淺淡建設工程檔案管理的意義及對策

佟　娜

（東營市建設工程質量監督站，山東東營 257091）

淺淡建設工程檔案管理的意義及對策

佟娜

（東營市建設工程質量監督站，山東東營 257091）

建設工程檔案在整個建設工程中發揮著不可替代的作用，不僅為工程施工提供重要的參考，而且是促進建設工程質量的重要手段。同時建設工程檔案也是檢驗工程質量問題的法律依據。因此，在建設工程規模不斷擴大的新形勢下，提高對建設工程檔案管理的認識，規范管理，加強指導監督，提高檔案管理者的素質，充分發揮建設工程檔案管理的綜合優勢，實際其利用效果，意義重大。

建設工程 檔案管理 對策

隨著現代經濟飛速發展，市場經濟不斷推進，人民生活的普遍提高使得建筑業及各項工程項目發展極為迅速，建設工程的規模不斷擴大，日趨繁榮的建設工程對促進我國經濟發展、加快城市建設、改善人民生活等方面，發揮著十分重要的作用。建設工程檔案是在工程建設活動中直接形成的有著歸檔保存價值的歷史記錄，包括文字、聲像、圖紙、圖表等各種載體的文件材料。建設工程檔案是整個建設項目過程中最原始、真實的記錄，是極為寶貴的信息資源和豐富的知識寶庫，直接影響著工程管理的效率，在整個建設工程中發揮著不可替代的作用，因此加強對建設工程檔案的管理，提高其實際利用效果，為建設工作質量的評定提供科學、真實的依據，是提高建設工程質量控制的關鍵。

1　建設工程檔案管理的重要意義

1.1為工程施工提供重要參考

建設工程檔案在工程施工之前就已經產生并逐步積累，詳細記錄并真實反映了工程施工活動的全過程，包括建設工程施工項目前期的建設工程立項文件、概要設計、材料配送、項目預算、招投標文件材料等，這些檔案資料不但是項目立項的重要依據，亦是工程項目勘探設計的重要參考。在建設工程施工的過程中，工程檔案與具體的施工進度如影隨形，各項施工材料的檢驗文件檔案、施工圖紙、技術檔案等，均是工程施工得以順利開展的重要保證。例如，在工程建設過程中的許多工序內容常常被下一道工序掩蓋，形成所謂的隱蔽工程，工程竣工之后對于隱蔽工程是難以運用實物加以檢測的，在這個時候，可以將工序被掩蓋前的圖紙、照片、影像、各種現場記錄等工程檔案資料作為評價這部分隱蔽工程的重要依據和參考。建設工程竣工驗收及維護檢修的各項資料、圖紙、技術檔案及往來文件，均具有極為重要的利用價值，可作為歷史記憶長久保存下來。建設工程檔案管理人員加強建設工程各個階段的檔案管理工作，及時收集建設工程中的各項檔案資料，予以整理并歸檔，可以為評定工程質量、管理及維護工程施工、準備新建工程等提供重要參考，保證工程項目各項指標的順利完成。

1.2是促進建設工程質量的重要手段

建設工程檔案管理是建設工程項目管理的重要組成部分，作為一項強制性的行政工作，工程檔案管理與建設行政職能的高度融合使其取得了提高建設工程質量的效果。建設工程項目管理中的質量控制主要包括施工組織質量控制和施工現場質量控制，而影響質量控制的五大因素有人、材料、機械、方法和環境，而這五大因素的資料都屬于建設工程檔案的收集編制范疇，例如，在“人”這一因素中的建設工程資料員在建設工程中起著重要的作用，“材料”這一因素中，建設工程材料的出廠合格證、檢測報告、使用說明等檔案資料是保證建設工程材料質量的依據，建設工程機械控制中的機械設備使用情況、現場調度情況，建設工程施工方法中詳盡的施工日志，建設工程施工環境中反映場地環境變化的各類影像材料等方面的有效控制均離不開工程檔案管理。

2　建設工程檔案管理存在的問題分析

首先，建設工程檔案管理體系不夠完善，相關法規及管理制度不健全。建設工程檔案在我國的起步晚于其他行業的檔案管理，與之相關的管理體系仍需完善，管理制度及法律法規跟不上建設工程項目的需要，尚未形成行之有效的管理與監督機制，建設工程檔案管理難以實現制度化、標準化和規范化。其次，對建設工程檔案管理重視不夠，建設工程項目點多線長的特點使得參與項目施工的隊伍多且雜，一些領導對檔案管理工作認識不足，將搞好工程作為工作的重點，而選擇性地忽略了檔案管理，有的單位甚至沒有設置專職的檔案工作人員，造成職責不清，檔案管理工作不到位的狀況。再次，建設工程檔案管理的水平有待提高，規范化程度不高。由于建設工程項目管理涉及面較廣，項目點多且較為分散，需要多部門協調合作，但目前的建設工程檔案管理沒有形成科學的編號、分類及系統性地整理，科學化管理程度不高，普遍存在多頭管理的現象，致使建設工程的檔案資料分布散亂，歸檔不全，甚至有的檔案資料沒有得到及時地歸檔，建設工程檔案質量不高，存在查詢、調閱困難、利用率低下等現象，無形中加大了建設工程項目建設、檢驗及審核的難度。第四，前期投入不足，專業化檔案管理程度不高。一般情況下，建設工程檔案管理應是在工程施工之前便開始產生，逐步積累起來，然而在實際工作中，由于建設工程檔案管理在前期的投入工作及管理不足，往往是在工程建設的后期才著手進行相關檔案資料的收集、整理、歸檔工作，加之其專業化檔案管理程度不高，存儲檔案的軟件、硬件條件較差，配置不足，致使建設工程檔案原件不足，各種載體檔案不齊全，復印件較多，檔案質量不高，建設工程檔案管理的規范化、信息化程度不高。此外，建設工程檔案管理人員的素質有待提高。許多建設工程單位沒有配備專職的檔案人員，而是兼職或臨時抽人整理歸檔，工作人員的檔案專業知識不足，對檔案管理相關法律制度不甚了解，造成檔案資料管理分散、歸檔不全、案卷質量差、檔案質量低等諸多問題，有的單位配備了專門的檔案管理人員，有一定的檔案管理經驗，但對建設工程管理業務知之甚少，也會出現檔案管理質量不高，盲目性、被動性的現象。

3　建設工程檔案管理對策

3.1提高認識，規范管理

建設工程項目單位在抓工程質量、進度的基礎上，應樹立全體建設工程工作人員的檔案意識，提高全員對檔案管理的思想認識，將建設工程檔案管理工作列入重要的議事日程，會同建設工程管理、設計、監理及施工人員一起進行檔案資料的收集工作，根據項目的規模、特點和需要，合理配備專職的檔案管理人員，落實檔案管理的崗位責任制度，層層分解建設工程檔案資料的收集、整理、歸檔、驗收任務，將工作具體落實到有關領導及人員，納入個人的職責范圍之內。結合建設工程具體項目的特點，根據檔案內容、來源等相關因素，遵循相應的技術規則，統一建設工程檔案的目錄、編碼及卷宗編錄，合理劃定不同存儲介質及內容的檔案資料保存期限、保管形式。明確存檔原則，實行檔案資料的專人、專室、專柜管理，嚴格依照工作程序做好收集信息及整理資料的工作，及時將交來的資料歸檔，避免資料積壓流失，認真核查歸檔文件，發現手續不齊全的文件材料需及時督促完善整改，保證檔案資料的完整性?；诮ㄔO工程項目的復雜性，實施檔案資料分類歸檔，將每個分項工程的檔案資料分類、分區、分柜存放，設置相應的文件包清單目錄，并建立對應3.2加強指導，有效監督

的電子檔案及目錄，便于隨時查閱使用。

在工程建設的過程中，檔案管理工作人員應定期深入施工現場，宣傳檔案法規法律，檢查并指導檔案資料管理工作，強調檔案驗收的嚴肅性及重要性，了解建設工程的進度及現場施工文件的形成狀況，及時發現建設工程中的檔案管理問題，采取有效措施加以解決，掌握建設工程動態及檔案資料的流向，保證檔案資料的準確、完整、齊全。與此同時，建設工程檔案管理部門應主動介入項目工程的行政程序，強化監督，依照相關法律法規、文件的要求，做好竣工檔案的監督、審查及驗收工作，確保審查驗收合格后方可竣工，工程竣工后定期歸檔，保證建設工程檔案的完整性與準確性，務必在確保建設工程質量的基礎上，保證建設工程檔案的質量。

3.3加強培訓，提高素質

建設工程檔案具有較強的科學性、技術性、服務性，其檔案管理工作是一項細致繁雜的工作，對檔案管理人員的素質有較高的要求，因而需要加強對檔案管理人員的培訓，提高建設工程檔案管理人員的綜合素質，保證檔案管理的質量。應加大對檔案管理人員的培訓力度，采取進修、委培、實地講解、研討等諸多方式，提升檔案管理人員的業務知識、計算機檔案管理技能、外語知識等，優化其知識結構，拓寬其知識面。基于建設工程檔案具有較強技術性的特點，應在提升檔案管理人員理論知識、專業技能、檔案業務的基礎上，加強其對建設工程項目管理、技術等方面知識的培養，使建設工程檔案管理人員掌握一定的建設工程管理業務知識，熟悉工程相關專業知識，實現檔案管理與建設工程的同步開展，確保建設工程檔案資料的完整性，提升工程項目檔案的報送質量。

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