檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用

文|張成麗

檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開發(fā)利用

文|張成麗

由于受到信息化和網(wǎng)絡(luò)化的影響，檔案信息數(shù)字化作為檔案信息資源開發(fā)利用的首要前提。并且根據(jù)國家電子檔案產(chǎn)業(yè)的相關(guān)政策，從信息技術(shù)應(yīng)用的角度來分析。本文闡述了關(guān)于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)，也對檔案信息資源的開發(fā)用途做了相關(guān)研究。

就目前來看，世界各國都向信息化，網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn)，由于各個(gè)國家間經(jīng)貿(mào)和科技文化交流不斷的增進(jìn)，來往的次數(shù)也不斷的增加，讓國內(nèi)的電子政務(wù)和電子商務(wù)有很大的發(fā)展。尤其是在現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展之下。出現(xiàn)了大量數(shù)字文件，面對這樣大量電子文件出現(xiàn)，如何做好電子文件收集和管理，是相關(guān)部門需要考慮的。為了處理好這些電子文件，就應(yīng)該不斷的開發(fā)檔案信息資源，適當(dāng)?shù)臐M足廣大客戶的需求，將檔案信息資源得到更大的利用。只有這樣才能夠解決在檔案信息應(yīng)用中出現(xiàn)的問題。

檔案資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化需要不斷的更新，不斷的發(fā)展。而檔案信息資源的數(shù)字化作為檔案信息建設(shè)中的前提工作，同時(shí)也是信息時(shí)代對檔案管理工作的要求，在檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程中，需要制定檔案數(shù)字化的計(jì)劃和目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)在得人力、物力、財(cái)力，對檔案實(shí)行數(shù)字化的管理，在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的時(shí)候，檔案應(yīng)該具備一定的代表性和典型性。因此，在對數(shù)字化應(yīng)用的時(shí)候需要對電子檔案制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案的格式更加地規(guī)范和統(tǒng)一。

檔案信息數(shù)字化為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了基礎(chǔ)

現(xiàn)如今，信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)扮演著越來越重要的角色，在經(jīng)濟(jì)增長方式的轉(zhuǎn)變中讓社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了了全面、協(xié)調(diào)的作用，為信息資源的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的途徑。因此檔案管理部門要履行好相應(yīng)的職責(zé)，采取相應(yīng)的措施，將檔案信息數(shù)字化的工作做到最好，滿足社會(huì)的發(fā)展需要，提高社會(huì)信息資源的有效利用。

實(shí)行館藏檔案信息資源的數(shù)字化。根據(jù)相關(guān)調(diào)查，檔案在館藏中數(shù)量最多，不管是種類的數(shù)量還是文體的數(shù)量，都是多樣的。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，出現(xiàn)了很多的電子文件，而檔案管理的工作正在朝著以前紙質(zhì)文件向現(xiàn)如今由紙質(zhì)版與電子文件共存的形式轉(zhuǎn)變，在這個(gè)轉(zhuǎn)變的過程中，檔案館藏出現(xiàn)了紙質(zhì)版與電子版文件同時(shí)存在的特點(diǎn)。所以，相關(guān)部門為了將檔案數(shù)字化融入到檔案信息化建設(shè)中來，在檔案數(shù)字化制定了相關(guān)的規(guī)定和要求。在目前的情況來看，人力，物力，財(cái)力方面都存在著不足，利用數(shù)字化的檔案管理是必然要求。再利用數(shù)字化管理檔案的時(shí)候，需要制定相關(guān)檔案管理要求，對電子文件的格式需要進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，減少電子文件的重復(fù)使用，避免資源浪費(fèi)的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，相關(guān)的檔案管理部門，需要配合計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門研究紙質(zhì)的檔案掃描設(shè)備，可以對不同的文件載體進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，從而更好的保存轉(zhuǎn)換過后的電子文件，避免電子文件數(shù)據(jù)的缺失。

實(shí)行電子文件的收集、歸檔管理。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息數(shù)字化核心和本質(zhì)。而檔案信息數(shù)字化的主要工作就是對電子文件進(jìn)行收集和歸檔。在檔案對電子文件的管理中使用的軟件各式各樣，電子文件的形式也是各式各樣，這就出現(xiàn)了數(shù)據(jù)沒辦法實(shí)現(xiàn)共享，在一定的程度上，阻止了電子檔案信息資源的開發(fā)和利用以及電子文件的收集和管理。這就要求檔案管理的相關(guān)部門需要做好電子文件的管理工作，合理，有序的做好電子文件的數(shù)據(jù)收集管理。只有這樣，才能滿足社會(huì)的發(fā)展和需求。為了能夠達(dá)到這一點(diǎn)。首先，就應(yīng)該對電子文件實(shí)行合理的歸檔方案，建立檔案部門和電子文件管理部門，這些部門需要做好對檔案信息的管理工作，并且嚴(yán)格的執(zhí)行，對電子文件的歸檔范圍，歸檔的方法，歸檔的要求需要了解，只有這樣才能夠保證電子文件能夠更好的歸檔。首先，需要將電子文件實(shí)行歸檔制度，檔案資源信息化建設(shè)的首要前提是將電子文件進(jìn)行收集和歸檔。因此，需要建立檔案部門和電子文件部門，制定相關(guān)的檔案管理制度，各個(gè)部門之間要相互統(tǒng)一，相互負(fù)責(zé)，把信息的管理和規(guī)劃做到更好。并且將制定的這些制度，要執(zhí)行下去。從電子文件的歸檔要求，歸檔方法，歸檔范圍，來提高電子文件的歸檔效率。其次，對于電子文件中的數(shù)據(jù)收集體系需要強(qiáng)化，因?yàn)樵陔娮游募形募_源渠道很廣，為了電子文件的質(zhì)量，檔案管理的工作人員需要加強(qiáng)管理，不斷的提高數(shù)據(jù)收集的交換系統(tǒng)。所以應(yīng)該對檔案管理的工作人員各個(gè)方面的能力，對于檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

檔案管理的創(chuàng)新為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了動(dòng)力

檔案工作作為服務(wù)工作的一類，檢驗(yàn)檔案信息的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是對檔案信息資源的利用率和利用效果。為了滿足社會(huì)的發(fā)展需要，作為檔案管理人員就應(yīng)該在管理方面加強(qiáng)服務(wù)意識，增加創(chuàng)新精神。提高檔案信息的利用率，來滿足社會(huì)發(fā)展的需求。第一，加強(qiáng)檔案制度的創(chuàng)新，不斷的完善檔案的管理制度，對檔案管理的服務(wù)制度也需要加強(qiáng)，服務(wù)范圍也要逐漸的變寬，設(shè)立更多的服務(wù)機(jī)構(gòu)，提供一些檔案的咨詢服務(wù)平臺(tái)。第二，檔案管理工作人員的服務(wù)意識需要加強(qiáng)。

檔案管理的工作人員需要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，和社會(huì)的發(fā)展速度保持一致，不斷的創(chuàng)新，改變之前的檔案管理模式和檔案管理的方法。強(qiáng)化服務(wù)意識，滿足廣大用戶的需求，增加服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的水平。第三，檔案的服務(wù)體制要?jiǎng)?chuàng)新。為了增加檔案管理人員的服務(wù)意識，需要實(shí)行以人為本的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，這樣可以提高檔案信息資源的優(yōu)化配置，增加檔案信息資源的利用率，從而來提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。第四，保持檔案的教育創(chuàng)新 。根據(jù)工作中的實(shí)際情況，對于培訓(xùn)的方式也需要不斷的更新，對檔案管理人才大力的培養(yǎng)，使這些人才更適合檔案管理的需要，來促進(jìn)檔案信息化工作向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

在檔案信息化的建設(shè)中和檔案信息資源利用的時(shí)候，在這過程中的工作有著復(fù)雜的特點(diǎn)，所以檔案管理工作在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該將檔案管理工作不斷向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向邁進(jìn)，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案資源的開發(fā)和利用提供良好的保障。

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