高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對策分析

摘 "要：高校檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢，分析我國高校檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題并采取針對性的解決措施，有助于推動高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;問題;對策;

中圖分類號：G " " "文獻標(biāo)識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-11-00-01

高校檔案信息，見證了學(xué)校的歷史發(fā)展過程，為學(xué)校今天的發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。信息時代，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足時代的需求，強化檔案信息的管理，能為高校的各項工作提供更便捷、高效的服務(wù)，也是時代發(fā)展的必然趨勢。

一、高校檔案信息化管理的必要性

（一）信息時代的客觀存在。信息技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為最便捷最快速的信息交流方式，人們迫切希望在網(wǎng)絡(luò)中快速、準(zhǔn)確地找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。隨著辦公自動化的應(yīng)用以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件的運用，從而實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上收集、移交、儲存和查閱，檔案部門能把更多的時間和精力用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案編研等工作，檔案信息化建設(shè)既有利于提高檔案工作效率，也避免了檔案材料破壞裝訂和因?qū)嶓w借閱造成的磨損

（二）高校自身發(fā)展的需要。高校檔案信息化是高校自身發(fā)展的要求。首先，高校近幾年發(fā)展速度快，發(fā)展規(guī)模大，高校招生尤其是招優(yōu)質(zhì)生源競爭激烈，形成的檔案案卷數(shù)量相應(yīng)增多，檔案利用也明顯增多。使得檔案管理任務(wù)加重、難度增加。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，具有易存性和方便性的特點，實現(xiàn)檔案保存的最佳效益。隨著數(shù)字化校園項目的實施，形成的大量電子文檔的保管、利用也對高校檔案館提出了信息化建設(shè)的要求。

（三）檔案信息資源開放利用的需要。計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)要求就是建立一個豐富、完整的檔案信息資源庫，檔案信息化建設(shè)可以與高校辦公自動化系統(tǒng)接軌，使得檔案部門的信息與學(xué)校其它重要部門實現(xiàn)資源整合優(yōu)化。現(xiàn)今的大量師生對信息資源的需求量增加，這對高校的檔案借閱利用頻率大大增加，因此，必須進行信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，與其他信息資源一起構(gòu)成綜合的網(wǎng)絡(luò)信息資源庫，從而實現(xiàn)高校信息資源的開放利用，達到共享的目的。

二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏高素質(zhì)的信息化管理人才。檔案專業(yè)人才是高校檔案工作發(fā)展的核心與骨干，其能力和素質(zhì)決定著檔案信息化建設(shè)的成功與失敗。由于在檔案工作崗位上很難出現(xiàn)引人矚目的工作業(yè)績，這就在一定程度上增加了優(yōu)秀人才的引進難度，即使引進，高素質(zhì)人才的流失率也比較高，目前，高校檔案工作人員中檔案專業(yè)或計算機相關(guān)專業(yè)人員極少，致使高校檔案信息資源的功能性、共享性比較差，聲像信息存在缺陷等諸多問題，同時，對于很多網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊行為沒有引起足夠的重視，沒有采取有效的安全防護措施，都不利于高校檔案資源價值的最大化發(fā)揮。

（二）對高校檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足。隨著各行各業(yè)信息化的迅猛發(fā)展，高校很多部門已經(jīng)開始使用信息系統(tǒng)，但是高校檔案工作信息化建設(shè)明顯滯后于學(xué)校發(fā)展與建設(shè)。究其原因，一方面是因為檔案工作人員自身原因，缺乏創(chuàng)新意識，不愿積極主動掌握新的計算機知識和技能，另一方面是很多高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視不夠，人員配置、機構(gòu)設(shè)置與檔案信息化建設(shè)的工作要求不相適應(yīng)。使得信息源的開發(fā)、利用范圍窄、發(fā)揮作用小和影響力弱，與檔案工作所應(yīng)具有的重要地位、作用不相適應(yīng)。

（三）高校檔案軟硬件設(shè)施落后。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使縮微、光學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)也走進檔案工作，但這些先進技術(shù)的運用、推廣和實施需要相應(yīng)設(shè)備支持。很多高校檔案部門軟硬件的配備情況不理想，有的學(xué)校沒有專用服務(wù)器，沒有配備空調(diào)、去濕機等設(shè)施設(shè)備，目前，高校辦學(xué)條件雖然普遍得到改善，但和科研、教學(xué)等一線部門相比，對檔案管理部門的投入仍然很有限，基本上是停留在維持檔案日常的管理上，經(jīng)費投入不足已是檔案信息化建設(shè)最突出的問題。

三、加強高校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）充分提高認(rèn)識，切實轉(zhuǎn)變觀念。必須充分認(rèn)識高校檔案的價值、地位、作用和意義，同時，高校領(lǐng)導(dǎo)要進一步增強做好檔案信息化工作的認(rèn)識，將檔案信息化建設(shè)與“數(shù)字化”校園建設(shè)有機結(jié)合，同步推進，加大對檔案部門的人力、財力、物力支持。高校檔案工作者要以更加有效的舉措，切實把學(xué)校檔案信息化各項工作落到實處。制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，尤其要重視電子文檔管理等方而的建設(shè)，利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過上述工作，既可以促進高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。，也可引起人們對檔案重要性的認(rèn)識，從而可以贏得對檔案信息化建設(shè)的支持。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，首先要大膽引進檔案和計算機專業(yè)人才，信息化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)和計算機知識的應(yīng)用，使計算機知識和檔案知識有機結(jié)合。其次，對于高校檔案人員素質(zhì)不高的現(xiàn)狀問題， 要多組織工作人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化計算機知識以及軟件工具的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使檔案人員發(fā)展成為具備雙重知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀人才，并努力用事業(yè)留人、感情留人、待遇留人。從事檔案工作的同志要不斷學(xué)習(xí)，使自己成為學(xué)習(xí)型、研究型、實干型、創(chuàng)新型人才。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的投入。高校檔案信息化建設(shè)需要足夠的硬件與軟件環(huán)境，高校需要針對本校檔案管理的客觀實際，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，為了更好的建設(shè)高校檔案，還需不斷投入更多的建設(shè)經(jīng)費，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展條件。此外，還應(yīng)建設(shè)健全的信息防御軟件系統(tǒng)，這些都需發(fā)揮專業(yè)人才的推動作用，因此，高校可以為檔案信息化建設(shè)建立專項資金，以保障信息化建設(shè)所需專業(yè)性人才來進行管理與系統(tǒng)維護，以實現(xiàn)信息服務(wù)手段自動化、網(wǎng)絡(luò)化，以至高校檔案信息資源的表達形式全程數(shù)字化。

綜上所述，高校檔案信息化建設(shè)勢在必行，要正視當(dāng)前面臨的困難和存在的問題，采取有效措施進行檔案信息化建設(shè)。使高校檔案信息化工作走上新臺階。

參考文獻：

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作者簡介：孫美鳳，女，黑龍江民族職業(yè)學(xué)院副研究館員，從事檔案管理工作。