企業檔案管理信息化研究

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摘要：作為企業管理中非常重要的一個環節，檔案管理對于企業發展來說具有非常重要的意義，企業應緊緊圍繞經濟增長方式的轉變，對信息技術進行積極應用，促進企業管理水平的提高。文章從不同角度針對企業方案管理信息化展開了一系列的分析和研究，以供同行的研究進行參考。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化

為了與社會發展需要相適應，企業必須加快步伐進行檔案管理信息化建設，保證對檔案信息的利用效率，不斷提高企業的運作效率。檔案信息化實際上是指檔案管理工作模式從面向檔案實體管理為重點，轉變為以檔案實體數字化信息為重點，在這一過程中要實現檔案信息管理的數字化、信息接收與存儲的一體化以及信息高度共享。

1企業檔案管理信息化的重要性和必然性

在目前信息化社會環境中，檔案載體需求開始從傳統紙質演變成為網絡化、電子化以及數字化的載體，同時檔案信息的內容也朝著綜合化方向發展，檔案管理水平也得到了進一步的提高，值得一提的是，檔案資源信息化是檔案事業跨越式發展實現過程中的重要環節，同時也是新時期檔案事業發展的一種必然趨勢。近年來隨著檔案信息化的不斷深入，目前檔案信息化建設已經成為檔案事業發展過程中的一項重大工作。

近年來隨著科學技術的不斷發展，企業面臨著網絡化、數字化以及知識化的變革，企業競爭力與信息化程度緊密相關，作為一種重要資源，信息技術與信息系統目前已經成為支撐和決定企業戰略工作中不能分割的一部分。企業檔案管理信息化成為各企業得到發展的一條必經之路。從企業外部環境來看，經濟全球化和信息化的腳步不斷加快，在這種情況下市場范圍在不斷擴大，市場競爭越來越激烈，為了與外部的競爭環境相適應，進行業務流程、內部結構的調整是非常必要的，企業必須加強對信息資源的管理與開發，并在管理與業務活動等環節隨信息技術進行廣泛應用，將信息技術的作用充分發揮出來。

2企業檔案管理信息化中存在的主要問題

2.1企業檔案管理信息化意識淡薄

檔案管理信息化是一項系統工程，需要非常大的投資，一些企業認為檔案管理工作不能直接產生經濟效益，不需要加大這方面的投入，在這種思想的指引下，很多企業將更多的資金投入到設備改造、產品銷售等方面，嚴重忽視了檔案事業的管理和建設，在檔案信息化、數字化管理工作中普遍存在設備配備不齊、電子文件整理混亂等問題。同時多數企業并沒有樹立起現代管理的理念，不重視對檔案管理人員的教育與培訓，在這種情況下，直接導致了檔案管理人員服務意識不強、管理經驗不夠等問題，他們的業務能力和檔案管理水平很難與新時期檔案管理的要求相適應。

2.2存在多元化的檔案管理信息載體形式

在信息化環境之下，電子檔案始終是次于紙質載體的檔案管理對象。目前計算機輔助技術已經在工程設計、產品研發等方面得到了廣泛的應用，可以通過二維繪圖、三維仿真模擬設計方式，對文字、圖形以及圖像等信息進行反映，在這種情況下，紙質、磁帶、光盤等傳統檔案載體會逐漸被電子化的檔案形式所取代，這主要是因為紙質、光盤等信息載體可能會因為各種原因出現老化、損傷等問題，甚至造成系統運行失效的狀態。

2.3檔案管理標準化建設不完善

檔案信息管理標準化主要是指檔案實體管理逐漸轉變為信息管理過程中必然要依賴業務規范。作為一個信息系統，數據信息處理的準確性將會以各業務環節數據的準確性作為主要基礎。但是隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，數據技術標準化已經不能滿足企業的需要企業管理數據交換、企業之間網絡化標準、數據采集等方面都需要得到進一步的完善。上述因素都對企業檔案信息數據采集的規范性和準確性產生了直接的影響。

2.4檔案信息系統中存在安全問題

企業檔案信息系統的安全性主要體現在電子檔案、檔案信息在網絡利用中的安全性等方面，它可能是受到了人為或者其他因素的影響而產生的問題，將會對企業信息化進程產生直接的影響。企業檔案信息系統的安全運行需要受到企業檔案管理人員的調控，才能對正常狀態進行維持，然而管理人員在工作中極有可能會出現誤操作，這時就可能會出現系統安全失效的現象。此外，企業檔案信息系統是面向用戶的信息系統，用戶可以利用各種途徑對檔案信息造成損害，例如在利用途中私自涂改內容，對有用的檔案信息進行復制等，這些都會導致系統安全失效。

3企業檔案管理信息化建設的對策

3.1企業領導應積極轉變思想觀念，推動檔案管理信息化建設

檔案信息化是共享信息的需要，同時也是檔案管理事業進步的重要突破口，企業領導對檔案管理信息化的認識程度直接決定了信息化建設在工作中的廣度和深度。為了進一步推動信息化建設，企業領導應意識到檔案管理信息化的影響，正視檔案管理信息化的艱巨性和復雜性，充分關心這一事業，在人力、物力、財力上加大投入，真正將檔案信息化管理納入到企業工作計劃中。同時企業領導還要充分了解目前檔案管理工作的情況，精心制定工作方案，對檔案管理工作的開展進行指導。

3.2提高企業檔案管理人員的專業能力

企業檔案管理信息化的實現必然要依賴于檔案管理人員素質的提高，精干高效、德才兼備人才隊伍的培養，這是企業檔案管理工作創新的一項重要保證。計算機技術的應用是信息化管理的核心，要想實現檔案管理信息化，就要具備具有先進技術與知識的技術人員，同時為保證歷史資料能夠得到長期的保存，檔案管理人員還要積極利用現代化檔案管理方式對各項檔案管理技能進行掌握，并積極維護現代化辦公設備。

3.3建立統一的數據采集制度

企業檔案管理應采用與信息化創新相適應的規章制度，加強自身檔案信息化管理的步伐，不斷推動檔案管理信息化建設的發展，同時還應該建立起數字化的檔案制度，并針對數據存儲、利用做出明確規定。還可以與企業檔案特點相結合，建立專題數據庫，為基礎創新提供科學的參考。此外，企業檔案部門應保證全方位參與到信息化建設中，加強對各種文件材料的監控。

3.4保證檔案信息的完整性與安全性

在企業檔案管理信息化工作中，信息安全管理是核心要素，在檔案管理工作中應從機房、軟件等多方面開始著手，對計算機系統的安全性進行維護，同時還要通過一定的技術手段對硬件上的問題進行解決，充分考慮到系統的安全性。另外，保證檔案信息管理網絡獨立性，保證網絡的安全性。

結語

在企業檔案管理活動中，檔案信息化應對現代信息技術進行全面的應用，有效采集檔案信息資源，更好的為管理者和領導服務。在現在如此迅猛發展的社會中，檔案信息化已經成為企業檔案管理的一種必然選擇。

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