淺談計生檔案管理工作的幾點體會

摘 要：醫院計生檔案是醫院計生部門研究人口計生、開展計劃生育工作的寶貴資料。檔案管理作為一項重要的基礎工作，在保證和促進各項計劃生育政策的貫徹落實中發揮著重要作用。本文對當前醫院計生檔案管理工作中存在的問題進行探討，并對日常工作中實現檔案規范化管理的策略進行分析，旨在提高計生檔案管理工作效率。

關鍵詞：計劃生育;醫院;檔案管理;規范化

0 引言

計劃生育檔案再現了我國計劃生育工作開展以來發展的整個過程，計生檔案對于計劃生育事業發展的記錄做出了十分重要的貢獻。我國計生事業的發展過程中，從行政強制干預逐步轉變宣傳教育為主的科學管理體系，計生檔案記錄了我國在計劃生育思路和工作模式的兩大轉變，是計劃生育事業發展歷程的重要憑證。

1 計生檔案管理現狀

計劃生育是我國的一項基本國策，計生檔案是檔案的重要內容，醫院計生檔案在經濟發展過程中扮演的角色十分重要，在當前的時代背景下，應該要積極加強對檔案管理工作的改革，對醫院計生檔案進行科學合理的管理，一方面可以確保計生工作的順利開展，另一方面，這也是與群眾的切身利益相關的一項重要工具。在當前的計生形勢下，對醫院的檔案管理工作提出了更高的要求，比如要逐漸實現信息化管理，要確保計生檔案工作能夠隨時更新。當前醫院對計生檔案管理工作的重視程度不斷提高，通過多種途徑加強計生檔案管理工作。但是在現階段，計生檔案工作的管理還存在一些問題，比如缺乏專業的管理人員、檔案管理工作不夠規范、檔案管理工作中的信息化程度不高，這對醫院計生檔案管理工作的規范化發展是一種很大的阻礙，也是當前計生檔案管理工作面臨的挑戰。

2 當前醫院計生檔案工作存在的問題

2.1 醫院計生檔案管理意識不強 醫院是社會中一個不可或缺的重要部門，當前很多醫院的工作人員以及領導對計生檔案工作的重視程度都不夠高，沒有意識到計生檔案管理工作的重要性，因此在進行計生檔案管理的時候，也只是簡單地收集各種資料，記錄的方式也不規范，而且對各種計生檔案的保存管理不到位，在管理的時候甚至還出現隨意勾畫的現象，使得各種計生檔案的壽命不長，對計生工作的開展產生了極大的影響。

2.2 案卷材料不齊全 醫院計生檔案的卷宗材料應當做到事實清楚，證據確鑿，主體合法，依據充分，適用法律準確。但在實際工作中常常出現卷宗取證事實認定不清，各種基本材料不齊全的現象。出現這種現象的原因有兩個方面，第一，醫院的計生檔案管理過程中涉及的部門比較多，因此在對計生信息進行收集的時候，很可能遺漏了一些有價值的材料，使得計生檔案不齊全，對計生工程產生影響。第二，在計生檔案的使用過程中，有的人員可能借閱了相關的材料，但是并沒有歸還，使得一些計生檔案出現了空缺現象，對計生檔案的完整性產生了嚴重的影響。

2.3 計生檔案管理制度不夠健全 很多醫院的計生檔案工作缺乏健全的監督機制，對檔案建立沒有做出統一的要求，使得醫院的計生檔案管理比較隨意，而且由于管理制度的缺失，使得管理手段相對比較落后，管理的模式也比較陳舊，采用傳統的手工歸檔處理，使得檔案的字跡比較潦草、有的內容與目錄完全不一致、內容填寫不全等。

2.4 缺乏專業的檔案管理人員 檔案管理工作是一項系統性工作，近年來受到的重視程度更高，專業化的檔案管理人才也越來越多，狠多學校開設了檔案管理專業，為社會輸送更多人才，但是從當前的實際情況來看，大部分醫院計生檔案管理人員是醫院其他部門的員工擔任的兼職人員，他們并沒有專業的檔案管理知識和技術，而且在工作過程中由于身兼數職，導致檔案管理的效率不高。

3 醫院計生檔案管理的措施

隨著醫療事業的快速發展，醫院計生檔案管理是計劃生育科學管理的重要手段，醫院計生檔案工作是醫院在新時期開展工作的一個重要內容，針對當前存在的一些問題，應該要積極加強解決。

3.1 加強對檔案管理人員的教育培訓 醫院檔案管理人員是進行檔案管理工作的主力軍，檔案管理人員的專業水平直接影響到檔案的規范化管理效果。由于當前計生檔案管理人員的綜合能力水平不高，因此要將醫院檔案人員的培訓工作放在計生檔案工作的首位。在進行培訓的時候，應該要從管理技術以及職業道德兩個方面著手，對于管理技術方面，應該要注重加強信息技術的傳授，使得管理人員能夠掌握更多先進的技術進行檔案管理，實現檔案管理的信息化、智能化發展。在職業道德方面，應該要提高對醫院計生檔案管理的認知程度，加強責任意識的培養，使得檔案管理人員能夠在懷著良好的責任態度去工作。

3.2 健全管理機制，規范檔案管理 健全的管理制度表現在職責的明確化和工作的制度化。首先，醫院檔案管理人員要明確維護檔案完整與安全的基本職責。醫院工作人員要在檔案保管的具體工作中做到收集規范和歸檔完整，防止檔案損壞，確保檔案的安全。長期以來，醫院重業務輕存檔，使得計生檔案管理工作缺乏具體的考核獎懲制度。因此，各級醫院計生組織要依據檔案法等法律法規，建立起適合醫院計生檔案管理特點的管理制度，完善計生檔案管理制度的建設。分管醫院計生工作的部門領導要做好帶頭作用，加大監督力度，督促工作人員嚴格按照標準進行計生檔案收集、上報、整理、存檔等操作。另外，在計生檔案的管理過程中可以建立一些輔助激勵制度，提高員工的工作積極性的同時確保工作制度得到落實。

3.3 革新管理理念，推進現代化進程 醫院的領導干部如果對醫院計生檔案工作的認識依然停留在傳統的檔案保管以及利用上，對計生檔案管理工作的現代化發展有很大的制約和影響。領導干部要勇于革新管理理念，充分認識到計生檔案對社會發展以及構建和諧社會的重要作用才能更好的服務于人民，使計生檔案的價值得到最大價值的發揮。

3.4 創新管理模式，實現系統網絡化 隨著信息技術的不斷發展，傳統手工檔案管理模式已不適用于新時期的計生工作。醫院計生部門要適應當前新形勢的發展需求，創新管理模式，實現醫院計生檔案工作管理系統網絡化。因此，醫院計生檔案管理人員必須與時俱進，將網絡化管理應用于醫院計生檔案管理工作之中。

4 結束語

醫院計生部門要將建立健全的管理機制與工作人員的業務培訓相結合，強化檔案規范化管理。同時，建立明確的用人機制和工作制度，努力推動醫院計生檔案管理工作的科學發展進程。

參考文獻：

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