社會化問題在企業檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學院 河南 鄭州 450007）

社會化問題在企業檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學院 河南 鄭州 450007）

中國的改革開放，越來越多的企業成立，從原來的幾個人，幾十人，到現在規模化的幾百人上千人，企業是發展的越來越大，規模也越來越大。傳統的企業人事檔案的管理也越來越制約著企業快速的發展。在日益競爭激烈的社會環境下，企業為了提高管理水平，降低管理成本，于是就降檔案管理交給社會上專門從事這項服務的組織來進行管理。于是，這也就衍生出企業檔案管理的社會化以及問題的分析。本文也著重從這些方面來進一步分析企業檔案管理中的社會化問題。

企業；社會化；檔案管理

傳統的企業檔案管理模式已經不適應企業自身的高速發展，由于企業自身的限制，不能科學化和精細化的進行檔案管理，所以，企業檔案管理的社會化就應運而生。把檔案交于社會上的機構組織來進行管理，不僅能節省出這部分時間來更好的管理其他方便，對企業的監管也是有非常重大的意義。

一、企業檔案社會化管理的必要性分析

1.隨著現代經濟的市場化，企業員工也從原來的終身制變成聘用制合同工之類的，這也大大增加了員工的自由度。員工可依據自身的優勢自由的流動，與其對應的檔案也會隨著人員的流動而頻繁的更換單位。如果企業自身進行檔案管理，必然會增加繁重的檔案管理工作，也會增加企業的管理成本，因為還要找地方放置檔案，還要配備人員進行檔案的看管等之類的。將檔案交于社會上機構進行管理，這些專門的機構憑著自身專業的管理水平，對檔案實行專業化的管理，不僅減輕企業的負擔，還能從容的面對企業員工的流動。

2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個人的資歷和學歷的信息，還反映出人有沒有犯過什么錯誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實性就大大折扣。由于現在企業的數量眾多，對于高素質人才的需要也越來越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對于告訴人才的引進也能提供好幫助。隨著現代教育水平的提高，高等人才也越來越多，有些企業為了強留這些人才，就會以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業去發展，這不僅影響企業的管理，也會影響員工的發展，所以傳統的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會化發展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實、安全和公平。

二、企業檔案管理社會化的可行性

1.由于現在的時代是信息化的時代，距離已不再是問題。各種的信息技術遍布在我們身邊的每一地方。由于企業本身不可能對檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導致企業本身不可能有效的滿足企業管理的需要。由于專門的檔案管理機構，有著先進的技術手段，利用信息技術，是企業和檔案管理機構更能有效的進行溝通和及時掌握檔案管理的最新動態，進而降低企業的成本，提高管理水平。

2.隨著企業的不斷發展壯大，企業的需要也越來越多，因此檔案管理的工作也會隨著企業規模的變大而需投入大量的財力、物力，進而增加企業的負擔，長久下去對企業的發展也是非常不利的。企業要想解決這類問題，檔案管理外包的形式就出現了，這些檔案管理的機構能夠為企業檔案管理提供方便，科學化的管理服務體系是企業不可比擬呢，增加了企業對檔案管理的需求，提高效率，為企業提供高質量的服務，企業不再為此有過多的投入，進而增加企業的競爭力。

3.我國的法律法規明確的規定了檔案管理機構的權利和義務，對企業檔案的保密性也做了很多規定，這些機構也有義務為企業提供檔案管理的各項服務。隨著現代社會的不斷發展，檔案管理的服務市場不斷的健全和完善，無論是在服務的內容還是方式更加的科學化、規范化，或許企業想不到的、考慮不到的一些問題，這些檔案管理的機構就會想到和考慮到，為企業提供周全的服務和保障。這樣就有效的保證企業檔案管理的社會化需要，也能更好的為企業的發展提供服務。

三、企業檔案管理社會化的表現

1.企業檔案管理社會化的第一步就是集中統一管理，在傳統的企業檔案管理中，企業一般都會根據員工的崗位、學歷等方面進行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進而加重企業管理的負擔，阻礙企業長久的發展。于是，社會化的檔案管理模式，就是管理機構進行檔案的統一管理，這些機構有一套專業的科學管理方法，相比企業傳統的檔案管理是非常有優勢，這樣交給這些專門的機構，企業不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態，使之更具體化、專業化。

2.企業檔案管理的重要組成部分就是企業知識資產和信息資產，這些東西關系到企業的生產和經營能否順利的進行。傳統的檔案企業管理很多都是只有一套計算機管理系統，沒有科學的管理辦法，不能保證企業的檔案的完整性和準確安全性。再則，由于部分企業存在著人事流動性比較大，這無異于增加的企業的檔案管理的工作量和負擔。企業要想解決這一問題，就必須加大企業檔案管理的投入，這也會增加企業的負擔。企業檔案管理的社會化，就能很好的解決這類問題，專業的檔案管理機構，為了跟上社會發展的需要，實行網絡化和數據化的管理，大大增加的工作的效率，對于人事流動較大的企業來說，科學現代化的管理方法也能大大簡化其工作量。這還是企業檔案管理社會化的另一種表現形式。

四、結語

為了保證企業的快速化發展，更好的適應現代化發展的需求，社會化的檔案管理是一種創新的模式。企業檔案記載著企業發展的每一步的歷程，為企業的可持續發展提供了重要的參考依據，推行企業檔案管理的社會化是我國企業檔案發展的重要內容

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