新加坡國家檔案館網站的服務功能

張妍妍

(遼寧大學歷史學院，遼寧沈陽，110036)

新加坡國家檔案館成立于1968年，隸屬于文化部，屬半官方組織。作為國家記錄和歷史記憶的保存者，長期以來，承擔著保存與保護公共機構和私人資源的責任。目前，所收藏的檔案最早可以追溯到1805年，涵蓋了政府文件、地圖、演講稿、照片等各方面，是國家重要的歷史記憶和精神寶庫。步入信息時代，檔案網站逐漸成為檔案館功能發揮和價值實現的重要窗口，扮演著提供綜合性服務平臺的角色。因此，為了滿足當前乃至今后新加坡人和世界各國人探尋、欣賞和傳承人類共同的精神文化遺產需求，新加坡國家檔案館將更多的精力投入到網站服務功能方面，已建成設計獨特、圖文并茂、信息充沛、別具特色的新加坡國家檔案館（NATIONAL ARCHIVES OF SINGAPORE，簡稱NAS）網站（如圖1）。

目前，NAS網站共設有6大類目，包括首頁（Home）、關于我們（About Us）、檔案在線（Archives Online）、檔案閱讀室（Archives Reading Room）、保存與維護（Conservation&Preservation）、宣傳（Outreach）等。其中“檔案在線”打破了傳統按全宗門類查找利用限制，通過啟用在線檢索、獲取模式，用戶可以“無縫搜索新加坡國家檔案館的各類獨立數據庫的信息”［1］；“檔案閱讀室”為公眾獲取檔案信息提供了最基礎的空間，滿足其學術和科研活動的需要；“在線展覽”為利用者穿行于歷史和現實之間提供了可能，使珍貴的史料為世人所共享，實現檔案保存的最終目的。從2000年新加坡國家檔案館的檔案利用渠道由實體檔案館逐漸向互聯網轉移開始，到“2006年，檔案館網站訪問量達140萬人次，其中國外利用者16%，本國利用者84%”［2］。

圖1新加坡檔案館網站首頁

1 完善的數據庫檢索服務

為了滿足日益增長的檔案用戶需求，新加坡國家檔案館網站全力打造“一站式”檔案門戶網站。通過web與數據庫的完美結合，使得全球任何國家、任何人，在任何的時間、地點，可以借助于互聯網實時獲取到新加坡國家檔案館網站所提供的全部數據信息，充分發揮其網站的巨大威力。

1.1 龐大的公共數據庫

“檔案網站的靈魂是檔案數據信息”［3］，若無豐富的資源，實現網站的預期目標則猶如建設空中樓閣。NAS網站資源建設主要是基于其浩如煙海的館藏資源。據統計，館藏現存“縮微膠片28萬盤，錄像資料76620小時，照片檔案38.8萬張，數字影像200萬張，數字視頻9310小時，數字錄音3997小時”［4］。為了適應時代發展的潮流，新加坡國家檔案館已實現全部館藏檔案數字化，并建成包括照片數據庫、口述歷史檔案數據庫、聲像檔案數據庫、演講稿和新聞稿數據庫等8個相對獨立的數據庫（如表1）。用戶通過訪問http://www.nas.gov.sg/nas/網址，在“檔案閱讀室”（ARR）中，便可以輕松實現在線瀏覽各類照片、地圖、計劃，傾聽口述歷史采訪的樣本，觀看聲像檔案的資料等。據統計，ARR一個月接受300多次訪問，受訪的記錄超過40萬條。

表1新加坡國家檔案館網站公共數據庫簡介

表2各數據庫高級檢索項目

1.2 多樣化的檢索途徑

檢索能力是衡量一個檔案網站服務質量高低重要標準。在有了豐富的檔案信息資源，龐大的數據庫系統之后，要想能夠高效、快捷地調用檔案信息，就必須依靠強有力的檢索工具。新加坡國家檔案館經過長期的努力設計出功能強大、滿足用戶多元化需求的檢索途徑，提高了網站整體的查全率和查準率。

NAS網站的檢索方式包括，基礎檢索和高級檢索兩類。其中，基礎檢索較為簡單，而在高級檢索中除設有關鍵字（Keyword）、來源（Source）、時間范圍（Date Range） 、獲 取 號 （Accession Number）、標題（Title）、縮微號（Microfilm Number）、訪問控制條件（Conditions Governing Access）和頁數（Record Per Page）等常見檢索項目外，還根據各數據庫所涵蓋檔案自身的特點，向用戶提供欲檢索信息的特殊檢索項（如表2）。用戶可以自由選擇檢索項目及其邏輯關系，制定出靈活的檢索策略。可見，高級檢索更有利于用戶實現站內數據庫選擇性檢索，大大提升檢索工具的易用性和精確性。

1.3 個性化的檢索體驗

面對網絡環境下用戶多元化的信息需求，NAS在編制檢索工具的過程中，根據用戶類型、訪問目的或是檔案類型本身等進行多角度分類、匯集。即便用戶對于所需要的信息較為模糊，也可以通過瀏覽類目或主題逐漸定位，具有較強的針對性。在如演講稿和新聞稿數據庫中，在專題導航下，又以演講者姓名開頭A-Z字母的順序排列檢索鏈接，方便用戶選擇。

而網站將數字化技術、自動標引和全文檢索等技術相互配合，更在很大程度上易化了檢索過程，提升了用戶檢索的整體體驗。如植入個性化Cookie技術，自動識別已注冊或經常來訪的用戶。采用RSS技術，允許用戶進行信息的定制或跟蹤。當用戶再次訪問時，系統根據所掌握的用戶信息和歷次查詢經歷，對檢索結果進行智能篩選與排序，并為其提供信息的推送服務，界面友好。檢索服務水平的不斷提升，將改變以往檔案網站只作為“中介”的角色，是一種質的飛躍。

2 全面的網上互動服務

隨著互聯網技術的應用發展，單向發布信息的檔案館網站已經沒有競爭優勢，各國在進行檔案館網站建設時，都更加注重研究如何為用戶提供更好的互動服務，從而吸引用戶、留住用戶。如澳大利亞國家檔案館除設置“我們的網站”、機構日志、社交媒體等基礎互動項目外，還為人們專門設計了如“目的地：澳大利亞”、“澳大利亞的面貌”等專欄，為人們分享故事，找尋記憶提供一個自由交流互動的平臺。

2.1 “用戶至上”的互動理念

隨著檔案網站日益成為用戶獲取檔案信息的首選途徑，其在發展過程中也凸顯出跨時空、多媒體、交互式等不可比擬的優點。信息時代，新加坡國家檔案館為謀求更高層次的發展，便將網站建設的定位由展示型向互動型轉變，樹立起“以用戶為中心”的互動性服務理念。網站根據用戶的不同需求，充分挖掘自身的優勢，把檔案信息融入社會信息流中，拓展網站的功能，提升服務質量，使其服務更加的個性化和人性化，“時刻把用戶記心頭”，增加公眾對檔案網站的參與熱情和信任度。實際上，“網絡本來就是一種雙向互動式的服務手段”，作為用戶與用戶間，用戶與檔案館間的空間和平臺——檔案網站在Web2.0時代更應該提供先進的技術支持，優化網站性能和界面，使交互行為更為快捷、方便，“成為社會意識和檔案社會意識的融合的舞臺”［5］。

2.2 類型繁多的互動欄目

NAS在其官方網站首頁設置“在線幫助（FAQ）”欄目，針對公眾利用檔案過程中遇到的如檔案館在線提供信息和服務的內容,查詢利用各種載體形式檔案的相關規定以及其它的注意事項等常見問題給予解答；設置網站地圖（Site Map），引導用戶有效利用網站所提供的各部分內容；設置反饋欄（Feedback），用戶可通過在線填寫表單或發送電子郵件將個人的建議及時反饋給檔案館；設置網站評價（Rate the Site），對公眾的信息需求度、理解度和滿意度進行調查、分析，逐漸提升檔案網站的服務水平。此外，用戶還可以利用社交媒體(如 Twitter、Google、Facebook)實時進行信息的溝通、交流與分享，互動頻繁，效果較好。通過以上多渠道、多形式、多樣化的在線咨詢與實時幫助等方式，建立起有效的互動服務模式，逐漸擴大檔案館的公眾影響力。

2.3 共建共享的互動平臺

NAS不斷加強同國家圖書館、公共圖書館、國際檔案理事會及東南亞地區分會等文化資源機構的緊密合作，給用戶提供深層次、一體化的數字信息資源服務，構建起面向公眾的數字化互動服務平臺。如在“檔案在線”類目下設置“圖書檔案一站式服務平臺”（One Search Libraries and Archives，簡 稱 OSLA）。 其 中 ，OSLA的“在線幫助”主要是向用戶列舉One Search中經常被問及的事項，包括平臺所涵蓋的內容來源，資源組織形式與獲取方式，如何登陸、查詢及提交反饋問題等。而在“Support Us”中，用戶又可以以個人的名義為圖書館捐贈書籍，或成為圖書館的一名志愿者。這種信息服務平臺的建設不僅為用戶查詢利用信息提供了極大便利，同時也加強了檔案館與圖書館互動服務的共建、共享，是數字時代背景下NAS網站發展方式的轉變。

表3新加坡網上展覽一覽表

3 優質的公共教育服務

開展公眾教育服務已然成為NAS一種成熟的職業理念，新加坡國家檔案館基于館藏檔案資源，利用多種公共傳播媒體，多層次、多視角地建立和開展公眾教育項目，打造一流的公共教育平臺。

3.1 特色的網上展覽

巡展是NAS提供公眾教育的品牌活動之一，隨著互聯網技術的不斷發展，NAS逐漸將較為受歡迎的巡回展覽放到網上并增加多媒體的版本,網上展覽使用戶不再受時間、空間的限制，只要用戶輕點鼠標即可瀏覽館藏資源，逐漸提升公眾的參與度，培養其對國家歷史和文化遺產的濃厚興趣。目前，NAS推出的網上展覽主要如下（見表3）。

NAS網站的“網上展覽”在主題的選擇上既要具有國際視野，又要結合本國特色；既要對歷史事件進行回顧，又要順應時代的主流。圖文并茂、資料翔實，再配上背景音樂，真實生動地將國家歷史風貌和人文風俗呈現出來。讓人們走進了歷史，受到歷史文化熏陶，提升了愛國熱情的同時，也展望了未來，激勵年輕一代奮發向上、開拓進取。如2008年新加坡檔案館聯合新加坡土地管理局，舉辦首屆“看圖讀史：新加坡從商埠崛起為都市的歷程”（From Emporium to Singapore City:Mapping the Journey）地圖展，為了配合主題，共展出1819—1954年間的包括新加坡海港圖、新加坡全圖、市區街道圖、警區圖等，共計2853幅地圖。它們見證了歷史，讓人們的記憶躍然紙上。

3.2 高質量的電子出版物

信息時代，人們更加傾向于經過篩選、加工、組合后而形成的信息集合。新加坡國家檔案館一方面基于館藏資源出版發行重要歷史時期，如日本占領期、國家建設期等的著名出版物，跨越歷史700多年。另一方面則是與海外檔案機構，如馬來西亞國家檔案館、中國國家檔案館、云南省檔案館等合作出版出版物，如“新中國建交重要里程碑——加強友誼、深化合作、攜手并進、共創美好（1965—2010）”、“南僑機工：一批熱血華僑回中國抗日的不平凡故事”、“日本統治下的新加坡（1942—1945）”等。這些出版物為學生、科研人員，甚至是任何一個只要是對這個國家歷史文化遺產感興趣的人提供了必不可少的工具，更廣泛地促進了方法論的研究和史學方面的交流，共享國家的集體記憶與智慧結晶。

3.3 惠民的電子產品

NAS還在網站上設置了“網上訂購（Ordering）”欄目，免費或有償為用戶提供網上延伸服務，銷售檔案文化產品和紀念品，包括歷史明信片、海報、筆記本等。其中，電子賀卡（E-Cards）是NAS網站為用戶提供的一款頗具趣味性的公共教育參與式服務產品。NAS網站不定期選擇某一主題，再從其檔案資源中挑選與主題相符的電子圖像，制作電子賀卡。目前推出的主題有母親節、父親節、兒童節、教師節、國慶節等15個，每個主題均有多張圖片，且輔以詳細的文字說明。用戶通過寄送賀卡，在向親友傳遞問候的同時，也了解到國家優秀的歷史文化遺產。

［1］毛建軍.新加坡國家檔案館A2O建設研究［J］.浙江檔案，2013（06）.

［2］［4］桂玉蘭.澳大利亞-新加坡檔案館印象［J］.北京檔案，2008（01）.

［3］李秀鳳.基于數字時代的檔案網站建設反思［J］.南陽師范學院學報，2009（02）.

［5］閆靜.檔案網站：從展示性到互動性［J］.湖北檔案，2004（11）.

［6］劉春霞.美國國家檔案網在線服務建設及啟示［J］.檔案管理，2012（02）.

［7］趙山山.淺談當前我國檔案網站的互動功能建設［J］.云南檔案，2009（03）.

［8］鍋艷玲.國內外檔案網站信息服務比較及啟示［J］.檔案管理，2011（04）.