核電EPC模式下項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理

劉朋朋

（海南核電有限公司 海南昌江）

EPC模式是指工程設(shè)計(jì)（Engineering）、采購(gòu)（Purchase）、建造（Construction）一體化模式，采用EPC模式的項(xiàng)目被稱(chēng)為“交鑰匙項(xiàng)目”。EPC模式是目前核電項(xiàng)目建設(shè)中非常普遍的一種模式，其主要特點(diǎn)為“精干業(yè)主、工程總包、專(zhuān)業(yè)分包”。相比大業(yè)主模式，在EPC模式下核電業(yè)主單位文檔部門(mén)的職能轉(zhuǎn)為對(duì)承包商的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，文檔的收集、整理、組卷、裝訂等直接操作性工作更多由總承包商及分包商來(lái)承擔(dān)，因此，保證總承包商的項(xiàng)目文檔管理水平，做好與總承包商的接口工作對(duì)于項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和歸檔進(jìn)度至關(guān)重要。

一、項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理背景

作為中核集團(tuán)第一批實(shí)施項(xiàng)目，在EPC模式下項(xiàng)目文檔管理的實(shí)踐中，海南昌江核電項(xiàng)目文檔管理人員普遍缺乏EPC模式項(xiàng)目文檔管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)受到項(xiàng)目地理位置偏僻交通極其不便的影響，項(xiàng)目文檔管理面臨諸多挑戰(zhàn)。

1.EPC模式下項(xiàng)目文檔審查、驗(yàn)收的環(huán)節(jié)增多周期大幅延長(zhǎng)

在大業(yè)主建設(shè)模式下，各分包商組卷完畢后直接交業(yè)主單位審查驗(yàn)收，業(yè)主單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)和文檔部門(mén)審查合格后即可辦理檔案移交手續(xù)。在EPC模式下，根據(jù)總包合同要求總承包商向業(yè)主移交的文件必須符合歸檔要求，在原有項(xiàng)目文檔流程中增加了總承包商的審查驗(yàn)收環(huán)節(jié)。以設(shè)備完工報(bào)告審查流程（圖1）為例，審查周期延長(zhǎng)約一倍。

2.總承包商文檔部門(mén)人員流動(dòng)大經(jīng)驗(yàn)不足

海南昌江核電項(xiàng)目位于海南省昌江黎族自治縣，交通不便，氣候惡劣，工作、生活條件較差，總承包商難以吸引有經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)參與項(xiàng)目文檔管理，項(xiàng)目建設(shè)初期文檔管理部門(mén)絕大多數(shù)工作人員未從事過(guò)核電項(xiàng)目文檔管理工作，文檔管理經(jīng)驗(yàn)極度匱乏；同時(shí)，總承包商文檔部門(mén)人員流動(dòng)較大，無(wú)法保持穩(wěn)定的項(xiàng)目文檔管理隊(duì)伍，從2010年項(xiàng)目開(kāi)工至2012年年底，第一批文檔管理人員僅有2人在崗，離職人員超過(guò)80%，有經(jīng)驗(yàn)人員的相繼離職對(duì)項(xiàng)目文檔管理產(chǎn)生了較大的負(fù)面影響。

圖1 兩種建設(shè)模式下設(shè)備完工報(bào)告審查流程及周期對(duì)比

3.業(yè)主文檔人員對(duì)項(xiàng)目檔案內(nèi)在聯(lián)系不熟悉

核電項(xiàng)目文檔管理人員不僅需要了解文檔管理知識(shí)，還需要熟悉工程建設(shè)業(yè)務(wù)，進(jìn)而了解不同類(lèi)型文件的內(nèi)在聯(lián)系，從使用人員的角度出發(fā)優(yōu)化組卷方式，提高項(xiàng)目文檔的系統(tǒng)性，最終達(dá)到滿(mǎn)足使用人員快捷查詢(xún)需求的目的。但是在核電EPC建設(shè)模式下，由于總承包商的存在，對(duì)分包商組卷整理工作監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)主要由總承包商來(lái)履行，業(yè)主文檔人員直接接觸承包商文檔組卷工作的機(jī)會(huì)相對(duì)減少，對(duì)工程建設(shè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)了解程度相對(duì)不足，影響后續(xù)檔案利用的便捷程度。

4.承包商文檔保管條件較差檔案安全得不到保障

部分承包商的庫(kù)房不符合檔案保管要求，在海南高溫高濕的環(huán)境下溫濕度的控制尤其困難，部分文檔已經(jīng)出現(xiàn)受潮泛黃的情況，同時(shí)在臺(tái)風(fēng)等極端天氣下，發(fā)生過(guò)歸檔文件被雨水浸泡的情況，檔案的安全保管面臨較大的威脅。

二、項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理模式的實(shí)踐

海南核電有限公司與總承包商經(jīng)過(guò)多次討論分析，最終確定在現(xiàn)有條件下嘗試業(yè)主單位與總承包商文檔聯(lián)合管理模式（ 圖 2）。

1.發(fā)布管理制度明確職責(zé)統(tǒng)一管理

圖2 海南昌江核電項(xiàng)目聯(lián)合文檔管理模式組織架構(gòu)圖

海南昌江核電項(xiàng)目先后成立了設(shè)備文件聯(lián)合文檔管理工作組和工程文件聯(lián)合文檔管理工作組，發(fā)布了《設(shè)備文件聯(lián)合文檔管理工作組管理制度》和《工程文件聯(lián)合文檔管理工作組管理制度》，明確工作組成員由業(yè)主單位和總承包商人員組成，主要職責(zé)為設(shè)備文件和基建文件組卷指導(dǎo)、文件審查、檔案驗(yàn)收以及檔案接收等的全過(guò)程管理，針對(duì)設(shè)備文件管理的實(shí)際，在得到設(shè)備廠(chǎng)授權(quán)的情況下，設(shè)備文件聯(lián)合文檔管理工作組對(duì)待歸檔文件的格式問(wèn)題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)整改。同時(shí)，制度明確規(guī)定組長(zhǎng)經(jīng)業(yè)主單位和總承包商授權(quán)，全權(quán)負(fù)責(zé)聯(lián)合工作組的管理，加強(qiáng)對(duì)承包商的監(jiān)督指導(dǎo)，定期向業(yè)主單位和總承包商匯報(bào)工作進(jìn)展。聯(lián)合工作組成員為全職項(xiàng)目文檔管理人員，未經(jīng)組長(zhǎng)批準(zhǔn)不可從事項(xiàng)目文檔管理以外的工作。

2.集中辦公實(shí)現(xiàn)庫(kù)房共用

集中辦公是實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的重要條件，實(shí)現(xiàn)業(yè)主單位和總承包商項(xiàng)目文檔人員的合署辦公一方面有利于工作組的人員管理，另一方面能夠方便工作組員工之間的經(jīng)驗(yàn)交流，營(yíng)造良好的工作氛圍，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔管理統(tǒng)一管理、專(zhuān)事專(zhuān)辦的重要條件。業(yè)主單位克服困難，為工作組提供了獨(dú)立的辦公環(huán)境，改變了原有分散辦公的情況，為工作組工作的順利開(kāi)展打下了良好的硬件基礎(chǔ)。

針對(duì)承包商庫(kù)房面積小，檔案保管條件差的問(wèn)題，業(yè)主單位將項(xiàng)目檔案庫(kù)房向總承包商開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房共用，使待歸檔文件能夠及時(shí)入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了待歸檔文件的安全保管，同時(shí)，工作組提前做好庫(kù)房排架方案，當(dāng)每一階段、各個(gè)子項(xiàng)的檔案通過(guò)預(yù)驗(yàn)收后由總包商向業(yè)主進(jìn)行邏輯移交，檔案在業(yè)主檔案庫(kù)房直接上架，減省原有模式下檔案由總承包商庫(kù)房到業(yè)主庫(kù)房的倒架環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)。

3.注重日常培訓(xùn)協(xié)同作業(yè)相互認(rèn)可

在項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理過(guò)程中，業(yè)主人員和總承包商人員共同從事項(xiàng)目文檔管理的各項(xiàng)工作，協(xié)同作業(yè)，相互認(rèn)可是項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理的最主要特點(diǎn)，而這個(gè)特點(diǎn)對(duì)于人力資源的節(jié)約非常明顯。如對(duì)于文檔驗(yàn)收及討論會(huì)議等活動(dòng)，原有模式下業(yè)主單位和總承包商兩方需要各派人員參加，而工作組成立后只需派出一方代表即可；而在文檔管理過(guò)程中最為費(fèi)時(shí)費(fèi)力的文件審查環(huán)節(jié)，聯(lián)合管理模式頁(yè)改變了原來(lái)總承包商和業(yè)主多重審查的情況，在項(xiàng)目檔案數(shù)量達(dá)到幾萬(wàn)卷的情況下，節(jié)約人力的優(yōu)點(diǎn)愈發(fā)明顯，文檔的審查周期也將會(huì)大大縮短。

工作環(huán)節(jié)的縮減可能會(huì)帶來(lái)文檔管理工作質(zhì)量的下降，特別是如果文檔審查環(huán)節(jié)減省帶來(lái)的結(jié)果是文檔質(zhì)量的下降，協(xié)同作業(yè)，相互認(rèn)可的方法將變得不可行，而以此為核心的項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理模式將無(wú)法繼續(xù)開(kāi)展。為了避免這種情況的發(fā)生，工作組采取了以下措施保證工作質(zhì)量：

（1）專(zhuān)人專(zhuān)職，明確崗位職責(zé)，討論并發(fā)布各崗位的工作實(shí)施細(xì)則，確保每個(gè)員工明確自己的工作范圍，掌握本崗位的工作技能。

（2）邀請(qǐng)其他核電項(xiàng)目的項(xiàng)目文檔管理專(zhuān)家開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，同時(shí)多次安排工作組人員到各個(gè)核電項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)。

（3）定期開(kāi)展培訓(xùn)和業(yè)務(wù)討論活動(dòng)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要為最新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理程序以及工作實(shí)施細(xì)則，并結(jié)合培訓(xùn)材料中與各崗位相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行討論，如有變更則對(duì)工作實(shí)施細(xì)則進(jìn)行調(diào)整。

（4）在重要批次的文件審查過(guò)程中，組長(zhǎng)不但要參與文檔審查，還需對(duì)最終的審查意見(jiàn)進(jìn)行確認(rèn)。

4.雙重身份實(shí)時(shí)協(xié)調(diào)定期總結(jié)匯報(bào)

項(xiàng)目聯(lián)合文檔工作組由業(yè)主單位和總承包商人員共同組成，作為業(yè)主單位和總承包商唯一的項(xiàng)目文檔管理單位，工作組在項(xiàng)目文檔管理過(guò)程中具有業(yè)主和總承包商的雙重身份，如在實(shí)際工作中遇到問(wèn)題，可以實(shí)時(shí)與業(yè)主單位或總承包商各相關(guān)部門(mén)直接溝通，協(xié)商解決方案，只有在遇到工作組層面無(wú)法解決的問(wèn)題時(shí)，才需要向業(yè)主單位或總承包商文檔部門(mén)匯報(bào)，由雙方文檔部門(mén)協(xié)商解決方案。

項(xiàng)目聯(lián)合文檔工作組接受雙方的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月需編制工作組月報(bào)，如有專(zhuān)題工作也需編制專(zhuān)題報(bào)告，分別向業(yè)主單位和總承包商提交工作組工作進(jìn)展情況，并積極參加業(yè)主單位與總承包商定期舉辦的文檔辦公會(huì)，根據(jù)項(xiàng)目文檔管理的總體規(guī)劃接收相關(guān)任務(wù)。

5.注重前端控制加強(qiáng)對(duì)承包商的監(jiān)督指導(dǎo)措施

（1）加強(qiáng)組卷指導(dǎo)和組卷規(guī)劃的審查。發(fā)布管理程序《組卷規(guī)劃編制要求》，要求各承包商在項(xiàng)目開(kāi)工前期提交組卷規(guī)劃，主要內(nèi)容需包括組卷方法、案卷質(zhì)量要求以及分卷分冊(cè)清單等信息。項(xiàng)目文檔聯(lián)合工作組對(duì)各項(xiàng)目工程及文檔管理情況進(jìn)行調(diào)研，根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同，結(jié)合業(yè)務(wù)處室要求對(duì)組卷規(guī)劃進(jìn)行審查，批準(zhǔn)后備案，作為該項(xiàng)目文檔組卷的指導(dǎo)性文件。

（2）加強(qiáng)承包商培訓(xùn)，實(shí)行承包商文檔人員上崗授權(quán)機(jī)制。多次邀請(qǐng)國(guó)家檔案局、海南省檔案局以及福清、方家山項(xiàng)目的項(xiàng)目文檔管理專(zhuān)家到現(xiàn)場(chǎng)舉辦承包商文檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為保證培訓(xùn)效果，聯(lián)合文檔工作組對(duì)承包商文檔人員進(jìn)行了嚴(yán)格的崗位授權(quán)控制，定期開(kāi)展考核活動(dòng)，考核結(jié)果直接通知各承包商主要領(lǐng)導(dǎo)，考核不合格的人員建議調(diào)離文檔管理崗位。

（3）利用商務(wù)手段加強(qiáng)項(xiàng)目文檔的進(jìn)度控制。針對(duì)部門(mén)項(xiàng)目檔案組卷整理緩慢，移交進(jìn)度滯后的情況，項(xiàng)目文檔聯(lián)合管理工作組與商務(wù)部門(mén)協(xié)商，在項(xiàng)目尾款支付時(shí)設(shè)置工作組的會(huì)簽點(diǎn)；同時(shí)，發(fā)布檔案責(zé)任追究制度，明確如在項(xiàng)目檔案質(zhì)量和進(jìn)度方面存在問(wèn)題，經(jīng)工作組申請(qǐng)，商務(wù)部門(mén)可以對(duì)相關(guān)承包商進(jìn)行責(zé)任追究。

三、結(jié)語(yǔ)

文檔聯(lián)合管理模式的實(shí)行，解決了海南昌江核電項(xiàng)目項(xiàng)目文檔管理在EPC模式實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的諸多新問(wèn)題，對(duì)于保證項(xiàng)目文檔質(zhì)量及歸檔進(jìn)度發(fā)揮了重要的作用。實(shí)踐證明，在核電EPC模式實(shí)施的初期，文檔聯(lián)合管理模式能夠使業(yè)主和總承包商更好地協(xié)作與配合，減少工作接口，縮短文件歸檔周期，避免了重復(fù)勞動(dòng)，在有限人力資源的情況下集中力量強(qiáng)化對(duì)承包商的監(jiān)督指導(dǎo)，加強(qiáng)文檔管理的前端控制，相對(duì)于將主要精力放在文件審查等后端控制環(huán)節(jié)的原有模式，對(duì)于項(xiàng)目文檔的質(zhì)量和歸檔及時(shí)性的提高效果更為明顯。