關(guān)于會計電算化問題的探討

文/張 鑫

關(guān)于會計電算化問題的探討

文/張 鑫

隨著當代科技的發(fā)展，財務人員期望通過一種更加便捷的方式處理會計賬務，會計電算化軟件應運而生。本文主要闡述了會計電算化的含義、特點和存在的問題，最后針對這些問題提出了解決措施。

會計電算化；傳統(tǒng)手工記賬；問題；措施

在科學技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，人們的工作效率也隨之提高，財務人員及會計信息的相關(guān)使用者期望通過一種更加方便、快捷、高效的方法實現(xiàn)會計賬務的處理，因此會計電算化應運而生。

作為一種現(xiàn)代的會計賬務處理手段，一方面，它大大提高了人們的工作效率，改變了一成不變的老套的會計賬務處理模式；另一方面，作為一種新興的軟件，不可避免的存在一些需要改進的弊端。

一、會計電算化的含義

會計電算化也叫計算機會計，是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作的應用，具體而言，就是利用會計軟件，指揮在各種計算機設備替代手工完成或在手工下很難完成的會計工作過程，會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。

二、與傳統(tǒng)手工記賬方式相比，會計電算化模式呈現(xiàn)出的新特點

（一）會計數(shù)據(jù)輸入方式由手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)檐浖涃~

傳統(tǒng)的會計記賬模式是由出納編制“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的記賬憑證，再傳遞給會計填制會計科目，根據(jù)審核無誤的記賬憑證依次登記會計賬簿。使用這種方法處理會計賬務，既需要花費大量的中間傳遞時間，又容易在登記賬簿時產(chǎn)生人為記賬錯誤。

會計電算化的運用，直接減少了中間傳遞過程的時間，而且避免了由于記賬程序繁瑣而帶來的人為誤差問題。財務人員只需根據(jù)審核無誤的原始憑證，直接在財務軟件中錄入相關(guān)信息，即可快速編制記賬憑證。減少了財務人員登記賬簿的環(huán)節(jié)，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

（二）會計數(shù)據(jù)處理方式由復雜向簡便轉(zhuǎn)化

傳統(tǒng)的會計記賬方法遵循平行登記法分別登記明細分類賬和總分類賬，由于會計記賬過程復雜，有時會不可避免的由于人為原因而產(chǎn)生賬簿登記錯誤。

會計電算化軟件恰恰解決了這一問題，只需錄入記賬憑證的相關(guān)信息，便可通過軟件的程序，自動處理、匯總、輸出會計數(shù)據(jù)。這樣便節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)處理中間環(huán)節(jié)，同時也避免了登記賬簿時人為錯誤的產(chǎn)生。會計電算化直接將財務數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出完整的結(jié)合為一體，節(jié)省了賬賬核對、賬證核對的步驟，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代電算化記賬的優(yōu)越性。

（三）打破了傳統(tǒng)的記賬模式，實現(xiàn)了一次記賬，數(shù)據(jù)共享的新模式

傳統(tǒng)的會計記賬方法是，出納根據(jù)審核無誤的會計憑證登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。會計按照各會計科目設置總分類賬和明細分類賬，先將會計憑證的數(shù)據(jù)逐筆記入明細賬簿，再根據(jù)登記無誤的明細賬匯總記入總賬。整個記賬過程相對

繁瑣、復雜，重復平行登記，既浪費了時間，又可能會在記賬過程中產(chǎn)生錯誤。

運用軟件記賬，只需錄入會計憑證，即可根據(jù)軟件預設的公式，對會計數(shù)據(jù)進行分類、匯總，自動生成日記賬、明細賬和總賬，節(jié)省了過去登記各賬簿的時間。平時運用軟件，隨時可以查看各賬目的余額，方便快捷，一目了然，非常實用。真正實現(xiàn)了一次記賬，數(shù)據(jù)共享，節(jié)約了大量的人力。

（四）會計數(shù)據(jù)存儲方式由紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?/p>

傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)存儲方式為紙質(zhì)存儲，即將紙質(zhì)的會計憑證、賬簿定期進行整理、歸檔，以備查證。此種方式管理起來繁瑣、復雜，對于業(yè)務發(fā)生量比較大的企業(yè)，也不便于隨時查詢賬務，并且紙質(zhì)檔案存在一定的弊端，不僅保存期限有限，而且也存在被盜取或毀壞的可能，有紙介質(zhì)的局限性。

會計電算化軟件的應用，直接將財務信息保留在軟件的數(shù)據(jù)庫中，既方便管理，又大大提升了會計數(shù)據(jù)的保存期限，無論企業(yè)的業(yè)務量如何，都能隨時通過計算機查詢賬務，方便快捷。另外，企業(yè)也可根據(jù)自身的需要，隨時登錄軟件，運用輸出設備打印出會計資料。這樣，會計憑證、賬簿從外觀到實質(zhì)與以往傳統(tǒng)的會計資料相比都發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變。

三、會計電算化軟件應用存在的問題

（一）會計電算化軟件開發(fā)存在的問題

作為一款新型軟件的開發(fā)與應用，它在給使用者帶來便捷的同時，也給企業(yè)的賬務帶來了一定的風險。軟件開發(fā)商希望擴大自己的市場，因此，在研發(fā)軟件的同時，需要不斷了解客戶需要，完善軟件自身功能。但是，往往有些功能太過健全，反而給會計賬簿帶來了一些隱患。例如：“反審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能。當財務人員記賬發(fā)生錯誤時，利用這些功能可以方便進行修改，但是也為一些財務違法、違紀行為提供了便利條件。過去的手工記賬，一次記賬便不能修改，如今的電子記賬，大大增加了違規(guī)的隱患，在財務管理上存在很大漏洞。

（二）會計電算化軟件應用環(huán)境存在的風險

一些企業(yè)往往會忽略財務安全問題，將財務軟件與其他軟件同時應用于一臺計算機，或者是財務人員與其他人員共用計算機，這都會使財務軟件處于一種不安全的狀態(tài)，給一些不法分子盜取財務信息提供了可乘之機。而且應用環(huán)境不良好，也不利于企業(yè)財務管理人員的管理。其他人員的操作錯誤，都會給財務軟件的正常使用帶來安全隱患。

另外，軟件開發(fā)商在開發(fā)軟件的同時，忽略了一些功能的安全性，加之網(wǎng)絡的普遍應用，網(wǎng)上的黑客很容易通過網(wǎng)絡入侵財務軟件，使企業(yè)的賬務隨時存在風險。會計軟件通過服務器來存儲會計數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡環(huán)境中，某些企業(yè)會通過不正當?shù)氖侄翁幚矸掌鳎赃_到違法目的。這樣，便助長了歪風邪氣的滋生，對企業(yè)的發(fā)展非常不利。

（三）財務人員操作不當帶來的問題

隨著會計電算化軟件的大量普及，人們也開始意識到電子記賬的便捷性，當記賬發(fā)生錯誤時，過去的手工記賬不便于修改，而且修改部分都會保留原始痕跡，一目了然，避免違法行為的發(fā)生。如今電子記賬的應用，可以做到隨時修改、更正錯誤，完全不留痕跡，而且國家對會計賬簿存儲介質(zhì)的規(guī)定沒有相關(guān)的法律文件制約，雖然電子記賬提高了工作效率，為工作帶來了便捷，但是也給會計賬簿帶來了巨大的風險因素。

加之，一些不法分子也會通過盜用操作密碼的方式，獲取財務信息，助長了違法犯罪行為的發(fā)生。

四、針對相關(guān)問題采取的解決措施

（一）國家應出臺相關(guān)政策對軟件開發(fā)進行管理

為了保證企業(yè)使用電子記賬軟件的安全性，國家應健全關(guān)于開發(fā)、推廣會計電算化軟件的相關(guān)法律、法規(guī)，保證企業(yè)使用的是一個安全、綠色的財務軟件。相關(guān)的檢驗、審查部門可以設計一個通用的檢驗合格標識，來規(guī)范軟件銷售市場，企業(yè)可以根據(jù)標識來識別正規(guī)、可靠的軟件，這樣就大大提高了軟件的安全性。

（二）完善財務軟件功能

軟件開發(fā)商可以增加一個數(shù)據(jù)修改痕跡記錄功能，當財務人員對數(shù)據(jù)進行修改時，改變以往無痕跡、無記錄修改的方式，而是將每日的修改痕跡都保存在一個功能里。取消像“反審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能。這樣便可以做到制約財務人員違法行為的發(fā)生，保證錄入的財務數(shù)據(jù)真實、有效。

（三）完善單位的監(jiān)督、管理程序

企業(yè)應定期對會計賬簿進行監(jiān)督、檢查，尤其是電子記賬軟件的應用，在會計記賬的安全性方面存在著一定的漏洞和風險，加大企業(yè)管理層對會計賬務的管理力度，可以減少錯誤的發(fā)生，使風險降到最小。

（四）加強對財務軟件網(wǎng)絡安全性的管理

財務軟件應用于網(wǎng)絡的環(huán)境中，由于網(wǎng)絡上存在風險因素和諸多不確定因素，為保證良好的軟件運行環(huán)境，財務人員應該在計算機中安裝殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒。

總之，會計電算化是把雙刃劍，它在給企業(yè)財務工作帶來便利的同時，必然存在著一定的安全風險。只要我們采取正確、有效的措施去應對，必然會給企業(yè)的發(fā)展帶來積極的作用。

[1]姚瑤.會計電算化有關(guān)問題的探討[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009，（01）.

[2]張星.會計電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑[J].市場論壇，2006，（02）.

[3]白紅蓮.會計電算化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005，（14）.

（作者單位：天津市濱海新區(qū)人民政府茶淀街道辦事處農(nóng)業(yè)服務中心）