香港地區高校檔案網站建設的特點及啟示——以香港八所著名高校為例

陳忠海 馬雙雙

（鄭州大學信息管理學院，河南鄭州，450001）

由于歷史原因，香港現代檔案事業于20世紀70年代興起，比內地起步晚了20余年。其檔案工作深受英國的影響，被打上了“英國烙印”。體制原因造成了內地與香港在行政和業務制度上的不同以及檔案管理方式與方法的差別。這種差別性造就了現階段香港地區高校檔案網站建設獨有的特點。

1 香港高校檔案網站的數據來源和調查方法

1.1 數據來源

2014年3月30日，筆者通過新浪教育高考院校庫[1]所提供的已得到政府認可的香港八大著名高校作為樣本，它們分別是香港大學、香港中文大學、香港科技大學、香港理工大學、香港城市大學、香港浸會大學、香港教育學院以及嶺南大學，利用百度、google、維基百科等搜索引擎逐個查找并瀏覽，得到相關的網站或者網頁。其中，香港大學和香港科技大學有自己獨立的檔案網站，香港中文大學是香港唯一實行書院聯邦制的大學，有其自身的復雜性。其余的五所高校掛靠于學校主頁或者圖書館，擁有與檔案相關的內容或者有“檔案（archives）”字眼形成的簡單網頁。

1.2 調查方法

由于內地與香港高校制度與管理方式不同，導致兩地在檔案網站的名稱上也各不相同。內地高校的檔案網站通常是以“本校名字+檔案館（室）”組成，而香港八大著名高校檔案網站的命名由于歷史和館藏原因各有不同，域名和入口方式各異。八大著名高校的網站名稱、域名和入口方式如表1所示。

幾點說明：（1）香港中文大學是香港唯一實行書院聯邦制的大學。它走“兩條腿路線”：一方面，將具有歷史研究價值的檔案保存在中國文獻研究中心，這部分檔案并非是中文大學自己形成的檔案（因而中心沒有義務指導收集該學校的檔案），而是對于研究香港地區乃至大陸地區政治、經濟、文化具有重要價值的歷史檔案文獻。另外一方面，香港中文大學各個機構形成的檔案一般都保存在各個學校機構手里。以學生成績為例，香港中文大學并不保留學生個人成績，而是允許學生個人攜帶成績單和大學修業的資料。大陸地區的學生報考香港中文大學，不存在移交檔案的問題，而只需攜帶簡單的中學成績資料即可[2]。因此，這里特別附上香港中文大學中國文化研究所網址。（2）香港城市大學并無專門的檔案網站或者網頁，但是經過搜索調查發現，其圖書館的一級類目“電子資源（EResources）”中含有數據化的檔案信息。（3）香港理工大學和香港教育學院掛靠學校校網主頁。香港理工大學的活動檔案室只是學校活動和講座的發布機構，并不是事實意義上的檔案網頁，而學校圖書館幾乎承擔了所有的資料查詢和數字化的職能。香港教育學院的檔案資料直接歸位于該校圖書館館藏，而館藏中只有簡單的館藏檔案資料介紹，不具備查詢檢索功能。高校檔案網站是高校檔案機構在互聯網上建立的站點，它是以主頁的方式發布各類檔案信息并提供檔案利用服務的電子文檔集合[3]。如果從此角度定義高校檔案網站，這兩個高校并不具備高校檔案網站的條件。(4)香港浸會大學和嶺南大學的檔案網站都依附于學校圖書館，開辟有檔案專欄可供在線查詢。

表1香港八大高校檔案網站名稱、域名和檢索入口

2 香港地區高校檔案網站建設的現狀與特點

香港與內地的檔案管理制度和管理工作方式有所不同。首先，主要服務對象不同。內地高校檔案網站的服務對象面對的主要是小眾化的教職工和學生，而香港高校檔案網站的服務對象主要是面向社會大眾。其次，高校檔案館藏介紹也不相同。內地高校的館藏主要是學校建設和教育教學過程中產生的檔案，而香港地區高校的館藏主要是對香港的歷史記憶或者本校歷史發展變遷的記錄。

認識到香港與內地這些基本不同點，在測評香港地區高校檔案網站建設時，就不能簡單地采用內地高校檔案網站建設的評價指標和評價方法。因此，本文著眼香港地區高校檔案網站建設的現狀，總結出其建設的特點。

2.1 網站名稱、運營模式和入口不一

由表1可知，香港八大著名高校檔案網站或網頁命名不一且復雜，究其原因是因為每所高校發展的歷史和條件不一樣。除香港中文大學中國文化研究所是以研究所的形式命名，突顯出其網站內容外，其余高校幾乎都以“Archives（檔案）”“Collections（收藏）”等類似字眼命名。內地的高校有六種運營模式：檔案網站獨立運營、檔案網站嵌入到圖書館網站中、檔案網站與校史館網站結合、檔案館校史館博物館三合一、檔案網站嵌入到校園網建設、檔案網嵌入到學工網[4]。而香港高校則只有兩種運營模式：檔案網站嵌入到學校校網和圖書館網站中，如香港大學、香港理工大學、香港教育學院、香港中文大學中國文化研究所的檔案網站就在學校官網之中，其余的則掛靠在學校圖書館。無論是掛靠學校官網還是學校圖書館，八大著名高校的檔案網站（頁）大部分通過二級類目就能找到相關主頁，如香港大學、香港科技大學、香港中文大學；有的檔案網站（頁）甚至要到四級類目才能找到，如嶺南大學。檢索入口的不一致，造成利用者對檔案網站查詢的積極性下降。

2.2 以英文為主的網站頁面

香港是個國際化的大都市，也是雙語社會。高校檔案館網站的語言版本有四種情況。第一，全為英語，無轉換漢語繁簡的小鏈接，如嶺南大學、香港大學、香港浸會大學、香港科技大學的檔案網站；第二，均為漢語，有簡體和英文的轉換小鏈接，如香港中文大學的圖書館館藏網站、中國文化研究所和香港教育學院的館藏網站；第三，英漢雙語頁面，如香港城市大學電子典藏；第四，英漢雙語交叉出現，且可英漢繁簡互相鏈接，如香港理工大學的活動檔案館網站。香港高校檔案網站（頁）以英文為主的頁面，有利于采用國際標準并與國際接軌。但是，筆者認為最好設置可英漢繁簡轉化的鏈接，避免內地不懂英文的利用者訪問香港高校檔案網站時遇到語言障礙。

2.3 網站簡單明了，突出香港厚重的文化和高校歷史的變遷

香港高校檔案網站采用突出歷史文化感的古典背景圖片，以及一目了然的一級類目設置，不用鼠標過度下拉即可了解整個版面布局和內容，比較突出的有香港大學、香港中文大學中國文化研究所、香港城市大學電子典藏等。

2.4 檔案館、圖書館功能有別，館藏內容和工作范疇卻無明顯的界限

這是香港地區高校檔案網站建設的一個明顯而又很重要的特點。凡是掛靠在校圖書館的網站，檔案網頁類目顯示在館藏或者圖書館的數字化資源層里，二者雜糅在一起，使其既屬于圖書館數字化資源，又具有數字化檔案信息的特質，同時高校圖書館網站幾乎承擔了大部分檔案網站的功能，即圖書館網站的館藏和職能往往包含了檔案館網站的館藏和職能，同樣能夠實現用戶的查詢和檢索利用。如香港中文大學圖書館館藏中含有的如甲骨數據資源等檔案信息，雖然設置在圖書館數字館藏之下，卻能夠起到相同的查閱咨詢服務。

2.5 檢索功能比較完善，人性化特色顯著

國際化標準是香港檔案事業發展的基石，處處體現出標準化、規范化管理。香港檔案工作起步引用的是英國、美國的檔案工作標準[5]。因此，香港高校的圖書館和檔案網站（頁）均提供了一定的檢索平臺并與國際接軌。如香港浸會大學提供有全文檢索功能，香港城市大學有Advanced Search In All Collections（高級檢索集合），在所提供的檢索窗口可進行站內檢索。還如香港中文大學中國文化研究所的文獻總目等等。香港中文大學中國文化研究所的超鏈接在八所著名高校中是個典型的例子，香港中文大學中國文化研究所的一級類目“研究資源”，點擊進入是獨立于原網頁的新網頁，無返回功能。筆者認為，這樣處理會使新網頁缺乏“歸屬感”，若是提供返回功能，只需要增加與原網頁的“互通”聯系也可。

香港大學檔案網站設有Guide to the Collections（館藏指導），明確給出一個郵箱，利用者可提出問題和查詢有關課題資料發往這個郵箱，會有工作人員給予答復，體現了人性化服務。香港高校檔案網站的互動性雖然人性化，但形式單一，不具有即時性。

2.6 館藏數量不多，館藏內容展示多體現文化性

香港高校檔案館網站（頁）的館藏資源與內地相比還有一定的差距。香港高校館藏數量有限，這里有英國侵略搶占香港部分檔案的歷史原因，也有香港政策方面的因素。據介紹，一般政府機構只有5%的檔案通過鑒定，進入歷史檔案館永久保存，這樣不僅節約管理成本,還可以提高檔案管理效率，降低行政開支[6]。盡管如此，香港高校非常重視對歷史檔案的利用，開辦展覽或進行數字化整合，以此記錄高校歷史的變遷和進步。如嶺南大學創校125周年年紀念特刊（Lingnan 125 Glorious Years），內附嶺南檔案史料系列007-009號，另附有其他文章及珍貴歷史圖片，總結嶺南大學自1888年創校至今125年的重要紀實及人物，將嶺南大學的歷史和文化的厚重感淋漓盡致地體現了出來。

2.7 數字化集成化程度高，縮微技術應用廣泛且嫻熟

香港的開放性、信息化及數字化程度非常高，并能將這些數字化信息資源有效地加以整合，集結成冊在網上公開。如香港城市大學的電子典藏分為八大部分：第一，漢古籍特藏；第二，英國法律特藏；第三，1911至1949民國文獻；第四，香港出版書刊；第五，手稿/書信；第六，海報/單張；第七，照片；第八，地契。每一部分點擊進去，用戶均可查看附有圖片的數字化信息。其中還有Preview（預覽）和Full Text（全文）供讀者有選擇性的查看，給瀏覽者一種虛擬實景閱讀感受。為保護版權，諸如香港中文大學中國文化研究所的數據庫，只能在本校圖書館內使用，外來用戶可申請入館查閱。

國際檔案界普遍將檔案縮微復制技術作為檔案長期保護最為安全、有效和可靠的方法。一方面可以長久保存不損壞，另一方面節省占用庫房空間。在香港，微縮技術應用無論是在圖書館還是檔案館應用都相當廣泛[7]。如香港城市大學的電子典藏第七部分文革時期照片就進行了微縮處理。香港八大著名高校檔案網站與內地高校檔案網站建設面臨的同樣問題是，文字和圖片的簡單結合，缺乏音頻、視頻檔案的滲入，顯得單一、枯燥。

3 對內地高校檔案網站建設的啟示

迄今為止，香港地區沒有自己專門的檔案法，主要依靠行政安排管理工作，收集管理權限虛弱，檔案管理過于分散，這一制度和法律上的雙重缺陷導致香港檔案事業仍然處于低迷時期[8]。香港檔案網站受館藏和政策的限制，整體發展水平雖然不如內地，但也頗具靈活性，仍有可以借鑒的地方。

3.1 采用中英文界面，方便國際交流

內地部分高校可以實現中英文界面的轉換，但所占比例較小。一方面，內地高校要想走向世界前列，就要積極地與國際接軌，中英文可互換的檔案網站界面可以吸引更多不同的用戶，尤其是國外用戶；另一方面，還可以加強內地與香港、中國與國際高校檔案工作的交流與合作。

3.2 圖書館和檔案館的協同創新

香港八大著名高校的檔案網站有一半是掛靠在校圖書館的，館藏數字化后圖書與檔案的性質非常模糊，但是卻有相近的業務流程和服務目的。圖書館可以利用檔案編研成品進行數字化宣傳和傳播，而檔案館網站也可以利用圖書館先進的檢索技術和良好的知名度來實現檔案信息的傳播。目前，國內外檔案館和圖書館協作共建已有許多成功的實例。在外國，如美國國會圖書館建立了檔案機構與圖書館機構聯網使用計算機進行信息收集、存儲、管理和提供利用的圖書館信息網絡系統，已有60多個檔案機構參加了該網絡系統。在國內，超星數字圖書館就吸納了已有的檔案信息數據庫的內容，建立了國家檔案文獻庫，劃分為中國清史檔案文獻、民國史檔案文獻、中國革命史檔案文獻三個類別。該庫收藏了中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館的重要檔案文獻，內容包括從明清至1995年期間最有權威性的150多萬頁的重要檔案文獻資料，在檔案信息化方面邁出了可喜的一步[9]。

3.3 沒有最好的，只有最適合的

內地與香港由于體制和制度的不同，校區建設情況的不同，在高校檔案網站建設方面各有特色。香港作為國際化的大都市，高校網站建設在走國際化道路、以人為本等方面有值得內地學習的地方，但是香港也有急待出臺檔案法指導、館藏不夠豐富等缺點。高校檔案網站建設沒有固定的標準和最好的模式，最合適的就是最好的。一方面，內地和香港高校需要在各自體制和制度的基石上，突破瓶頸，“亮劍”特色，不斷豐富和完善各自的檔案網站，走適合自己的檔案網站建設之路。另一方面，加強兩地高校檔案工作和學術的交流與合作，不斷創新，在相互借鑒的基礎上，彼此吸收優點和長處，就會逐步找到適合自己的高校檔案網站建設的模式和方法，形成“香港特色”和“內地特色”。

［1］新浪教育高考院校庫新浪院校庫［EB/OL］.http://edu.sina.com.cn/college/.

［2］［8］曹瑪琳.香港檔案工作的收集、整理和利用特色——訪問香港中文大學隨感［J］.檔案與建設，2009（8）:23-25.

［3］劉婧.高校服務性檔案網站建設的實踐與對策——以華中師范大學檔案館網站為例［J］.檔案管理，2011（2）：38-40.

［4］王榕，曹玲.我國高校數字檔案信息服務模式的歸類分析——基于211高校檔案網站的調研［J］.數字與縮微影像，2013(4):32-36.

［5］陳志遠,張志強.標準化管理是檔案事業發展的基石——江蘇省檔案管理赴港培訓團印象記［J］.檔案與建設，2010（9）:39-40.

［6］［7］葛霞，秦洪義.赴港培訓思考點滴［J］.檔案與建設，2011（9）:57-58.

［9］朱萍.讓高校檔案館“熱”起來——對高校檔案館與圖書館協作共建的探討［J］.檔案學研究，2009（2）:51-53.