淺談慧智檔案軟件在基層檔案室的開發與利用

顧凌冰

(上港集團張華浜分公司,上海 200940)

淺談慧智檔案軟件在基層檔案室的開發與利用

顧凌冰

(上港集團張華浜分公司,上海 200940)

本文分析了慧智檔案系a統軟件在基層檔案室的開發與利用,分析了計算機作為檔案管理的輔助設備對現代化檔案管理的重要性以及慧智軟件在檔案管理中的實際運用,并對基層檔案室實現較為系統、完整的科學化、與時俱進的管理模式提出了自己的建議,提出了自己的思考。

慧智軟件 檔案室 開發與利用

作為一名基層的檔案管理員,在基層檔案室工作也經歷了春夏秋冬十五多年。也親眼目睹了檔案從單純的手工記錄方式到現在實現較為現代化的計算機與紙質檔案并存的管理模式。在堆著各式各樣文件資料的庫房里,我深切感受到如果檔案工作不能實現計算機對檔案資料的管理,那么這項工作將永遠是沒有前途的。隨著時間的推移,它將不能適應時代的發展,不能成為一個實用性、系統化的專業會被社會所淘汰。在平時的日常工作中,我對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用,通過計算機輔助管理,明顯感受到計算機具有手工管理所無法比擬的優勢,它使得本專業的管理更為現代化、科學化、系統化。而一款適合本企業工作的檔案軟件更是優勢中的優勢。如使檔案的分類較為齊全、案卷條目清晰、臺賬新穎別致、保存數據存儲量大,可靠性高,保密性好。這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平,也是這項工作與其他兄弟部門合理化接軌的重要條件。當然,基層檔案室的工作條件是較為清苦平淡的,很多管理設想,更新升級,也是需要有一名聰慧并且對這門事業付出熱情的工作人員。

在從事檔案工作的一整套工作流程中,我也時常留意自己的工作。哪里是主要的,是這項工作的核心所在。就比如現在的檔案信息化管理,我就注重檔案軟件的運用。在前八年的工作中,我主要從事技術檔案的歸檔。在工作中用POXPRO這個數據庫軟件。這個軟件也是我們上港集團(SIPG)的一位技術工程師一個人開發的。對他來說,這也相當不容易。后來,隨著集團的發展,我們整個檔案系統也有了質的飛躍。包括在軟件上的使用,我們引進了專業的軟件服務商上海慧智計算機技術有限公司的PERCA檔案管理系統。這套軟件在檔案管理系統上不但涵蓋了檔案管理,還具有獨特的行業針對性。

1 什么是PERCA-AMS

PERCA-AMS的研發是基于對港口物流行業的深入需求調研,充分了解了該行業檔案管理相關的國家標準和規定。受到了行業內專家的指導,特別符合實際操作,并且完全與各企業現在仍使用的檔案管理系統對接,輕松實現數據轉移。PERCA-AMS包含文書檔案管理、科技檔案管理、財務檔案管理、全文檢索功能、系統配置模塊、用戶權限設置等。這套系統能大大提高檔案管理的工作效率,加快檔案檢索速度,提高檔案的查找準確率。這三年用下來,我明顯感到檔案室的管理更加規范化、現代化。

2 文書檔案管理和技術檔案管理是慧智軟件系統的一大特色

2.1 PERCA檔案系統采用的立卷管理模式(見圖1)

歸檔必須先建立案卷,文件的存放以卷存放,必須建立統一的案卷格式和目錄。一批文件一個組卷號,以序號區分各個文件。文件最終是有序號的。

2.2 文書、科技檔案管理

慧智軟件可實現收文、發文、合同等電子文件信息的歸檔,新增檔案信息的登記入庫,文件原文的掃描和人工引入,檔案數據的修改,刪除,歸檔文件和檔案文件的自動排序,編號,檔案編目、檢索,原文調閱,檔案入庫、利用、統計、鑒定、銷毀、檔案數據的接受、移交、檔案盒背脊標簽的打印等。并且可以對文書檔案傳統組卷方式的案卷進行管理。

2.3 檔案全文檢索查詢功能

在檔案的利用中,檔案的檢索、查詢是一項既重要又實用的工作。故而對檔案的查詢提出了越來越高的要求。檔案管理的檢索功能以友好、美觀的界面和完善、實用的查詢功能實現檔案文件的安全、方便、快速查詢。

綜上所述,慧智軟件在整個宏觀的檔案管理中具備了如下特點:

減少簡單重復勞動。

提高檔案集中統一管理、控制單位各門類(各載體)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等各個環節。

全程有效管理、控制單位各門類(各載體)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等各個環節。

使單位各載體、各門類的檔案始終保持準確性、完整性、系統性;基建和設備檔案保持成套性;改進單位的形象。

在確保安全的前提下,最大程度地實現各類檔案信息的跨部門的資源共享。

為決策層提供及時、準確的各種專題檔案匯編。

3 結合慧智軟件EXCEL導入導出功能實現數字化檢索和檔案庫房實物調卷相匹配

在一般的中小型企業,很多檔案庫房與檔案人員的辦公室是分離的,如何實現計算機的檢索,使得檔案人員快速拿到實物檔案,這是我曾經一直在思考的問題。大多數企業的基層檔案室無法與檔案館或者圖書館等較為先進的專業管理機構相提并論,因為它們的檢索是由計算機信息系統和專業密集架成套配置的,具有電子化網絡全程控制的特點。企業對這一成本的支出是一筆相當昂貴的費用。但如果運用計算機現成的檔案管理軟件來實現這一套全程控制,比如在一個面積為200平方米,檔案柜數量在三百只左右的基層檔案室并無可能。只要通過慧智軟件模塊的EXCEL導出功能,對每一個案卷進行檔案柜的序號標注,那么實現計算機對檔案實物的全程控制就不是一個異想天開的白日夢了。而且這樣的檢索方法也相當簡便,只要檔案工作人員平時做好一定的積累,在計算機中做好注錄工作,那么一旦提供某一件檔案的利用,就無需紙質臺賬。只要通過計算機檢索文件的檔案柜就能直接找到這份文件的存放位置。文件的存取對檔案的利用是很關鍵的一步。慧智檔案系統這一模塊的開發與利用擺脫了日常檔案人員通過紙質臺賬進行調卷而費時費力的工作方法,實現了小型檔案室數字化檢索而為企業降低了生產成本,提高了工作的效率。

從慧智軟件的事例中,我也充分感受到了以下幾點:

首先,檔案管理應用計算機技術是檔案現代化發展的要求,也是檔案工作持續發展的動力。計算機技術被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現在檔案檢索工作上,即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點,將檔案檢索系統輸入計算機之中。以提高檔案檢索的質量與速度。

其次,由于電子檔案的大量涌現,同時人們為了方便利用又把傳統的固態檔案錄入計算機,建成數字檔案館。像我們這種中小企業,通過計算機的輔助,同樣也能把檔案室建成數字檔案室。這種借助于新技術建立的檔案實體為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。

再次,檔案數據庫是以檔案的實體管理為基礎,兼顧數據庫設計和應用發展的需要,將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合。在長期實踐中,數據庫以其獨特的優點已經證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法,在數據冗余度,管理效率、數據完整性控制等方面都有良好的表現。事實上,檔案數據庫是各類檔案信息系統正常運行的核心組件,是檔案信息化不可或缺的基礎工作之一。先前寫到的慧智軟件EXCEL導入導出模塊功能實現數字化檢索和檔案庫房調卷相匹配這一檔案利用的典型案例也是利用了檔案的數據庫這一原理的開發。

最后,隨著電子文件幾何式遞增、對電子文件的超前控制、及時收集、有效管理與開發利用以及數字化技術的推廣,服務范圍的拓展,管理手段的革新都要求檔案管理人員的計算機知識和技能必須與時代同步。要樹立適應新形勢要求的全新的服務理念,把現代化計算機技術與我們積累的工作經驗、檔案利用的典型案例結合起來,參與到這場文案管理的變革中來,在變革中求生存,在變革中求發展,不斷改進工作方法,提高工作效率,增強服務意識,改善服務環境,使檔案信息得到更好的利用,順應時代的要求。

綜上所述,隨著檔案事業快速發展,隨著辦公自動化程度的不斷提高和計算機在檔案工作領域的廣泛應用,檔案管理從管理思想,管理方法,管理人才和管理手段等方面必須要緊跟時代的步伐,不積硅步,無以至千里,不積小流,無以成江海。因此,我們在平時的日常管理中要多思考,善于學習與總結。作為一個港口企業服務于基層工作的檔案管理員,也只有不斷的思考、探索、總結、再思考…,才能在檔案這個工作崗位上不斷提升自己,才能卓越的服務于我們這個現代化的國際港口企業。

[1]徐志敏.計算機技術對檔案工作的影響[J].辦公室業務,2000.

[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理現狀及對策[J].科技風,2008年.