生產階段文件管理程序體系的構建

朱昀蕾

（海南核電有限公司 海南昌江）

一、前言

海南昌江核電項目一期工程以秦山核電二期為參考，采用翻版加改進的方式建設2臺650 MW壓水堆核電機組。生產階段文件管理模式如何借鑒工程建設期間的經驗和教訓，并結合集團公司信息化戰略部署，探索出一套行之有效的文件管理方法，是未來工作的努力方向。文件管理作為公司管理領域的一個重要組成部分，在滿足公司質量保證大綱的要求下，形成了一套完整的文件管理程序。一套完整合理的程序體系還能將管理最新的期望，工作中的良好實踐，實踐中經驗教訓等內容反饋出來，通過文件的形式保存下來，以實現知識技能和經驗的傳承。

二、生產階段文件管理組織架構

海南昌江核電站項目正在從建造階段逐步平穩過渡到生產階段，在文件管理方面，即要滿足生產階段文件管理需求，又要兼顧建造階段文件管理規范。HNPC文件管理體系采用集中控制、分級管理的原則。HNPC在信息文檔處設置基準文件庫，在各部門設立部門工作文件庫，對文件進行分級管理。各部門的文件管理工作接受信息文檔處的業務指導和監督。信息文檔處作為HNPC文檔歸口管理部門，業務職能涵蓋從文件的生產到銷毀的整個生命周期，負責對基準文件、資料和檔案的管理，即集中控制；各部門負責對其工作范圍內的工作文件進行管理，承包商則應按合同規定對其所承擔工作范圍的文件進行管理，即分級管理。

三、文件管理程序體系結構及主要內容

生產階段文件管理程序納入公司生產質量管理手冊（PQOM），作為第25章內容。截止2015年4月底已生效23份程序，完成程序體系的95%，已建立生產階段文件管理程序構架。文件管理程序體系結構如圖1所示，文件管理程序主要內容見圖2。整個文件管理程序體系涵蓋了公司內所有應當控制的文件，包括所有生產、管理業務活動和事務以及在業務活動中產生和接收的所有文件，及產生文件的信息系統。

圖1 文件管理程序體系結構圖

1.文件體系

根據文件的使用和管理要求，應對不同類別的文件使用不同的管理原則加以控制，文檔體系結構如圖3所示。

2.生產文件處理流程

（1）總體原則和要求。使用正式規范的文件格式，包括規范的封面格式、內容要求和統一的文件編碼，任何不規范的文件不得生效使用；對于承包商提供的文件，在合同（協議）中必須有固定的規范的文件條款，其中包括提供文件范圍清單、技術規范、形成要求、編碼原則、傳遞方式、最終驗收要求等；應該確定公司文件體系中各類文件的密級、保管期限和具有唯一性的文件編碼，受控文件必須有明確的有效性標識；確保文件的最新版本能夠及時發送到參與各項業務活動人員手中，應建立有效的文件控制制度，以防止使用過時文件。

（2）文件控制。必須對文件的編制、審核和批準進行控制，必須明確文件編制的格式，規定編制人、審核人和批準人的資格要求和權限，確保文件的正確性和適用性；文件的發布、接收和分發必須履行必要的手續并形成記錄，必須按最新文件分發清單進行文件分發，確保最新版文件迅速地分發到有關單位、部門和人員。

圖2 文件管理程序主要內容

圖3 文件體系

文件分為受控和非受控文件兩類。受控文件分發時應及時通知并分發最新版本文件，并將已分發的舊版文件回收并予以銷毀。若需保留舊版文件，必須加蓋已升版或作廢章，以防誤用。非受控文件沒有此要求。文件的變更必須由審核和批準原文件的同一單位進行審核和批準，或由其他部門專門制定的單位審核和批準。文件發生變更時，應迅速通知有關單位和人員，及時回收或標識作廢過時的文件。對各類文件（包括管理程序、技術程序、來往函件、商務文件、記錄報告等）的產生過程及詳細要求制定了相應程序予以規定。

（3）文件的整理、歸檔。文件歸檔要求和檔案管理要求詳見相關檔案管理程序。

（4）電子文件的管理。電子文件包括紙質文件電子化以及電子信息系統中直接生成的電子文件。對于長期、永久保存的電子文件，應同時保存紙質文件，并使用不可擦除或不可修改的介質或光盤存貯。電子文件的升版、作廢與紙質文件的升版、作廢同步進行。保管期限及密級的劃分工作參照紙質文件密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的收集要求詳見DM-HN-208《文檔信息系統及電子文件管理》。

（5）文件的保管。庫房必須滿足“九防”標準，詳見DM-HN-211《檔案保管》程序。

四、基于PDCA的程序體系建立與管理方案

一套程序體系的建立與管理的各個環節、各個階段共同構成了一個典型的PDCA循環。依據PDCA循環原理，提出了生產階段文件程序體系建立與管理方案。建立和完善文件管理程序體系是通過程序的設計、編寫、校對、審核、生效、修訂的一個閉環過程來實現。

1.策劃階段

（1）程序總體結構設計與過程識別。為了使程序規范化且具有廣泛的指導作用和可操作性，依據HAF法規要求和質量保證大綱，結合現階段文件管理程序總體層次與結構，同時進行過程識別，確定每一類程序應包含的主要內容。

（2）確定編寫人員。為了保證程序編制質量，選擇相對熟悉相應專業知識及編制要求的人員編寫，并形成相對比較穩定的程序編寫隊伍。

（3）制定程序編制/修訂計劃。根據質量保證大綱，信息文檔處制定了生產階段程序編制計劃和建造階段程序修訂計劃。經程序歸口管理部門審核，主管領導批準后生效執行。計劃包括程序文件編碼、版次、類別、責任人或編寫人、計劃完成時間、批準人等，并嚴格按照計劃執行編制/修訂工作。

2.實施階段

一個完整有效的程序體系不能缺失的最重要的三個因素：程序本身、程序的使用者以及對任務執行過程的監督。在實施階段，正確認識程序、培訓和監督三者之間的關系是關鍵，這三個因素共同作用保證著程序的執行效果。通過程序審核與批準發布、程序宣貫、監督執行三個實施階段來完成。

3.檢查階段

（1）信息文檔處自查。應根據整個管理文件體系，體現管理層；支撐層-過程；執行層-技術或方法這樣的構架，面向過程和面向職能互相滲透的同時，又能有較為清晰的層次劃分，體現不同的邏輯結構。

（2）質保監察。安全質量處根據相關法規與標準的規定，對文件管理程序體系、涵蓋內容及執行效果進行監察，制定糾正行動。

4.處置階段

（1）程序更新與再批準。程序若經修改則需要再次批準生效。修訂或升版后的程序應根據程序使用范圍進行分發。

（2）信息反饋。根據上述自查及質保監察結果，對發現的問題及時給予糾正，并發起程序修訂或升版流程。

（3）持續修改及完善。在前一循環的處置階段結束時，應將程序體系運行過程中沒有解決的問題或者新發現的問題作為遺留項轉入下一個PDCA循環中繼續實施，這樣程序體系的建立和執行就真正成為一個持續改進，永不停滯的過程。

五、程序體系構建過程中的注意事項

1.加強程序宣貫

公司員工對程序的關注和理解程度是程序體系能否有效發揮作用的關鍵。因此，需要通過培訓教育對程序進行宣貫，尤其是新發布或升版的程序，讓程序使用者正確理解程序相關條款，提高程序的執行力。

2.應組織程序編制專項培訓

海南核電項目是一個年輕的團隊，專業文檔人員平均年齡還不到30歲，很多年輕員工承擔起程序編制任務，由于工作經驗的限制，在專業技能和質量管理知識掌握上都有欠缺。對于確定或可能要編制程序的員工，工作前進行編制程序的專項培訓。培訓內容需包括管理程序體系的基本介紹，程序編制流程，以及程序編寫技巧等。在對編寫人員進行培訓的同時，還應盡量保證編寫人員的穩定性，使其通過頻繁的培訓和實踐提高編寫技能，進而提高程序的編寫質量。

3.建立有效的反饋機制

程序的錯誤和不足在使用中最容易暴露，因此要建立一種有效的反饋機制，來確保任何一個使用者在發現程序的錯誤和不足時可以及時上報，并提供修訂意見。需要開通各種渠道來接收改進程序的信息，包括培訓活動中得到的反饋；交流活動中獲得的信息以及外部的信息和建議。

六、結束語

海南核電有限公司生產文件的管理剛剛步入軌道，還有大量的工作要做。如何建立有效的文檔管理模式，充分利用文檔管理系統，優化文檔管理流程，并與各業務電子流程密切配合，使文件流轉更高效、資源配置更優化等方面都需進行大量的實踐工作。