衛(wèi)生計生局檔案管理模式研究

叢 丹

（齊哈爾市昂昂溪區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

衛(wèi)生計生局檔案管理模式研究

叢 丹

（齊哈爾市昂昂溪區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

本文從衛(wèi)生計生局檔案管理模式、存在的問題、改革環(huán)境分析，找到解決的措施，以加快構建適合衛(wèi)生計生局檔案管理的發(fā)展為目標，最終建立起滿足衛(wèi)生計生局檔案發(fā)展需要的檔案管理模式。

檔案管理；管理模式

引言

衛(wèi)生計生局檔案管理是其發(fā)展的基礎，我國當前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業(yè)檔案室形式。隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應時代的發(fā)展要求，改革勢在必行。根據(jù)衛(wèi)生檔案的特點，具體分類如下：

1、職業(yè)衛(wèi)生管理機構和責任制檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理機構設立、職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表、職業(yè)病防治責任制文件等。

2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。

3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業(yè)病危害人員勞動合同、產生職業(yè)病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業(yè)病危害的設備、材料等。

4、職業(yè)病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護設施、應急救援設施配置表、職業(yè)病防護設施及定期檢定證書、職業(yè)病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。

5、工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監(jiān)測記錄、職業(yè)病危害因素檢測整改一覽表、職業(yè)病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業(yè)病危害因素檢測報告與評價報告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價（檢測）報告回執(zhí)表等。

1.衛(wèi)生計生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛(wèi)生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛(wèi)生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。

（3）負有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛(wèi)生計生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導和監(jiān)督行業(yè)內檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。

2.衛(wèi)生計生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發(fā)展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、科學的管理。

（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。

（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。

（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源緊缺。

3.衛(wèi)生計生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境

隨著社會的發(fā)展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛(wèi)生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國經濟的快速發(fā)展，人員的構成發(fā)展跟大的變化。不同時期，衛(wèi)生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會發(fā)展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發(fā)展，社會政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識的提高

由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監(jiān)督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識提高。

（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發(fā)展，計算機的普及，使衛(wèi)生計生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應的變化。檔案載體從紙質，發(fā)展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛(wèi)生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進衛(wèi)生計生委檔案管理工作的措施

針對衛(wèi)生計生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：

（1）完善制度建設，強化執(zhí)行實效

在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計生委檔案管理工作要實現(xiàn)質的突破，要實現(xiàn)科學的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛(wèi)生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。

（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛(wèi)生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。

（3）拓展管理平臺，構建衛(wèi)生計生委檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。衛(wèi)生計生委的檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設是利用數(shù)字信息技術，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉型的一個重要舉措。

（4）加強組織建設，提高檔案管理的人才素質。作為新時期的衛(wèi)生計生外的檔案管理者，必須與時俱進，努力提高自身的綜合素質，適應新時期衛(wèi)生計生委檔案管理的發(fā)展和要求。

5.結束語

隨著檔案管理模式的改革實踐的發(fā)展，對衛(wèi)生計生委檔案管理模式的研究，也是社會關注的熱點。而檔案管理模式改革的根源在于當前的檔案室模式自身的局限性，難以應對時代發(fā)展對衛(wèi)生計生委檔案工作的需求。因此，檔案管理模式的改革還有要漫長的道路，相信，隨著逐步地晚上，一定能發(fā)揮其更大的優(yōu)勢。

[1]馮惠玲，張輯哲主編：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2001年版。

[2]《北京檔案》評論員：《“機關檔案管理中心”好》，《北京檔案》2002年第5期。