高校檔案管理文化新功能的創建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業學院 湖北 荊州 434025）

高校檔案管理文化新功能的創建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業學院 湖北 荊州 434025）

高校檔案是學校發展的見證和高校精神的積累和延續，已經成為高校管理和建設中不可缺少的重要環節。高校檔案與檔案文化之間有著密不可分的相互影響、相互促進的關系，為此，文章分析了高校檔案文化新功能的構建方法。

高校檔案；管理文化；新功能；創建；意義

新時期，我國高校檔案管理工作得到深入發展，檔案對于人才管理和技術管理的作用凸顯出來，因此不斷創新高校檔案管理，創新檔案文化的新功能有著重要的意義。

一、高校檔案管理文化的功能

（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發展歷程中形成的重要的產物，它不僅記錄了高校的辦學風格、校訓、教育思想、科研成果、辦學傳統以及精神風貌等，而且還記錄了大量的教學總結、經驗、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對于學校的發展和高校文化的傳承有著至關重要的作用。

（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優秀文化發展歷程的重要載體，它的本質屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質教育工作的重要手段之一，同時也是教師向學生宣傳優秀思想文化的重要參考依據。

（三）存儲保管功能。學校的檔案室應按照相關法規的要求，將收集得來的檔案信息，經過分類、編號、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲好學校檔案。

（四）分析評價功能。學校檔案可以用來分析評價教學質量，這已得到教育管理部門和社會的公認，只是對其分析評價結果的重視和利用力度還不夠。另外，為學校今后制訂工作計劃提供有力的參考。

二、高校檔案管理功能的轉變

（一）觀念導向功能的轉變。由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變檔案管理強調以人為本，即包括作為服務客體的用戶與作為服務主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護者。

（二）管理征集功能的轉變。高校的檔案管理應根據學校規模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數量設置檔案館（室），負責學校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過調查發現，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態。據筆者了解有的高校基本建設工程圖紙、一些重大活動的圖片資料都沒有收進檔案館（室），學校需用時還要到上級有關部門借用，甚至另行購買，這給學校在經濟上造成很大的浪費。作為學校的檔案管理機構，就其收集檔案信息這一功能來講，其管理功能應表現在能夠及時、完整、準確地把具有憑證作用和保存價值的檔案資料全部、規范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責。

三、高校檔案文化新功能的構建途徑

（一）提高高校檔案管理人員基本素質。對于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風正派和責任心較強的人員負責，在職期間加強對他們的教育和培養，充分發揮其積極性與主動性。由于高校檔案工作人員素質與高校檔案管理工作有直接關系，因此檔案管理工作人員，應盡快提高自身的專業水平，通過培訓學習，提高檔案管理質量，才能為社會發展和經濟建設提供更多有價值的高校檔案信息資源

（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對檔案的功能必須重新進行定位，對傳統檔案的功能，應當保留的重要部分，需要加強，同時還需要進一步豐富與擴大新時期檔案管理工作的內涵，要積極創造條件改善新時期檔案的功能，不僅要滿足新時期對于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內容，在新時期，為建設小康社會，更好地為社會和廣大企業，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務。

（三）加強高校檔案館基礎業務建設。高校的檔案管理工作對于高校的文化傳承和發展有著重要的作用，應該在檔案形成的整個過程加大管理力度，做好檔案管理的基礎工作，充分地發揮出高校檔案的作用和價值。第一，高校檔案由于涉及面較廣，檔案的種類繁雜，在進行檔案分類的過程中可能會出現分類模糊不清的狀況。檔案管理人員應根據檔案的不同性質形成有效、條理清晰的分類，建立檔案檢索體系。第二，高校應根據自身的特點和辦學宗旨創建具有本校文化特色的檔案館藏室。第三，高校應加強對于檔案知識和重要性的宣傳，鼓勵廣大學子加強檔案的收藏和保護意識，同時應加大檔案捐贈的宣傳，鼓勵師生和廣大市民主動捐獻，完善學校的檔案收集，使檔案發揮出更大的作用。

（四）促進高校檔案的資源共享和開放。隨著計算機網絡系統的廣泛應用，人們對于信息的獲取方式和渠道發生了根本的改變。尤其是廣大的青少年學生，深刻地受到了現代科學技術的影響。高校檔案管理應緊隨時代發展的步伐，創建網絡信息管理系統，實現檔案資源的共享，促進檔案資源向數字化過渡，將資源共享最大化。檔案管理人員可以通過整合檔案資源，對檔案資源進行有效的分類，例如，把學校發展歷程相關的檔案分為一類，優秀教師學生檔案分為一類，重大活動的資料分為一類等，再對這些資料進行編碼，輸入信息管理系統，方便廣大師生前來查閱。

綜上所述，高校檔案真實地反映了學校發展的過程，對學校和社會來說，都具有保存價值，是師生學習知識的鮮活教材。在知識更新換代如此飛速的今天，檔案彌補了書籍出版周期長而影響知識傳播速度的不足，通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校的歷史發展情況，看到在各個時期所取得的成績和榮譽，還可以從中發現不足，總結經驗。

[1]李文彬.知識管理與檔案信息資源開發[J]湖北檔案，2004(8):3．

[2]趙屹.網絡環境下檔案信息的發布和利用[J].檔案學通訊，2004.