論“四化”模式在管道企業辦公室創新管理中的應用

摘 "要：本文從現代管道企業辦公室在新時期，新形勢下的工作特點出發，以“四化”在創新管理中的應用為論點，詳細闡述了信息化、科學化、精細化、量分化在辦公室常態化管理系統中的具體應用及其優勢，其中還特別提出了可操作性的與時俱進，更新理念的積極措施，可以說，“四化”模式的應用，是現代管道企業辦公室適應性，針對性，高效性管理改革和發展的高地和必然趨勢，更是管道企業辦公室在創新管理中的重中之重。

關鍵詞：四化模式;信息化;科學化;精細化;量分化;應用;

文章編號：1674-3520（2015）-11-00-02

隨著中國石油經濟的崛起和不斷突破，管道企業在現代企業制度改革的大勢下得到了飛速的發展，所承擔的“三大”責任越來越透明，所經營管理的市場越來越現代，所有的企業員工也越來越來活躍，因此辦公室伴隨著管道企業自身的發展壯大，已成為現代管道企業新型的綜合性的管理服務部門，擔負著為企業發展謀劃決策以及監察決策順利實施而服務的重要職責。作為現代企業經營管理的中樞，辦公室在現代管道企業發展中具有連接上下、協調內外、溝通四方的特殊地位和作用。因此，辦公室要想充分發揮好其特殊地位和作用，還有許多有待創新和不斷完善的地方，本文針對現代管道企業辦公室管理工作特點，結合本人長期的辦公室管理工作的實踐，對做好現代管道企業辦公室全面管理工作進行了一些探索，并提煉出了自己的“四化”管理模式成果。

一、辦公室管理信息化

辦公信息處理業務可分為三個方面：一是信息傳輸集成化;二是文檔信息無紙化;三是輔助信息自動化;四是流程信息規范化;五是共享信息網絡化。

（一）信息管理集成化

現代化的辦公室管理系統由軟硬件及網絡組成，人對系統的合理使用，單一辦公系統同社會公眾信息系統的有機聯系，從而集成了現代化的開放式的辦公室管理系統，使相關的人員能夠有效地獲得最新和完整的信息，提高領導層整體的反應速度和決策能力。

（二）文檔信息無紙化

現代化的辦公室管理從傳統的各種紙質文檔完全實現了無紙化，可使各類電子文檔（包括各種文件、資料、信息）能夠通過計算機文件柜的形式實現文檔分門別類的保管，減少文件丟失的可能性，提高辦公室的可用空間，同時還能設定各部門按權限進行文檔的檢索查閱和共享使用。

（三）輔助信息自動化

辦公室是一個綜合職能部門，工作內容多種多樣，涉及各項程序紛繁復雜，它牽涉的管理內容比較多，如會議管理、車輛管理、物品管理、檔案管理等等，現代化的辦公室管理即是實現了這些日常事務性辦公工作的自動化。

（四）流程信息規范化

在辦公系統都存在著大量流程化的工作，例如公文的簽發、合同的審核簽訂、各種申請書或假條的審批、請示、匯報、事務管理的實時監控、跟蹤等，都是一些流程化的工作，通過現代化的管理就可實現流程過程的自動記錄和實時動態跟蹤等，也保證各個環節中工作流程的規范化，可有效提高各部門人員及所在的單位辦公的工作效率。

（五）共享信息網絡化

通過運用電子數據交換和網內資源共享，在計算機間進行交換和自動化處理。例如電子公告、電子論壇、電子刊物，郵件系統，使內部的規章制度、企業新聞簡報、技術交流、項目實施進度、通知公告等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解企業最新的發展動態和目前需要解決的問題，不僅使組織內部的通信和信息交流快捷通暢，而且也促進了分布式辦公有效管理和遠程辦公的可操作性實施。

二、辦公室管理科學化

（一）發揮好參謀助手作用，增強工作的科學性

發揮好辦公室的參謀助手作用，是實現決策民主化、科學化的重要環節和前提。主要體現在四個方面：一是為各級部門及時、準確、全面地提供信息;二是圍繞企業的中心工作組織調查研究;三是根據領導的意圖做好重要文稿的起草工作;四是就重大的處理問題提出對策性建議。通過積極地做好以上三個方面的工作，從而發揮辦公室承上啟下的重要作用，為領導的決策提供科學的依據。

（二）發揮好督促檢查作用，注重落實的科學性

督促檢查是推動決策落實的重要手段，也是辦公室工作的一項重要職能。辦公室的督促檢查作用，主要體現在協助各級各部門確保企業決策的貫徹執行。主要任務有三項，即圍繞企業的重大決策、重要工作部署重點查辦;對領導同志批示和交辦事項專項查辦;抓住各單位和各部門反映較多和群眾反映強烈的問題主動查辦。

1是要緊扣中心，突出重點。

督查工作的范圍很廣，大到重要決策，小到領導的具體批示，都可以作為督查工作的內容，任務十分繁重。在這種情況下，辦公室如果不講科學面面俱到，就不會收到效果。因此督查工作一定要圍繞中心工作來開展，把主要力量放在促進重大決策和領導重要批示的貫徹落實上。在實際工作中，要把事關改革發展穩定的重大問題和職工群眾最關心、最直接、最現實的利益問題作為督查的重點，通過對這些問題的督促檢查，突破障礙、消除梗阻，促進問題的及時解決，推動決策的順利實施。

2是盡職盡責，有查有果。

辦公室的督查工作是根據組織授權進行的，必須盡職盡責抓落實，做到有查有果，有果必報。辦公室要圍繞中心和不同時期的重大決策和重要部署，開展督促檢查工作，通過階段性重點工作的落實，保證中心任務的完成，推動全局工作的發展。要充分發揮自身的督查工作職能，建立跟蹤督查抓落實的科學機制，保證事事有回音，件件有著落，真正做到“議而決，決而行”。辦公室處在溝通上下、聯系左右的樞紐位置，工作千頭萬緒，涉及方方面面。因此搞好督查，對于辦公室職能的有效發揮起著非常重要的作用。其中重中之重的是要充分發揮牽頭作用。辦公室發揮牽頭作用的一個重要體現，就是既要當好“調度員”，又要當好“服務員”。因此，辦公室在協調工作中必須顧大局、講政治，對于一些其他部門不便協調的事，要勇于承擔責任，既要敢于牽頭，當好主角，又要善于協作，當好配角，注意兼顧好方方面面的關系，善于調動各方面的積極性，努力形成共謀事業、同圖發展的良好局面。

（三）合理配置內部機構，注重人合的科學性

辦公室管理系統內部結構即辦公機構是指對于工作任務如何分工，分組和協調合作。辦公室組織結構的類型通常是按辦公室職能劃分的。辦公室管理系統組織結構設計原則必須遵循下列原則：即，明確性、動態性、適當性。進行組織設計時要考慮的四個因素為：一是工作專門化。是用于描述組織中完成某項工作任務需采取的若干步驟的細化程度。二是部門化。主要優點在于提高工作績效的穩定性。三是命令鏈。是一種不間斷的權力路線，從組織最高層延展到最基層，明確誰向誰匯報工作一類的問題。四是控制跨度。決定著組織要設置多少個層次，配備多少名管理人員，在其客觀存在條件相同時，控制跨度越寬，在成本組織方面的效率越高。

辦公室處于現代企業管理的中樞地位，它不僅是協調上下和內外的綜合辦事部門，而且是企業領導層的輔助幫手，具有后勤保障、咨詢服務、信息收發等基本職能，工作任務十分瑣碎繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不合理或素質不合格，必將影響辦公室管理功能的正常發揮。因此，為了實現科學化的辦公室管理，必須合理地設置辦公室的內部機構和配備齊全合格的工作人員，使辦公室由一支掌握較高理論水平、熟悉各項政策法規、較好的文字寫作能力和靈活協調公關能力的精干隊伍組成，以確保辦公室各項工作能順利開展。

三、辦公室管理精細化

（一）強化精細化管理規章制度

推行辦公室精細化管理，就要求辦公室工作必須走專業化、標準化、制度化之路。從強化精細化管理規章制度入手，依靠精細管理規章制度提升工作能力，把在工作中形成的管理經驗形成為工作制度，要按照精確、細致、深入的要求，明確崗位職責，優化工作流程，完善責任體系，加強溝通協調。在狠抓管理規章制度落實的同時，還要抓住辦公室管理的薄弱環節建立健全并認真執行辦公室的各項管理規章制度和工作流程，堅持按制度辦事，規范辦公室管理和服務行為，還要減少和避免人為因素的介入和工作部署的隨意性。通過完善和強化辦公室管理規章制度建設，努力營造高效有序的工作氛圍。

（二）培養精細化工作習慣。

精細化管理就是要求每位辦公室成員都要在日常工作中總結經驗，培養和養成細心做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風，把重視細節作為一種素質、一種修養、一種工作態度。在辦公室工作中，要善于發現細節，把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創新點上，從“細”上著眼，在“精”上下功夫，以“實”處做文章。培養精細化工作習慣最終是通過提升辦公室成員的整體素質的方式實現，讓辦公室成員從中認識并體會到精細化管理所帶來的良好效果。正如我們看到的：辦公室工作代表著企業的形象，辦公室人員的工作素質都代表著辦公室內在的管理素養，代表著整個企業的管理形象和作風。

（三）堅持精細化管理理念。

現代企業辦公室逐步努力將精細化管理上升為一種文化理念，營造“與時俱進，力爭上游;互助奮進，共同發展”的團隊文化氛圍，高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育，積極營造出昂揚向上的文化氛圍，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。本人認為：制度僅能約束人表，文化卻能滲入人心，并激勵員工在工作中實現自我超越。辦公室人員要努力做到圍繞中心、服務大局，愛崗敬業、雷厲風行、嚴謹細致，投身辦公室工作實踐，提高精細化管理理念，才能真正保持辦公室工作的持久活力，創造一流工作業績。

（四）辦公室管理量分化

辦公室量分化管理的一個明顯特點就是把握住人員、時間、效果三個環節。辦公室量分化管理，具體來說，就是對辦公室業務制定明確具體的定量標準，規定各個崗位應該完成的工作量，包括時間和效果。

辦公室工作量化管理的主要方法是經驗估算法，是由有經驗的業務骨干和專家憑其實踐經驗，針對現行的工作內容，技術要求和工作達標條件等，與現有的有關數據進行分析對比，估算出合理的定額。

工作抽樣法簡稱抽樣法、等距抽樣法或稱系統抽樣法。類型抽樣法也稱分層抽樣法模特計時法。工作定額打分法是針對辦公室管理業務中不確定因素較多的工作，采用的一種量化管理的方法，一般有兩種：按工作標準打分法和按工作構成要素打分法。一般來說，辦公室業務工作消耗時間大體分為五種：

1、作業時間。作業時間是指能夠量化的重要工作項目的社會必要勞動消耗量。

2、例行時間。這里是指工作人員每天都要處理的公事，這種時間不容易量化是它的特點。

3、授權時間。這里是指單位主管人員經授權規定的事項的時間。

4、辦公產品生產時間。辦分室管理寫作時間一般包括：準備材料時間;寫文搞時間;文搞寫好時間;校對時間。

5、非定額時間不能作為定量或量化管理時間，它不能計算在工作定額之內。

制定工作定額，是為了更科學地管理和發揮工作人員的業務能力，為了更準確地評價每個管理人員和業務人員的工作績效，從而更有效地發揮激勵的作用，最終目的是提高生產或工作效率和效益。工作考核也是為此目的服務的，時間的經驗證明，考核或評價既能產生積極的激勵作用，也能產生消極的負面影響。工作定額的考核原則：

1、質量結合原則;2、工作定額考核與目標管理相結合原則;3、工作定額考核;4、考核要結合激勵原則。

工作定額考核常用的方法：

1、計分法;2、加權法;3、評語記述法;4、目標管理評價法;5、績效要素比較法。

評語記述法簡稱記述法，績效評價比較適用，分為積分評語和期望評語目標管理評價法，是以目標管理為基準的評價方法。工作定額的修改期限是一年修改一次，二三年可定型。

辦公室工作量分化管理的計劃與實行準備工作調查研究：直接調研法，間接調研法。調查主要是收集需要的信息。分析是確保調查質量的過程為做好調查研究，要把信息進行篩選、分類、整理，并寫出必要的評語或建議，而后提供給指定的計劃或決策環節。系統分析：工作或職務名稱的分析，辦公室工作職務分析，工作職責分析，生產勞動強度分析，崗位人員結構分析，辦公室工作環境分析，工作人員身體素質分析試行、考核、總結。

辦公室工作人員必須解放思想、 更新觀念，努力培養、 鍛煉自己用新的思維方式進行工作，不斷推出新思路、創出新模式;要積極認知新生事物，探索新規律，掌握現代知識理論，增強研究新情況、解決新問題的能力;要摒棄舊體制下的條條框框，努力克服“閉著眼睛看世界”的封閉型思維方式和“但保平安，唯求平穩”的守舊型思維方式，突破封閉僵化的舊觀念;要善于總結新經驗，探索新規律，不斷創造出更加豐富多彩、靈活多樣且行之有效的管道企業辦公室管理模式。

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