淺析深化改革后事業單位人事檔案管理走向

新疆阿勒泰地區布爾津縣檔案局（館）

摘要：人事檔案的管理是事業單位工作的重要組成部分，面對十八屆三中全會后全社會深化改革的新形勢，我國事業單位的人事檔案管理面臨著諸多的困惑，本文結合事業單位人事檔案管理工作中存在的問題，提出了相應的改革策略。

關鍵詞：人事檔案管理；事業單位；深化改革

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要內容，同時也是一種重要的戰略資源。對個人而言，它不僅是對一個人過去各種事跡的記錄，也是其當前工作的客觀表現，同時還可以用于規劃自己未來的職業前途。對國家和社會而言，人事檔案是發掘人才、培養人才和運用人才的重要依據，是推動社會發展、國家復興的潛在動力。

事業單位是我國重要的國家機構，相對于企業而言，人才更是推動組織發展、做好各項工作、服務廣大群眾的基礎。加強事業單位的人事檔案管理工作，在新時代新背景下具有更重要的戰略意義?！吨泄仓醒腙P于全面深化改革若干重大問題的決定》的通過也為我國人事檔案管理工作提出了新的要求，而事業單位人事檔案管理工作也應隨著我國社會改革的不斷深化做出相應的革新。

本文首先對人事檔案的有關概念作出簡要介紹，繼而對當下事業單位人事檔案管理中存在的相關問題進行剖析，最后在廣泛調研學習的基礎上，結合時代要求提出若干改革方案。

一、人事檔案簡介

1.1 人事檔案的概念

人事檔案源自人事管理活動，又服務于人力資源管理，它是我國人事管理活動中的一項重要內容，是個人成長發展、用人單位評估決策等方面重要證據，與薪水待遇、社會關系掛鉤，具有法律效力，是體現每個人人生軌跡的重要載體。

1.2 人事檔案的特點

（1）現實性。人事檔案記錄的是在崗人員的相關情況，這也是人事檔案與其他類型檔案明顯區別，它服務于現實，應用于當前，是用人單位評估、培養干部的重要依據。

（2）動態性。人事檔案是對一個人成長軌跡的全方位記錄，人都在不停地成長、經歷，因而人事檔案也會隨著個人經歷的豐富，而不斷變化不斷完善。

（3）機密性。人事檔案是個人向組織袒露自己內心表達真實經歷的載體，它記錄著個人的諸多隱私，還可能記載著重大的政治歷史事件，屬于國家機密，不能隨意泄露。

（4）流動性。深化改革后，個人擁有更多的擇業自由，因而很少有人能夠一生只做一份工作，根據“檔隨人走”的原則，人事檔案流動性將愈發加強。

二、事業單位人事檔案管理相關問題剖析

2.1 檔案意識和法制觀念有待提高

過去在唯GDP論英雄的時代，有些領導和同志一心抓經濟，對人事檔案管理工作得過且過。但隨著時代的發展，社會各方面的深化改革，要求經濟社會持續健康發展，而不是只看經濟，但不少人依然未能轉變思想，沒有充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。

此外，人事檔案管理者對《檔案法》和《檔案法實施辦法》等相關法律法規的宣傳力度不夠，也導致一些同志沒有達到對歷史和現實負責的高度，對人事檔案管理的法治觀念淡薄。即便是成立了相關的管理小組，也往往是形同虛設，口頭上無比重要、行動上可要可不要的現象多有存在。

2.2 內容陳舊片面，模式單一呆板，難以反映真實狀況

改革開放前，我國對人才的需求相對較為單一，因而人事檔案的內容也較為固定，大多遵循“干部檔案十大類”這一框架，鑒于當時的社會要求，這樣的做法是合適的。但隨著社會的不斷變革，尤其是事業單位績效工資改革后，這一模式的不足則日漸凸顯。

首先是檔案內容陳舊過時，且不夠全面。現有的人事檔案中，反應個人出身家庭、教育經歷、獎懲狀況的多，反應個人特長、興趣愛好的少，這樣就會導致不能因才而用。其次，因遵循“干部檔案十大類”這一框架導致檔案收集模板單一，描述優點時千篇一律的“成績突出”“各方面表現優秀”，描述缺點時則不出意外的“思想未能與時俱進”“工作積極性不高”。再次，還存在虛假信息的情況。虛報年齡工齡、隨意編造獲獎情況，找人托關系涂抹不光彩經歷等種種違規行為導致檔案的使用和參考價值受到嚴重影響，使得人事檔案對干部的任用、調動、提升的作用不大，無法滿足干部評定工作的需要。

2.3 管理模式封閉導致作用發揮有限

保密性是檔案管理的基本原則之一，但在實際情況中，過于強調保密原則，就會出現矯枉過正之嫌。檔案應用范圍小，人事檔案只供某些領導查閱。檔案調用的程序相當復雜，一般人想要查看自己的檔案需要本單位領導授權、人事部門簽字、檔案部門審查等多道程序。檔案運用主動性差，現有的檔案管理模式就是以管待查，若無人來查則絲毫不能發揮檔案的價值。

管理模式的保守和封閉，導致人才自由流動不暢，社會人力資源優化配置能力降低。全面深化改革方案要求推動資源配置依據市場規則、市場價格、市場競爭實現效益最大化和效率最優化，而人力資源則是社會資源中最重要的組成部分，可見當前的這種內向封閉的檔案管理模式給人力資源管理和社會資源管理帶來了極大的損失。

此外，以紙質存儲為主、“檔隨人走”等管理手段和管理體制落后；檔案整理混亂滯后，管理態度不夠嚴謹；檔案管理人才缺乏，老同志偏多等問題也不容忽視。

三、事業單位人事檔案管理改革策略

對于事業單位人事檔案管理的改革已經有不少學者進行了研究和探討，他們提出的諸如加快信息化建設、促進人員年輕化、提高從業人員素質等策略都值得重視，本文對此將不再贅述，只結合筆者自身專業提出以下幾點改革策略。

3.1 加大宣傳力度，依法管檔，提高人事檔案工作水平

《干部檔案管理工作細則》要求“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精煉、實用”的目的，但人事檔案管理人員的工作不應只是收集整理檔案，一個優秀的人事檔案管理員更應該是一名人事檔案價值的挖掘者、人事檔案重要性的宣揚者。

因此，人事檔案管理人員應在熟練掌握《檔案法》等相關法律法規的基礎上，多向領導、同事以及廣大人民群眾宣傳人事檔案的運用及意義，努力促成上下聯動內外互動的氛圍。在當前依法治國的大背景下，做到依法管檔，切實提高人事檔案管理水平。

3.2 變分散化管理為集約式管理

美國檔案管理部門曾做過一個調查，若將檔案分散地存放在聯邦各部門的辦公室內，則每立方英尺的文件需要花費766美元的管理成本，而將這些檔案集中到文件管理中心則只需花費0.51美元。而這僅僅是顯在成本，可見對人事檔案分散化管理的改革勢在必行。

現今，政府各部門都在推行簡政放權、大部門辦公，事業單位的人事檔案管理工作也應遵循這一趨勢。以縣級單位為例，縣級人事檔案可交由檔案部門統一管理，改變過去分散在縣直機關的做法，調配專業人員進行統一的管理與調用，這樣既確保了管理的專業性、提高了檔案的利用價值，也降低了管理成本，提高了工作效率。

3.3 人事檔案內容全面化、差異化

人事檔案的內容是否符合時代要求要看檔案收集的方式是否正確，檔案收集方式正確與否要看收集制度是否合理，檔案收集制度合理與否則取決于整理思想夠不夠先進、夠不夠開放、夠不夠多元。由此，應開放整理思想，拋棄過去固有程式，多向國外的先進管理經驗學習，進而制定出符合我國國情的檔案管理制度，在可行性的制度之下細化檔案收集方式，則檔案的內容將煥然一新。

檔案管理部門建立搜集個性化檔案小組，在收集方式上傳統收集與個性化收集相結合，既有個人基本信息又有興趣愛好、特長技能等特性；在收集對象上，部門的性質不同收集的重點也不同，縣委部門重點看文筆、公安部門主要看身體等，力促人事檔案文件內容全面且多樣，差異而實用。

3.4 社會化開放管理模式

當今時代，多元、自由、開放是主流。在過去的傳統模式下，人事檔