對檔案信息資源管理的再認識

摘 "要：檔案信息資源是一項巨大的無形資產。檔案信息資源可以整合各種社會資源、人力資源、經濟資源、生產要素資源等，創業發展的良好的經濟，社會環境，為經濟社會發展提供智力、信息資源保障。檔案信息管理、信息資源開發利用要以“科學發展觀”為指導，充分發揮檔案資源優勢，強化服務意識，創新服務機制，擴寬服務領域，不斷提高檔案信息資源開發利用的水平。

關鍵詞：檔案信息資源;檔案信息化;檔案管理;

中圖分類號：G271 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2015）-11-00-01

一、檔案信息資源管理系統

（一）建立檔案信息管理系統

現代化是檔案信息資源管理的新目標，首先，體現在管理手法、理論方面，檔案信息管理現代化必須以信息論、控制論、系統論作為基礎，結合現代的管理手段和技術方法才能得以實現。因此，要將檔案信息資源建立成一項管理系統，根據不同的管理模式和管理層次進行管理，由多種不同的管理層次所構成的子系統，才能使得各子系統的檔案工作安全運行，以及保證所有檔案管理系統的穩定，各系統與子系統之間是相互制約、相互依賴的，所以，檔案管理系統具備統一、完整、相關等特性。

（二）建立信息通道，保障信息通道的暢通

在檔案信息資源管理系統建成之后，我們必須應用信息理論知識確保信息暢通，從而使得整個檔案信息資源管理系統正常地運行，因此，信息通道是建立在子系統正常運行的基礎之上的。集合各子系統所有的信息資源，歸納、整理、編制而成。所以，我們要求系統內各子系統的信息資源的內容和格式必須按規范來，統一整理，才能保障信息資源的暢通。同時，檔案信息資源在流通過程中要運用到控制理論作為指導理論，并且及時對信息流通加以控制，來確保檔案信息資源系統的正常運行。控制的目的，是保證信息資源的準確和系統運行正常，控制在日常信息資源管理的工作中，主要表現在信息資源管理制度化、規范化、程序化這三個方面，只有落實“三化”的方針，才能保障信息資源通道的暢通無阻。

二、檔案信息化建設需要遵循的原則

（一）文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

三、檔案信息化建設中存在的問題

存在于檔案信息化建設的問題主要有數據的分散、異構、重復和管理滯后等，下面對這四項問題一一分析。

（一）檔案信息的數據來源、架構和處理方式上都存在信息數據的異構，異構性主要表現在兩個方面：數據的變換和轉換，這使得館藏檔案的信息資源更為復雜。

（二）信息數據的分散性是指各單元在收錄關于同一主題的信息時，因為著錄標準各式各樣，所以導致不能把這一主題的相關信息集中到一起。

（三）信息數據的重復性是指各收藏單元中關于同一主題的數據重復出現，這就使得作為最終擁有這些信息資源的檔案館要不斷地開發挖掘，然后篩選合理的信息。

（四）信息數據管理滯后性是指從保存的目的和形成的過程分析，主要特征是有失去時效性、有使用價值以及保存日后利用，雖然其內涵和現代信息技術處理要求保持一致，但是，通過匯總滯后的檔案信息數據，可以看出檔案信息資源并不能滿足公眾需求。

四、實現檔案信息資源化管理的途徑

（一）檔案信息資源管理中心地位的確立

實現文件管理一體化以及檔案工作程序化、服務網絡化和資源信息化這些標準，就必須要求工作者們要緊跟時代發展，積極轉變觀念，增強為社會服務的意識。長期以來，檔案管理在收藏、組織、利用和保護上已經形成了一套科學的方法，但是，這種管理體系屬于封閉式管理，已不符合時代發展要求。時代發展要求檔案管理工作必須確立基本內容為集中統一管理、檔案“一站式”服務和檔案監管強化的新模式。這種新模式將實現管理分散到集約、服務單一到服務“一站化”和封閉到開放的轉變，還可以克服舊模式中的人、物、財、管理以及服務上的弊端，從而來實現檔案資源管理中的“五化”目標，即人員素質現代化、檔案資源集約化、管理工作規范化、業務建設標準化以及社會服務優質化。

（二）建立健全的檔案網絡信息系統

網站作用的發揮，必須以公眾服務網和內部服務網的建設為基礎，使其能夠成為檔案工作宣傳和信息服務開展的平臺。局域網的建設實現了全國聯網、行業聯網和地區聯網，為了使檔案信息資源發揮服務社會的作用和網上查詢和利用的作用，我們要按一定的計劃對開放檔案目錄上載，有條件的對公開的檔案全文信息進行上載。

系統的建設必須有一定的硬件基礎，要采購一定的硬件設備。建立數字化綜合應用平臺，使網絡信息系統能夠更好地來銜接各級各類檔案，從而實現館際互聯，逐步實現各級各類檔案網站的銜接，構建最終的檔案工作地區性信息網，把快捷、優質、方便的檔案信息服務提供給社會。

（三）提升檔案工作人員的綜合素質

現在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應的素質來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數字技術、網絡計算機應用以及現代管理技術等。同時，檔案部門應加強對檔案工作人員的培訓，使他們掌握一些新型的技術、設備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

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