淺談現代企業檔案管理中的問題及對策

天津財經大學企業管理系 天津 300222

摘要：本文通過對文獻的研究和實際調查發現三個方面的主要問題，并針對這些主要問題，提出了針對性地改善意見和建議。

關鍵詞：檔案管理；模式改進；制度建設

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，是對企業各方面重要活動的真實記錄，對企業發展有著重要的作用。隨著知識經濟和市場經濟愈發展，信息工作和檔案工作的重要性就日益凸顯。但是，現代企業普遍存在對檔案工作不夠重視的現象，在檔案管理上主要存在以下幾個問題。

一.檔案管理工作中主要存在的問題

首先，部分企業的檔案管理意識淡薄?，F代企業在核心業務方面的管理都已經趨于成熟和完善，但檔案管理卻沒有跟上企業整體運營所要求的水平，究其根本，不外乎以下幾個方面：第一，企業領導層沒有充分認識到檔案管理對企業的重要性。相對于現代商務管理所側重的把握市場規律、處理市場經濟關系等方面給企業帶來的效益，檔案管理給企業帶來的利益很難在短期內凸顯，甚至需要數年的積累才能初見成效，導致企業領導層對檔案業務重視程度不高，企業檔案管理工作難以有效開展。第二，企業人事管理部門對檔案管理人員的安排缺少規劃，使用低學力、非檔案專業人員，甚至將檔案管理業務外包已經是一種普遍現象。最終造成檔案管理混亂，利用價值不高。第三，企業更傾向于將所把握的資源流向企業的核心業務，在檔案管理上投入的物力財力不足，對于檔案管理工作中需要的物質和資金需求并沒有積極滿足，導致檔案管理的方式遠遠落后于現代管理水平。

其次，檔案管理技術水平落后。隨著信息技術的迅猛發展，只有將信息技術應用到企業管理的各個方面，才能在競爭如此激烈的市場環境中生存。但大多企業在檔案管理上并未充分利用信息技術的手段，仍在使用傳統的人工管理方式，落后的管理方式造成了很多企業出現了以下兩個問題：第一，現代企業運營中會形成大量電子形式的重要數據，傳統的檔案管理人工操作記錄的方式不足以滿足對這些大量數據收集和保管的要求，無法全面收集資料，造成企業檔案資源的缺失，檔案數據不完整。第二，企業在運營和管理業務上均利用先進的信息技術，而檔案管理工作落后，導致檔案管理成為企業發展的短板，不利于企業整體協同發展。

最后，檔案管理人員的素質不足以滿足企業發展和檔案管理的要求。第一，檔案管理專業人才輸出不足，企業很難在檔案管理崗位上配置專業人員。企業大都任用未接受專業檔案管理培訓、對檔案管理的責任意識領會不足的的員工開展檔案管理工作，導致檔案管理業務開展不夠規范。第二，企業不斷的發展和日新月異的社會技術進步，對檔案管理人員提出新的要求，但企業卻忽視對檔案管理人員的培訓和指導，使檔案管理人員更加落后于企業整體發展的步伐。第三，企業檔案管理人員長期不被企業重視，導致其工作積極性較低、話語權不足，不能使檔案管理有效發揮其檔案編研和數據挖掘最大價值。

二.檔案管理工作的模式改進

針對現代企業存在的問題，可以從以下幾方面著手改善。

（一）增強檔案管理意識，規范檔案業務管理。第一，深化認識，強化責任感。企業應從領導層開始，加強宣傳和教育，逐級加強對檔案工作重要性的認識，將檔案工作列入企業年度工作計劃，并落實領導責任制，促進檔案工作的有序開展。第二，制定并完善檔案管理工作中涉及到的業務規范和相關管理制度，使檔案工作“有法可依，有據可循”，形成標準化的管理工作模式。同時，明確檔案管理人員的崗位職責，進行崗前培訓，以免因人員流動造成檔案管理的混亂。第三，加強對檔案全生命周期的管理，從源頭開始使檔案管理形成閉環。重視檔案資源的收集及整理環節，避免檔案資源的丟失，為后續的檔案的編研利用和數據挖掘奠定堅實的基礎。

（二）提高檔案管理的技術水平。第一，加強信息化管理，信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。第二，使用先進技術手段完成檔案資源從收集到利用實現流程再造。通過技術手段提高檔案收集和提供利用的效率，加快檔案資源轉化為企業可利用和有價值資源的速度。第三，加強數字化存儲手段在檔案保管中所占的比重。檔案保管作為檔案管理的重要部分，與時俱進的使用數字化方式存儲，特別是借助多樣化的檔案載體種類和智能控制應用，才能保障檔案信息的完整性和安全性，避免關鍵數據遺失，確保數據的完整性。

（三）提高檔案管理人員的整體素質，并充分調動其積極性。第一，強化培訓，提高業務素質。隨著企業的發展，對檔案管理人員有更多更新的要求，應檔案管理人員，特別是非專業檔案管理人員進行有針對性地業務培訓，并在實踐中不斷指導，使其符合企業發展的需要。第二，更新觀念，強化服務意識。檔案工作作為管理工作，應當更多的是服務于企業的發展，因此更新檔案管理人員的觀念，做好自身的定位，加強服務意識的重要性更為凸顯。第三，落實責任制和獎勵機制，加強對檔案管理人員的責任分配，并監督落實情況。通過采取一定的獎勵激勵機制，加強檔案管理人員對企業檔案管理工作重要性的認識，調動其積極性，為進一步開展檔案工作打下堅實的基礎。

（四）加強對檔案功能的開發。拋棄傳統檔案的管理方式，結合企業現代發展的環境和需要，對檔案的功能深化挖掘，并做到全方位開發利用，使檔案充分發揮其在企業中的重要作用。特別是要建立信息開放利用中心，進行深層次編研，將企業積累的檔案充分利用。

現代企業在發展核心業務的同時，應加強對檔案管理的重視，順應時代發展。有效的開展檔案管理工作，會使企業逐步獲得更多的優勢。在大數據和知識管理日益重要的今天，企業更應該端正對檔案管理的態度，積極加強檔案工作的開展和對檔案資源的科學管理，為企業的整體協同發展保駕護航。

（五）加強企業檔案管理的制度建設

第一，充分認識制度建設的重要性充分認識制度建設的重要性。檔案管理制度是檔案管理的依據與保障，分類方案是檔案管理的根本。檔案室的建設從制度建設開始，先要有制度的約束與指引，檔案管理才有依據與方向。第二，注重制度建設的適用性。注重適用性，就是要突出重點，抓住關鍵，著眼于解決實際問題，突出制度建設的現實意義，使制度建設可行、管用。要經過充分地調查研究，有針對性地制定制度，使制度建設和現實問題相對應，使制度約束對象和問題涉及的方面相關聯。第三，推進制度創新推進制度創新。制度建設不可能一勞永逸，任何制度的內容和形式都需要緊跟形勢的發展與變化，不斷地調整、完善，從而實現制度建設的與時俱進。否則，制度就會失去生命力。所以我們要對既定的和現行的制度進行認真梳理，要在繼承中創新，在創新中發展，以建設性的思路、舉措、方法推進檔案工作制度建設，使各項制度更具有實用性和前瞻性，在實踐中彰顯出強大的生命力。還要樹立開放性的工作理念，增強制度建設的“吐故納新”能力，提高檔案制度體系的開放度。

三.結束語

企業信息資源的多元化而產生的，企業檔案的提出有著重要的意義。企業檔案與各種經濟信息、情報資源一起，形成的信息資源，在企業的項目選擇、運營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。企業檔案在現代企業制度下，不應該僅僅被看作死氣沉沉的歷史記錄，也不應該僅僅看作是科技檔案的集合，而應給予企業檔案一種合理的定位，確定其在企業發展中的作用，從而確立合理的檔案管理模式

參考文獻：

[1].《企業檔案管理》范巧燕，經濟管理出版社，2008.3.1

[2].《新形勢下企業檔案管理工作存在的問題及對策》柴雪潔