收資料整理是否規范，是否做到賬目與實物相符，是否及時更新檔案內容，組卷方式是否合理，內容是否真實，確保檔案的真實性和完整性。

人事檔案日常管理。企業應建立人事檔案查借閱登記簿，列明查借閱日期、查借閱原由、查借閱人、歸還日期，嚴格辦理查借閱手續，確保檔案的安全。在檔案轉遞上，要明確做到按規定辦理，做到各人帶檔不轉，沒有調檔函不轉，接收單位不明不轉，避免人事檔案流失現象的出現。

二、以現代化為媒介，促進人事檔案的管理

現今社會，隨著科技的進步，人事檔案管理軟件也如雨后春筍般出現，大中型企業的發展速度日益加快，尤其是勞動密集型企業，人員眾多，人事檔案管理軟件不僅可以滿足企業發展現狀，更能滿足大量人員調動需求。管理軟件具有手工表格無法比擬的優勢，大量人員信息可以建成人才數據庫，使用者只需將人事檔案資料的更新到軟件上，查找方便，各部門之間設置好權限還可以實現資源共享。在程序上設定好類別、權限、檔案調入調出的管理，方便快捷。

三、加強人事檔案對企業發展的作用

（一）為企業選人用人提供依據

企業在錄用、選拔、調動員工時，首先要對員工的基本信息進行考察、比較，如果不能熟知員工的各項信息，就不能確定這些人員是否滿足公司所提供的崗位要求。現在有些企業的個別崗位都對從業人員是否有類似的工作經驗有明確要求，而真實、準確的人事檔案則為企業提供了重要的決策依據和參考。

（二）為企業的績效、考核提供依據

員工的績效、考核很大程度上都是和獎金、薪資掛鉤的，企業應給予員工怎樣的薪資待遇，員工為企業產生多少效益，這些都要以員工個人的工作成績為依據，也就是說，在人事檔案中員工的日常考核結果、員工在一年中所獲得的各種獎懲經歷等都是人力資源管理部門對員工的業績、素質、能力等綜合分析的依據，也是職務晉升和聘用、職稱評聘、資格考察、選派人才掛職鍛煉、任期考核等等的依據。

（三）為員工的職業發展提供依據

人事檔案伴隨著員工個人的職業生涯，對員工個人具有同樣重要的意義。一個人從學校走進工作崗位，不僅是他人生的重要轉變，也是未來將會有何發展的開端。隨著工作年限的增長，員工個人的職位晉升、職稱評定、工作調動等都離不開人事檔案。人事檔案還是員工辭退、退休、離職之后，劃定工作年限的重要依據。

（四）是一種企業文化的體現

企業文化與人事檔案都是企業以人為本的一種體現。決定企業文化核心體系最關鍵的是員工，一個員工有怎樣的精神風貌和文化作風都體現出一個企業文化內涵，要了解企業文化的形成和歷史，可以通過這個企業中不同歷史階段的員工構成反映出來。在企業發展中，文化與人事檔案管理在積極影響、共同體現著企業的價值觀。人事檔案是員工乃至一個群體價值體系的基礎，也是企業誠信文化建設的基礎和根本。

在當今社會快速發展的大環境下，企業要想謀求科學發展與輝煌業績相結合，企業管理在各方面都應細致入微，正視人事檔案的重要作用和自身的管理缺陷，揚自身發展之所長，發現和改變發展之所短，謙虛認真的學習其他企業發展的先進經驗，跟上時代發展的步調。